Ak chcete povoliť rezerváciu izieb, postupujte podľa týchto krokov v nasledujúcom poradí:

  • Konfigurácia hybridného kalendára

  • Konfigurácia plánovacieho konta

  • Konfigurácia zariadení s kalendárom v ovládacom centre

Je tiež možné povoliť miestne rezervácie izieb bez Webex kalendára. Ďalšie informácie nájdete v tomto článku .

Konfigurácia hybridného kalendára

Ak chcete povoliť rezerváciu miestností, musíte pre svoju organizáciu nakonfigurovať hybridný kalendár. Môžete ho nakonfigurovať pre Microsoft Exchange, Microsoft 365 alebo Kalendár Google.

Informácie o konfigurácii hybridného kalendára nájdete v príručke nasadenia služby Cisco Webex hybridného kalendára .

Ak plánovače schôdzí nie sú povolené pre službu hybridného kalendára a jedinými pozvanými osobami, ktoré sú pre túto službu povolené, sú zdroje miestnosti, musíte zabezpečiť, aby Exchange nemal politiku automatického odstraňovania komentárov k schôdzi. Nastaviť možnosť Odstrániť komentáre na hodnotu Nepravda

Microsoft Exchange: Konfigurácia plánovacieho konta

Je potrebné nakonfigurovať plánovací účet, aby zariadenia v miestnostiach mohli plánovať schôdze.

Plánovací účet sa používa ako organizátor schôdze pre všetky stretnutia rezervované zo zariadení RoomOS. Tento účet rezervuje miestnosť rovnakým spôsobom ako používateľ. Rezerváciou schôdzí z plánovacieho konta a pozvaním miestnosti sa dodržiavajú zásady miestnosti v kalendárovom systéme. Uistite sa, že ste zadali platnú e-mailovú adresu, ktorá má povolenia na rezerváciu izieb, pre ktoré povolíte rezerváciu izieb.

Keďže toto konto sa používa na rezerváciu schôdzí vo všetkých miestnostiach pre danú konfiguráciu servera Exchange, je dôležité zabezpečiť, aby sa jeho poštová schránka pravidelne čistila. Čistenie je potrebné, aby sa zabránilo prekročeniu výmenných limitov. Ak je na serveri Exchange už nastavená vhodná politika uchovávania údajov, uistite sa, že sa vzťahuje aj na toto konto. Ak nie, musíte poštovú schránku nakonfigurovať tak, aby sa po niekoľkých dňoch automaticky odstránili všetky predvolené priečinky (e-maily, odoslané položky a schôdze). Poisťovne čistenia, že účet môže plánovať stretnutia v mene zariadení miestnosti.

Skontrolujte nasledujúce zdroje informácií pre Exchange:

1

Prihláste sa do webového rozhrania Expressway.

2

Prejdite do časti Aplikácie>Hybridné služby > Kalendárová služba > Microsoft Exchange Konfigurácia .

3

V časti Plánovanie zadajte platnú e-mailovú adresu plánovacieho konta, ktorá sa používa na rezerváciu zasadacích miestností.

Microsoft 365: Konfigurácia plánovacieho konta

Je potrebné nakonfigurovať plánovací účet, aby zariadenia v miestnostiach mohli plánovať schôdze.

Plánovací účet sa používa ako organizátor schôdze pre všetky stretnutia rezervované zo zariadení RoomOS. Tento účet rezervuje miestnosť rovnakým spôsobom ako používateľ. Rezerváciou schôdzí z plánovacieho konta a pozvaním miestnosti sa dodržiavajú zásady miestnosti v kalendárovom systéme. Uistite sa, že ste zadali platnú e-mailovú adresu, ktorá má povolenia na rezerváciu izieb, pre ktoré povolíte rezerváciu izieb.

Nakonfigurujte plánovacie konto pre Microsoft 365 pomocou ovládacieho centra. V zobrazení zákazníka v aplikácii https://admin.webex.com prejdite na položku Hybrid. Na karte Hybridný kalendár pre Microsoft 365 kliknite na položku Upraviť nastavenia.

Začiarknite políčko, ak chcete pracovným priestorom povoliť plánovanie schôdzí. Zadajte platnú e-mailovú adresu plánovacieho účtu.

Ak chcete nakonfigurovať plánovacie konto, e-mailovú doménu je potrebné overiť alebo nárokovať v ovládacom centre.

Kalendár Google: konfigurácia plánovacieho účtu

Je potrebné nakonfigurovať plánovací účet, aby zariadenia v miestnostiach mohli plánovať schôdze.

Plánovací účet sa používa ako organizátor schôdze pre všetky stretnutia rezervované zo zariadení RoomOS. Tento účet rezervuje miestnosť rovnakým spôsobom ako používateľ. Rezerváciou schôdzí z plánovacieho konta a pozvaním miestnosti sa dodržiavajú zásady miestnosti v kalendárovom systéme. Uistite sa, že ste zadali platnú e-mailovú adresu, ktorá má povolenia na rezerváciu izieb, pre ktoré povolíte rezerváciu izieb.

Nakonfigurujte plánovací účet pre Kalendár Google pomocou ovládacieho centra. V zobrazení zákazníka v https://admin.webex.com prejdite na hybridné nasadenie . Na karte hybridného kalendára pre Google kliknite na položku Upraviť nastavenia.

Začiarknite políčka, ak chcete organizácii povoliť používať prostriedky kalendára a pracovným priestorom plánovať schôdze. Uistite sa, že ste nakonfigurovali účet ACL a zadajte e-mail pre toto konto.

Povolenie rezervácie miestností z ovládacieho centra

Pred zapnutím rezervácie izieb musíte skontrolovať, či je pre tieto zariadenia povolené tlačidlo One Button to Push (OBTP). Ak chcete, aby ľudia vo vašej organizácii používali hlasové príkazy na rezerváciu miestnosti a ďalšie ovládacie prvky zariadenia, povoľte Webex Assistant.

Skontrolujte, či je kalendár povolený pre pracovné priestory, pre ktoré povoľujete rezerváciu miestnosti.

1

V zobrazení zákazníka v admin.webex.com prejdite napoložku Pracovné priestory . Vyberte pracovné priestory, ktoré chcete konfigurovať, zo zoznamu pracovných priestorov a kliknite na tlačidlo Upraviť .

2

Ak chcete pre pracovný priestor povoliť rezerváciu v miestnosti, kliknite na pracovný priestor a v sekcii Plánovanie začiarknite políčko Rezervácia ad hoc .

Povoliť rezerváciu vopred

Rezervácie AdhocBooking Rezervácia vopred povolená: <True, False> (Predvolené: False)

Funkcia Book Ahead umožňuje používateľom naplánovať si zdieľané priestory na budúce použitie. Predtým bolo možné zdieľané priestory rezervovať iba na okamžité použitie, pričom čas začiatku bol aktuálny čas. Teraz si vďaka funkcii Book Ahead môžu používatelia rezervovať izby na neskorší čas počas dňa, a to aj v prípade, že priestor je už rezervovaný, a to prostredníctvom ovládača, nástenky alebo plánovača.

.

Rezervujte si vopred VYPNUTÉ

Rezervujte si vopred

Veľkosť časového úseku pre plánovanie rezervácií je možné nakonfigurovať, čo umožňuje intervaly 15, 30 alebo 60 minút. Veľkosť časového úseku sa vzťahuje na vopred určené intervaly, v ktorých si môžete vybrať čas začiatku alebo konca rezervácie.

Rezervácie používateľského rozhrania AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (predvolené: 30)

15-minútové časové úseky

30-minútové časové úseky

Kalendár teraz navyše zobrazuje dostupné termíny a ukazuje používateľom časové intervaly, počas ktorých je možné si miesto rezervovať vopred. Tieto časové úseky umožňujú používateľom ľahko identifikovať voľné časové úseky a vopred si naplánovať stretnutia na určené časové intervaly. Po výbere slotu je možné čas v prípade potreby upraviť.

Kalendár miestností plánovača

Kalendár riadiacej miestnosti

Povoliť check-in a check-out

Významné percento stretnutí má za následok tzv. „fantasy“ stretnutia, čo znamená, že sa nikto nedostaví a počas rezervácie sa premrhajú zdroje potrebné na stretnutie. Povolenie možnosti registrácie pomáha zmierniť tento problém. Používatelia sa môžu zaregistrovať po príchode do zasadacej miestnosti, čím sa rezervácia potvrdí. Ak sa nikto nedostaví na rezervované miesto, zasadacia miestnosť sa uvoľní a ostatní si môžu rezervovať bezplatnú zasadaciu miestnosť.

Check-in a check-out je možný na zdieľaných rezervovateľných zariadeniach a samostatnom Room Navigator.

Keď je táto funkcia povolená, na dotykovom paneli vo vnútri aj vonku sa zobrazí tlačidlo na prihlásenie. Tlačidlo na odhlásenie sa zobrazí vo vnútri miestnosti pre spárované dotykové panely. V samostatnom navigátore miestností sa tlačidlá na vyzdvihnutie zobrazujú aj na paneli mimo miestnosti. Ak bola rezervovaná schôdza, ku ktorej sa možno pripojiť (OBTP), tlačidlo na zaregistrovanie sa je viditeľné iba mimo miestnosti.

5 minút pred rezerváciou sa na dotykových paneloch mimo izby a v izbe zobrazí tlačidlo na registráciu.

Používateľ má 10 minút od začiatku rezervácie na registráciu. Ak sa nikto do 10 minút nezaregistruje, manuálne alebo automaticky, izba sa automaticky uvoľní. 30 sekúnd pred koncom okna pre registráciu sa na dotykovom paneli zobrazí 30-sekundové odpočítavanie s upozornením na automatické uvoľnenie izby. Okno na registráciu je konfigurovateľné.

Keď je izba zaregistrovaná a hovor sa ukončí, zobrazí sa upozornenie, ktoré používateľovi pripomenie, aby sa odhlásil, ak si to želá. Ak používateľ zruší odpočítavanie alebo ignoruje upozornenie, izba sa odhlási. Ak si používateľ môže rezerváciu predĺžiť, zariadenie v izbe zostane zaregistrované počas doby predĺženia rezervácie.

Keď rezervácia dosiahne posledných 5 minút naplánovaného času a prebieha stretnutie hneď za sebou, zobrazí sa upozornenie s informáciou pre používateľa, že rezervácia sa čoskoro skončí.

Po uvoľnení rezervácie sa hostiteľovi odošle oznámenie s informáciou o zrušení rezervácie.

Automatické prihlásenie

Automatický check-in sa spustí 4 minúty po začatí rezervácie.

Zariadenie v miestnosti sa automaticky prihlási:

  • Rezervácie ad hoc

  • Pripojenie k hovoru

  • Zdieľanie sa začalo (káblové pripojenie k bezdrôtovému pripojeniu)

  • Počet ľudí je 1 alebo viac (Počet ľudí sa považuje za 1 alebo viac po 1 minúte nepretržitého pobytu v miestnosti.)

Manuálne prihlásenie

Používateľ sa môže manuálne zaregistrovať klepnutím na tlačidlo zaregistrovať sa.

Konfigurácia príchodu a odchodu

Povoliť, aby sa používateľ mohol prihlásiť do rezervovaných izieb a overiť si, či je izba obsadená. Ak sa používateľ nezaregistruje, manuálne alebo automaticky, rezervácia izby sa uvoľní a organizátor dostane e-mail s informáciou o zrušení.

5 minút pred rezerváciou sa na dotykových paneloch mimo izby a v izbe zobrazí tlačidlo pre registráciu a zostane tam po dobu nastavenú v časti Trvanie okna pre registráciu rezervácií.

Povolený check-in rezervácií: <True/False>

Predvolené: Nepravda

Okno pre registráciu je čas, kedy je možnosť registrácie dostupná na dotykovom paneli. Trvanie okna pre registráciu je možné nastaviť na 5, 10, 15, 20, 30 alebo 60 minút. 

Okno pre odbavenie rezervácií Trvanie: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Predvolené: 10

Nakonfigurujte, či sa tlačidlo na odhlásenie zobrazuje mimo a vo vnútri miestnosti, vo vnútri miestnosti alebo vôbec.

Rezervácie Povoliť/Odmietnuť: <Všetky, Iba vnútri, Žiadne>

Predvolené: Všetky