Raumbuchung für Geräte im gemeinsam genutzten Modus aktivieren

Um die Raumbuchung zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte in der folgenden Reihenfolge aus:

1. Konfigurieren Sie den Hybridkalender.

2. Konfigurieren Sie das Planungskonto.

3. Konfigurieren Sie Geräte mit Kalender in Control Hub.

Um die Raumbuchung zu aktivieren, müssen Sie Hybridkalender für Ihre Organisation konfigurieren. Sie können ihn für Microsoft Exchange, Microsoft 365 oder Google Kalender konfigurieren.

Weitere Informationen finden Sie im Bereitstellungshandbuch für den Hybridkalender.

Es ist notwendig, ein Planungskonto zu konfigurieren, damit Raumgeräte Meetings ansetzen können.

Das Planungskonto wird als Meeting-Organisator für alle Meetings verwendet, die von RoomOS-Geräten gebucht werden. Dieses Konto bucht den Raum auf die gleiche Weise, wie es ein Benutzer normalerweise tut. Durch die Buchung von Meetings über das Planungskonto und die Einladung zu einem Raum werden die Raumrichtlinien im Kalendersystem eingehalten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse mit Berechtigungen zum Buchen der Räume eingegeben haben, für die Sie die Raumbuchung aktivieren.

So konfigurieren Sie das Planungskonto für Microsoft 365 über Control Hub:

1. Melden Sie sich bei Control Hub an und gehen Sie dann zu Services > Hybrid.
2. Klicken Sie auf der Hybridkalenderkarte für Microsoft 365 auf Einstellungen bearbeiten.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Arbeitsbereichen das Planen von Besprechungen zu ermöglichen.
4. Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse für das Planungskonto ein.

Die E-Mail-Domäne muss in Control Hub verifiziert oder beansprucht werden, um ein Planungskonto zu konfigurieren.

Es ist notwendig, ein Planungskonto zu konfigurieren, damit Raumgeräte Meetings ansetzen können.

Das Planungskonto wird als Meeting-Organisator für alle Meetings verwendet, die von RoomOS-Geräten gebucht werden. Dieses Konto bucht den Raum auf die gleiche Weise, wie es ein Benutzer normalerweise tut. Durch die Buchung von Meetings über das Planungskonto und die Einladung zu einem Raum werden die Raumrichtlinien im Kalendersystem eingehalten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse mit Berechtigungen zum Buchen der Räume eingegeben haben, für die Sie die Raumbuchung aktivieren.

So konfigurieren Sie das Planungskonto für Google Kalender über Control Hub:

1. Melden Sie sich bei Control Hub an und gehen Sie dann zu Services > Hybrid.
2. Klicken Sie auf der Karte Hybridkalender für Google auf Einstellungen bearbeiten.
3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Ihrer Organisation die Verwendung von Kalenderressourcen und das Planen von Besprechungen in Arbeitsbereichen zu gestatten.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie ein ACL-Konto konfiguriert haben, und geben Sie die E-Mail-Adresse für dieses Konto ein.

Die Zeitfenstergröße für Zeitplanbuchungen kann so konfiguriert werden, dass Intervalle von 15, 30 oder 60 Minuten möglich sind. Die Größe des Zeitfensters bezieht sich auf die vorgegebenen Intervalle, in denen Sie die Start- oder Endzeit einer Buchung auswählen können

Buchungen der Benutzeroberfläche AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Standard:30)

Darüber hinaus zeigt der Kalender jetzt verfügbare Slots an und zeigt den Benutzern die Zeitintervalle an, in denen ein Platz im Voraus gebucht werden kann. Diese Zeitfenster ermöglichen es Benutzern, offene Zeitfenster einfach zu identifizieren und Besprechungen im Voraus für die festgelegten Zeitintervalle zu planen. Nach der Auswahl eines Slots kann die Zeit bei Bedarf angepasst werden.

Ein erheblicher Prozentsatz der Meetings führt zu Ghost-Meetings, was bedeutet, dass niemand auftaucht und die Meeting-Ressourcen während der Buchung verschwendet werden. Durch Aktivieren der Option Einchecken kann dieses Problem behoben werden. Die Benutzer können ihre Buchung einchecken, wenn sie im Besprechungsraum ankommen, der die Buchung bestätigt. Wenn niemand zur Buchung erscheint, wird der Besprechungsraum freigegeben und andere können den freien Besprechungsraum buchen.

Das Ein- und Auschecken ist auf gemeinsam genutzten, buchbaren Geräten und im eigenständigen Room Navigator möglich.

Wenn aktiviert, wird eine Schaltfläche zum Einchecken auf dem Touchpanel innerhalb und außerhalb des Raums angezeigt. Im Innenraum wird eine Schaltfläche zum Auschecken für gekoppelte Touchpanels angezeigt. Bei einem eigenständigen Raum-Navigator werden die Check-out-Schaltflächen auch im Außenraum-Panel angezeigt. Wenn ein teilbares Meeting gebucht wurde (OBTP), ist der Check-in-Button nur außerhalb des Raums sichtbar.

Ab 5 Minuten vor einer Buchung erscheint eine Check-in-Schaltfläche auf den Touchpanels im Außenbereich und im Zimmer.

Ein Benutzer hat ab der Startzeit einer Buchung 10 Minuten Zeit, um einzuchecken. Wenn während der 10 Minuten niemand eincheckt, manuell oder automatisch, wird der Raum automatisch freigegeben. 30 Sekunden vor Ende des Check-in-Fensters wird ein 30-sekündiger Countdown-Hinweis zur automatischen Raumfreigabe auf dem Touchpanel angezeigt. Das Check-in-Fenster ist konfigurierbar.

Wenn ein Raum eingecheckt ist und ein Anruf endet, wird eine Warnung angezeigt, die den Benutzer daran erinnert, auszuchecken, wenn er dies wünscht. Wenn der Benutzer den Countdown abbricht oder die Benachrichtigung ignoriert, wird der Raum ausgecheckt. Wenn ein Benutzer eine Buchung verlängern kann, bleibt das Raumgerät für die Zeit, in der die Buchung verlängert wird, eingecheckt.

Wenn eine Buchung die letzten 5 Minuten der geplanten Zeit erreicht hat und ein Back-to-Back-Meeting stattfindet, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die den Benutzer darüber informiert, dass die Buchung bald endet.

Sobald die Buchung freigegeben ist, wird eine Benachrichtigung an den Gastgeber gesendet, um ihn über die stornierte Buchung zu informieren.

Automatischer Check-in

Der automatische Check-in beginnt 4 Minuten nach Buchungsbeginn.

Das Raumgerät checkt automatisch ein für:

• Ad-hoc-Buchungen

• Zusammenführen eines Anrufs

• Freigabesitzung gestartet (kabelgebunden zu kabellos)

• Die Personenzahl beträgt 1 oder mehr (Die Personenzahl gilt als 1 oder mehr nach 1 Minute ununterbrochenen Raums in uns.)

Manuelles Einchecken

Ein Benutzer kann manuell auswählen, ob er einchecken möchte, indem er auf die Schaltfläche Einchecken tippt.

Check-in und Check-out konfigurieren

Aktivieren Sie diese Option, damit Benutzer in die von ihnen gebuchten Räume einchecken können, um zu bestätigen, dass der Raum verwendet wird. Wenn der Benutzer nicht manuell oder automatisch eincheckt, wird die Zimmerbuchung freigegeben und der Veranstalter erhält eine E-Mail, die über die Stornierung informiert.

Ab 5 Minuten vor einer Buchung wird auf den Touchpanels im Außen- und Zimmerbereich eine Schaltfläche für den Check-in angezeigt, die für die mit Bookings CheckIn WindowDuration festgelegte Dauer verbleibt.

Buchungen Check-In aktiviert: <Wahr/Falsch>

Standard: False

Das Check-in-Fenster ist die Zeit, zu der die Option zum Einchecken auf dem Touchpanel verfügbar ist. Die Dauer des Check-in-Fensters kann auf 5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten festgelegt werden.

Buchungen CheckIn-FensterDauer: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurieren Sie, ob die Schaltfläche "Auschecken" außerhalb oder innerhalb des Raums, innerhalb des Raums oder gar nicht angezeigt wird.

Buchungen ZulassenAblehnen: <Alle, InsideOnly, Keine>

Standardwert: Alle

Die Vorbuchungsunterstützung für Hotdesking ermöglicht Hotdesking als Kalenderfunktion. Auf diese Weise kann ein Benutzer einen Hotdesking-Bereich buchen, bevor er das Büro betritt, indem er eine Desk-Reservierungslösung wie Cisco Spaces, einen Buchungsdienst eines Drittanbieters oder den hybriden Arbeitsplatzkalender wie Outlook oder Gmail verwendet.

Hybrider Kalender

Der hybride Arbeitsplatzkalender kann zur Reservierung von Schreibtischen oder ruhigen Räumen wie Konferenzräumen verwendet werden und lässt sich nahtlos in RoomOS-Geräte integrieren.

Wenn in Ihrem Unternehmen ein hybrider Kalender verwendet wird, können Sie einen ruhigen Raum mit einem Hotdesking-fähigen Gerät konfigurieren. Benutzer können das Gerät dann über Outlook buchen, und wenn die Ad-hoc-Buchung aktiviert ist, können sie sich ad hoc anmelden und es direkt am Gerät buchen. Die Buchung wird automatisch mit Exchange/Office 365 oder Google Kalender synchronisiert.

Wenn ein Benutzer ein Gerät ad hoc bucht, wird die Buchung mit seinem Konto verknüpft und reserviert den Raum. Im Kalender des Benutzers wird sein Status für die Dauer der Hot-Desk-Buchung als "Frei" angezeigt. Um einen Raum mit einem hybriden Kalender aus der Ferne zu buchen, kann ein Benutzer den Arbeitsbereich einfach als eingeladener Teilnehmer zu seiner Buchung hinzufügen.

Die Benutzer können den QR-Code mit ihrem Mobiltelefon scannen, um die Buchung zu bestätigen und sich in das vorgebuchte Hot-Desking-Gerät einzuloggen.

Das Hotdesking-Gerät zeigt die persönlichen Kalenderkonferenzen des Benutzers an, wenn er angemeldet ist:

Nur der Benutzer, der den Raum gebucht hat, darf sich anmelden, da der Zugang durch den Abgleich der E-Mail-Adresse des Veranstalters überprüft wird.

Bei Walk-up-Buchungen haben Benutzer die Möglichkeit, sich ad hoc anzumelden und das Gerät zu buchen.

Ad-hoc-Buchungen können deaktiviert werden, um Laufkundschaft zu verhindern. Wenn niemand das Gerät gebucht hat und die Ad-hoc-Buchung deaktiviert ist, erhält der Benutzer eine Nachricht, um das Gerät im Voraus zu buchen.

Cisco Leerzeichen

Cisco Spaces bietet eine Lösung für die Reservierung von Schreibtischen, die die Voranmeldung über Mobilgeräte unterstützt und sich nahtlos in RoomOS-Geräte integrieren lässt.

Weitere Informationen zu Cisco Arbeitsbereichen finden Sie unter https://spaces.cisco.com/Smart-workspaces/

Buchungsdienste von Drittanbietern

RoomOS bietet umfangreiche xAPIs für die Remote-Vorausbuchung, sodass Buchungsdienste von Drittanbietern über Workspace-Integrationen in die Geräte integriert werden können.

Weitere Informationen finden Sie unter https://developer.webex.com/docs/workspace-Integrations