Poți căuta o anumită persoană din compania ta, poți găsi conținut și metadate legate de mesajele pe care le-a postat și de întâlnirile pe care le-a participat sau pe care le-a găzduit în organizația ta. De asemenea, puteți căuta într-un anumit spațiu al aplicației Webex și puteți genera un raport cu constatările dvs. În acest fel, vă puteți asigura că oamenii respectă atât politicile interne, cât și orice cerințe de reglementare externe.

  • Implementăm progresiv Meetings eDiscovery pentru organizațiile care gestionează un singur site Meetings din Control Hub.

  • Încă nu acceptăm eDiscovery specific site-ului Meetings în Control Hub pentru organizațiile care au mai multe site-uri Meetings. Dacă doriți să utilizați eDiscovery la nivel de organizație pentru toate locațiile de întâlniri, contactați asistența Cisco.

  • Control Hub acceptă acum descoperirea informațiilor electronice a conținutului întâlnirilor pentru Webex pentru organizațiile guvernamentale.

  • Asistentul Webex nu este încă disponibil pentru organizațiile Webex for Government, așa că Control Hub acceptă doar eDiscovery pentru înregistrările întâlnirilor și metadatele aferente.

Căutați informații generate de utilizatori în aplicația Webex și Meetings

  • Trebuie să vi se atribuie rolul de ofițer de conformitate pentru a crea și a vizualiza rapoarte.

  • Puteți căuta prin conținutul șters, sub rezerva politicilor de păstrare a datelor sau a reținerii acestora din motive legale.

  • Puteți căuta prin conținut o persoană care a părăsit organizația dvs., datele sunt stocate din martie 2019 și se supun politicii organizației dvs.

  • Puteți căuta prin următorul conținut:

    • Tot conținutul din spațiile cu o altă persoană în care cineva din compania ta este participant. Aceasta include spații cu cineva care a părăsit compania.

    • Tot conținutul din spațiile de grup în care cineva din compania ta a creat spațiul. Aceasta include spațiile create, dar niciun participant adăugat și spațiile în care toți ceilalți participanți au părăsit spațiul.

    • Conținut pe care oamenii din compania ta l-au creat din spații de grup în care cineva dintr-o altă companie a creat spațiul.

    • Metadate legate de întâlnirile găzduite și la care participă utilizatorii din organizația dvs. Datele generate de utilizatori în cadrul întâlnirilor sau site-urilor externe sau ale altei organizații nu pot fi căutate și extrase.

    Următoarele activități sunt înregistrate în rapoarte:

    • Mesaje - Conținutul mesajului postat într-un spațiu. Când un mesaj este editat, sunt incluse atât mesajul original, cât și mesajul editat, dar nu există context între cele două mesaje. Când oamenii răspund la firele de discuție, răspunsul este stocat, dar nu există context între răspuns și sursa firului de discuție.

    • Evenimente - Atunci când un utilizator se alătură sau părăsește un spațiu sau când unui utilizator i se atribuie sau nu i se atribuie rolul de moderator.

    • Partajări fișiere - Fișiere partajate într-un spațiu și instantanee create de table albe.

    • Table albe - O imagine pentru fiecare tablă albă din spații este returnată în raport. Imaginea reprezintă versiunea tablei albe la data de sfârșit a intervalului de date al raportului.

    • Evenimente întâlnire - Metadatele evenimentelor legate de întâlnirile găzduite de utilizatorii din organizația dvs., inclusiv înregistrarea evenimentelor, evenimentele de început sau de sfârșit ale întâlnirii și o listă de participanți este inclusă în raport.

  • Puteți căuta prin conținutul postat în ultimele 90 de zile sau dacă aveți Pro Pack puteți căuta prin conținut mai vechi de 90 de zile.

  • Puteți descărca rapoarte care au o vechime de până la 10 zile. Rapoartele mai vechi de 10 zile sunt considerate expirate și va trebui să rulați din nou raportul pentru a accesa datele respective.

  • Toate perchezițiile efectuate de către ofițerii de conformitate sunt înregistrate pentru audit.

  • eDiscovery acceptă următoarele proxy-uri:

    • Fără autentificare

    • De bază

    • NTLM pe Windows - Acest proxy trebuie configurat să funcționeze cu acreditările din sistemul de operare; introducerea manuală a acreditărilor nu este acceptată.

    • Negociere (Kerberos) pe Windows - Acest proxy trebuie configurat să funcționeze cu acreditările din sistemul de operare; introducerea manuală a acreditărilor nu este acceptată.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Depanare > Stare > Vizualizați eDiscovery.

3

Alegeți datele pe care doriți să le căutați (Această setare este activată în mod implicit):

  • Căutați mesajele Webex
  • Căutați Webex Meetings
4

Adăugați informațiile de căutare:

  • Adresă de e-mail—Introduceți până la 500 de adrese de e-mail separate prin virgulă fie manual, fie faceți clic pe Adăugare în bloc CSV pentru a selecta un fișier CSV.
  • Nume spații(Se aplică numai dacă ați ales să căutați mesaje Webex) - Introduceți până la 5 nume de spații separate prin virgulă.

    Se aplică potrivirea numelui spațiului. De exemplu, când căutați note, rezultatele includ notes, noted, și footnote.

  • Interval de date—Alegeți un interval de date pentru căutare.

Când introduceți mai multe valori pentru Adresă de e-mail și Nume de spațiu, motorul de căutare utilizează aceste valori ca: [ (email_address1 SAU email_address2) ȘI (space_name1 SAU space_name2)]

5

Introduceți informațiile raportului:

  • Nume raport - Introduceți un nume pentru raport.
  • Descriere – [Opțional] Adăugați o descriere pentru raport.
6

Faceți clic pe Căutare și generare raport.

Căutarea este în coadă și puteți examina starea raportului. Durata de creare a raportului depinde de cantitatea de date care corespunde criteriilor de căutare.

Când un fișier ZIP raport atinge o limită de 5 GB sau 100.000 de fișiere, atunci un alt fișier ZIP este creat folosind același nume, dar postfixat cu -1, apoi -2 și așa mai departe.

Încă nu acceptăm generarea unui raport gol dacă nu există date disponibile.

Instalați eDiscovery Download Manager

  • Trebuie să descărcați eDiscovery Download Manager pentru a vizualiza orice rapoarte.

  • Trebuie să aveți rolul de ofițer de conformitate pentru a rula eDiscovery Download Manager.

  • Asigurați-vă că există suficient spațiu pe computer pentru a descărca rapoarte mari.

  • Aplicația eDiscovery Download Manager rulează în aplicația Webex în loc de o aplicație desktop separată.
1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Depanare > Stare > Vizualizați eDiscovery și faceți clic pe Download Manager.

3

Alegeți eDiscovery Download Manager pentru sistemul de operare și urmați instrucțiunile pentru a instala aplicația.

Vizualizarea rapoartelor de conformitate

Puteți vizualiza doar rapoartele de conformitate pe care le-ați creat. Puteți să examinați starea raportului și să descărcați raportul utilizând eDiscovery Download Manager.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Depanare > Stare > Vizualizați eDiscovery.

3

Faceți clic pe RAPOARTE pentru a examina toate rapoartele.

Rapoartele au una dintre următoarele stări:

  • Căutare—Raportul continuă să caute informații.

  • Finalizat—Raportul este complet.

  • Oprit—Raportul s-a oprit din cauza unei probleme.

  • Anulat—Raportul a fost anulat.

  • Expirat—Raportul a expirat.

4

Faceți clic pe un raport pentru a examina detaliile acestuia, inclusiv starea, data inițierii, descrierea și un rezumat al conținutului raportului.

  • Descărcare raport—Descarcă raportul utilizând Managerul de descărcări eDiscovery. Alegeți directorul locației de descărcare unde sunt stocate rapoartele, apoi alegeți să descărcați Raportul sumar ca fișier CSV sau să descărcați Raportul complet ca fișier ZIP cu fișiere EML.

    Durata de timp necesară pentru a descărca raportul depinde de dimensiunea raportului, de locația dvs. și de lățimea de bandă a rețelei.

    Când utilizați Outlook pentru a vizualiza fișierele EML, programele de completare pentru Outlook pot bloca conținutul mesajelor din fișierele EML, dar puteți rula Outlook în modul de siguranță pentru a vizualiza conținutul mesajului.

  • Editați și rulați din nou raportul nou—Adaugă criteriile de căutare în ecranul de căutare pentru a genera un raport nou.

  • Ștergere raport—Șterge raportul din listă.

  • Reexecutare raport—Actualizează datele din raport. Puteți rula din nou un raport care a expirat după 10 zile.

Rolul de ofițer de conformitate

Administratorii completi pot atribui rolul de ofițer de conformitate oricărei persoane din cadrul organizației lor. Administratorii completi nu își pot atribui rolul de ofițer de conformitate, un alt administrator complet trebuie să le atribuie rolul.

Dacă, de exemplu, compania dumneavoastră solicită detalii pentru procedurile judiciare, în calitate de ofițer de conformitate, puteți accesa instrumentul de căutare și extragere electronică a aplicației Webex din Control Hub. Puteți genera rapoarte de aici care conțin toate conversațiile purtate în spațiile Webex App și orice fișiere partajate în spațiile respective.

În calitate de responsabil cu conformitatea, puteți păstra datele pentru procedurile legale, aceste date sunt, de asemenea, returnate atunci când accesați instrumentul de căutare și extragere electronică a aplicației Webex. Pentru mai multe informații, consultați Gestionarea datelor de conformitate pentru reținerea legală în Cisco Webex Control Hub

Administratorii pot limita cantitatea de mesaje și fișiere care sunt păstrate prin configurarea unei politici de păstrare a datelor. Când acest prag este atins, conținutul îmbătrânit este curățat.