Présentation du Hot Desking

La fonction de bureau à chaud permet à votre entreprise de tirer le meilleur parti de l'espace de bureau. Les personnes qui utilisent des espaces de travail partagés peuvent s'inscrire et réserver un téléphone partagé pour leur journée de travail.

En tant qu’administrateur, vous devez configurer la fonctionnalité de partage de bureaux pour les périphériques et les utilisateurs pour activer l’accès à partir du téléphone. Avant de le configurer dans Control Hub, nous vous recommandons de lire les informations suivantes pour comprendre comment cela fonctionne pour les utilisateurs.

Avant de réserver

Sur les téléphones sur lesquels la fonction Bureaux partagés est activée, un code QR et des options de connexion s’affichent à l’écran. Si un téléphone d’espace de travail est configuré comme un périphérique de bureau partagé uniquement, il affiche le nom de l’espace de travail sans numéro de répertoire, ne permettant que les appels d’urgence avant la connexion. Si le téléphone affiche le nom de l’espace de travail avec un numéro de répertoire, les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels sans se connecter, mais ils ne peuvent pas afficher leur répertoire, leur calendrier ou l’historique de leurs appels.

Connexion et réservation de l’utilisateur

En fonction des configurations, les utilisateurs peuvent choisir l’une des méthodes suivantes pour se connecter à un téléphone partagé et accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités.

  • Connexion avec Webex compte

    L’utilisateur scanne le code QR sur l’écran du téléphone avec son appareil mobile et suit les invites pour se connecter via Webex’application ou un navigateur Web sur l’appareil mobile.

  • Connexion au portail vocal (uniquement prise en charge sur les gammes 9800 et 8875)

    L’utilisateur sera invité à saisir son ID de boîte vocale et son code secret pour l’authentification. En fonction de l’emplacement de l’utilisateur et de l’appareil, ces numéros de boîte aux lettres peuvent être utilisés pour la connexion au partage de bureaux :

    • Si l’emplacement du domicile de l’utilisateur est identique à celui de l’appareil, l’utilisateur peut se connecter à l’aide de son
      • Numéro de poste
      • Numéro significatif d’entreprise (ESN)
      • numéro de téléphone au format E.164 (sans le préfixe +)
      • Numéro de téléphone au format national
    • Si l’utilisateur et l’appareil appartiennent à des emplacements différents, l’utilisateur peut se connecter à l’aide de leur
      • Numéro significatif d’entreprise (ESN)
      • numéro de téléphone au format E.164 (sans le préfixe +)
      • Numéro de poste : fonctionne uniquement si la stratégie « Autoriser la numérotation de poste entre les sites » de l’organisation est activée et si le poste est unique sur tous les sites.
      • Numéro de téléphone au format national — fonctionne si les deux emplacements utilisent le même code de pays.

    Selon le modèle de téléphone, l’utilisateur peut commencer le processus de connexion des manières suivantes :

    Pour les téléphones 9841, 9851 et 9861 Appuyez sur la touche dynamique Connexion ou composez le numéro*30 du téléphone.

    Icônes pour les numéros 9871 et 8875 pour les rubriques courantes effleurez Connectez-vous via le portail vocal ou composez le 30 *30.

Une fois que l’utilisateur s’est connecté et a réservé le périphérique, le téléphone est réapprovisionné avec son propre numéro de répertoire. s'ils sont configurés, le calendrier Webex de l'utilisateur et l'historique des appels sont également chargés sur le téléphone.

Déconnexion de l’utilisateur

À la fin de la durée de réservation, l’utilisateur est automatiquement déconnecté et le téléphone est réapprovisionné sur le périphérique d’espace de travail pour que d’autres puissent réserver. Toutefois, l'utilisateur peut également mettre fin à la réservation plus tôt en se déconnectant manuellement via le téléphone ou la version mobile ou de bureau de l'application Webex. Une fois la déconnexion établie, toutes les informations utilisateur seront supprimées du téléphone.

S'il y a un appel actif sur le téléphone lorsque la période de réservation expire, la déconnexion automatique ne se produit pas tant que l'appel n'est pas terminé. Rappelez à vos utilisateurs de mettre fin à tous les appels avant de partir. Ils ne peuvent pas se déconnecter par l'application Webex lorsque le téléphone est en communication.

Activer le partage de bureaux pour un téléphone d’espace de travail

Si votre téléphone est ajouté en tant que périphérique de bureau partagé uniquement, la fonction de bureau partagé est activée par défaut. Vous ne pouvez pas le désactiver à moins que le service d’appel de l’espace de travail ne soit remplacé par le bureau partagé uniquement.

Procédez comme suit pour activer la fonctionnalité de bureau à chaud sur un téléphone de l'espace de travail :

Avant de commencer

Votre téléphone s’est enregistré pour Webex Calling en tant que périphérique partagé dans un espace de travail. Reportez-vous à la section Ajout d'un téléphone à un nouvel espace de travail pour obtenir les instructions.

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À partir de la vue client dans Control Hub, accédez à Gestion > Espaces de travail.

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Localisez votre téléphone et cliquez dessus pour ouvrir ses paramètres.

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Sur l' onglet Planification , sélectionnez Bureau à chaud comme option de planification.

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Cliquez sur Enregistrer.

Activer la connexion au Hot Desking via le portail vocal

Pour permettre la connexion aux périphériques de bureaux partagés à l’aide du portail vocal, cette fonctionnalité doit être activée à la fois pour l’emplacement du périphérique et pour l’utilisateur. Le paramètre d’emplacement garantit que les téléphones de cet emplacement prennent en charge la connexion via le portail vocal, tandis que le paramètre utilisateur permet aux administrateurs de restreindre l’accès à des utilisateurs spécifiques. Par défaut, la fonctionnalité est activée à la fois dans les configurations au niveau de l’emplacement et au niveau de l’utilisateur.

Gardez les remarques suivantes à l’esprit lors de la configuration de la fonction Hot Desking :

  • Un numéro de téléphone ou un numéro de poste doit être configuré sur le portail vocal de l’emplacement.
  • Si un code d’accès par défaut de la messagerie vocale est défini pour l’organisation, la connexion au portail vocal est bloquée.
  • La connexion au portail vocal Hot Desking prend en charge la connexion avec la boîte vocale d’un utilisateur de Hot Desk. La connexion à l’aide de boîtes aux lettres pour les groupes, les espaces de travail ou les lignes virtuelles n’est pas prise en charge.
  • Avant de se connecter au téléphone à l’aide du portail vocal, les utilisateurs doivent modifier leur PIN de messagerie vocale depuis la valeur par défaut.
  • Si un utilisateur saisit le mauvais PIN trois fois lorsqu’il se connecte au portail vocal, la boîte aux lettres est verrouillée. Pour la déverrouiller, réinitialisez le PIN de messagerie vocale.
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Procédez comme suit pour activer l’option de connexion au portail vocal :

  • Activer la fonctionnalité pour un emplacement
    1. Dans Control Hub, accédez à Emplacements et recherchez votre position.
    2. Dans les paramètres d’emplacement, accédez à Appel > Paramètres des fonctionnalités d’appel> Bureaux partagés et activez la connexion au bureau partagé à l’aide du portail vocal.
  • Activer la fonctionnalité pour un utilisateur
    1. Dans Control Hub, accédez à Utilisateurs et recherchez l’utilisateur.
    2. Dans les paramètres utilisateur, accédez à Appel> Autorisations entre les utilisateurs > Bureaux réactifs et activez la connexion au bureau partagé à l’aide du portail vocal.
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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer des lignes téléphoniques pour un utilisateur de bureaux partagés

Par défaut, la ligne principale de l'utilisateur est utilisée pour le Bureau à chaud. Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires pour l'utilisateur sur un téléphone partagé.

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Dans la vue client du Control Hub, accédez à Gestion > Utilisateurs , puis sélectionnez l'utilisateur.

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Dans la section Autorisations entre les utilisateurs, dans l' onglet Calling , sélectionnez Bureau à chaud.

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Cliquez sur Configurer des lignes.

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Cliquez sur the plus icon sur la ligne 2 et choisissez le numéro de répertoire à ajouter.

Par défaut, la ligne principale de l’utilisateur prend la ligne 1. Si vous devez définir les lignes 1 et 2 comme lignes principales, cliquez sur the plus icon sur la ligne 1.
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Répétez l'étape 4 pour ajouter d'autres lignes.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les réservations des utilisateurs

Si un téléphone d’espace de travail a été réservé, vous pouvez modifier ou mettre fin à la réservation dans Control Hub.

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À partir de la vue client dans Control Hub, accédez à Gestion > Espaces de travail, puis sélectionnez votre espace de travail.

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Dans la section Mesures d’utilisation en temps réel, modifiez la plage de réservations ou terminez la session si nécessaire.

  • Pour modifier la réservation, cliquez sur le bouton Plus Icon for More button en regard de l’heure de réservation et cliquez sur Modifier l’heure de fin de la réservation. Ensuite, modifiez l’heure de fin et enregistrez la modification.
  • Pour mettre fin à la réservation, cliquez sur Terminer la session de bureau partagé et confirmez l’action dans la fenêtre d’invite.