Configurar los ajustes de la organización para el correo de voz

Configure los ajustes de su organización antes de administrar los ajustes del correo de voz de los usuarios. Estas configuraciones determinan los ajustes del correo de voz de los usuarios que puede establecer.

Antes de comenzar

Para que la característica de correo de voz funcione, debe configurar la extensión del portal de voz para la ubicación. Para obtener detalles, consulte Configurar portales de voz para Webex Calling.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Diríjase a Servicios > Llamadas > Configuración del servicio.

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Vaya a la sección Correo de voz y configure los siguientes ajustes:

  • Reenvío de correo de voz

  • Eliminación de correo de voz

  • Contraseña del correo de voz

Reenvío de correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración permite a los usuarios reenviar un correo de voz a un número o una extensión de otro usuario. Si está deshabilitado, prohíbe al usuario reenviar el correo de voz, utilizar un buzón externo o enviar una copia del correo de voz a una dirección de correo electrónico especificada.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el botón de alternancia.

Eliminación de correo de voz

Los correos de voz con más de 180 días de antigüedad se archivan automáticamente. Si necesita acceso a correos de voz archivados, se le solicitará que plantee una solicitud de servicio a Cisco.

La eliminación del correo de voz le permite establecer condiciones para los mensajes caducados. Cuando están habilitados, los administradores pueden especificar el período de tiempo en el que caducan los mensajes. Puede introducir los días (1-180) en el campo provisto. Los administradores también pueden establecer condiciones para la eliminación de mensajes.

Para habilitar esta configuración, haga clic en el botón de alternancia y elija una de las siguientes opciones:

  • Eliminación permisiva: esto mantiene todos los correos de voz no leídos y elimina aquellos que caducan cuando un usuario accede a su buzón de voz.

  • Eliminación estricta: elimina todos los correos de voz leídos y no leídos en función del intervalo de tiempo establecido.

Contraseña del correo de voz

Para configurar la contraseña predeterminada para su organización:

  1. Active la opción Contraseña del correo de voz .
  2. Introduzca la contraseña en Crear contraseña predeterminada.
  3. Confirme la contraseña en Confirmar contraseña predeterminada.

También puede crear un marco de tiempo en el que una persona tenga que cambiar su contraseña y con qué frecuencia puede cambiarla nuevamente (una vez que se haya cambiado):

  • Puede establecer la cantidad mínima de días (del 1 al 7) en los que el usuario puede cambiar una contraseña cuando está habilitada. Cuando la opción está desactivada, pueden cambiar su contraseña varias veces el mismo día.

    Webex Calling impide que el usuario establezca una de las contraseñas más antiguas, lo que hace que la contraseña de los usuarios sea más segura.

  • Puede establecer la cantidad de días durante los cuales caduca una contraseña (entre 15 y 180) cuando está habilitada. Cuando la opción está desactivada, la contraseña nunca caduca.

    Esta característica también extiende el historial de contraseñas entre 10 y 24. Es decir, puede almacenar las últimas 24 contraseñas de cada usuario e impedir que el usuario reutilice una de esas contraseñas almacenadas.

Habilitar el correo de voz para un usuario

Si tiene activado el desvío de llamadas, esa configuración de desvío de llamadas anula la configuración del correo de voz que configuró.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador Correo de voz y habilite la configuración que desee.

Es posible que algunas características del correo de voz no estén disponibles debido a la configuración de la organización establecida.

¿Quiere ver cómo se hace? Mire esta demostración en vídeo sobre cómo administrar la configuración del correo de voz para un usuario en Control Hub.

Enviar las llamadas de un usuario al correo de voz

Configure esta configuración del correo de voz para dirigir las llamadas entrantes al correo de voz de los usuarios.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador Correo de voz .

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Vaya a la sección Enviar llamadas al correo de voz y elija una de las siguientes opciones:

  • Enviar todas las llamadas al correo de voz: esta opción reenvía todas las llamadas al correo de voz.
  • Enviar llamadas al correo de voz cuando una línea está ocupada: esta opción reenvía las llamadas al correo de voz cuando el usuario ya está en una llamada. Seleccione la casilla de verificación y elija configurar el saludo predeterminado o el saludo personalizado.

    Para definir los saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje "ocupado" predeterminado .

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

  • Enviar llamadas al correo de voz cuando no haya respuesta: esta opción reenvía las llamadas entrantes al correo de voz después de una cantidad especificada de timbres. Seleccione la casilla de verificación y la cantidad de timbres antes de reproducir los saludos de la lista desplegable. Puede elegir configurar un saludo predeterminado o un saludo personalizado.

    Para definir los saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje "ocupado" predeterminado .

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

Una vez que haya cargado el archivo o grabado los saludos, puede actualizarlo seleccionando Reemplazar archivo o grabando otro mensaje. La grabación de un nuevo mensaje o la carga de un nuevo archivo anulan los saludos anteriores.

El archivo de audio (WAV) debe tener un formato de archivo .wav de 8 Khz, con atributos mono de 8 bits, CCITT µ-law y 2 MB como máximo.

Si selecciona Enviar todas las llamadas al correo de voz, no podrá seleccionar las otras dos opciones. Puede optar por dirigir al correo de voz con las opciones Enviar llamadas al correo de voz durante una línea ocupada y Enviar llamadas al correo de voz cuando se seleccionan juntos las opciones no relacionadas .

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Haga clic en Guardar.

Restablecer/Establecer un PIN de correo de voz temporal para un usuario

Si habilitó el PIN de correo de voz predeterminado para su organización, puede restablecer el PIN de correo de voz de un usuario. Para obtener más información sobre cómo configurar un PIN de correo de voz predeterminado para su organización, consulte Configurar un PIN de correo de voz predeterminado para todos los usuarios nuevos.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Para restablecer un PIN de correo de voz para un usuario:

  1. Vaya a Administración > Usuarios.

  2. Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

  3. Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

  4. Active el conmutador Correo de voz .

  5. Vaya a la sección PIN de correo de voz y haga clic en Restablecer PIN de correo de voz.

    Ahora el usuario puede iniciar sesión en su portal de correo de voz e introducir el PIN predeterminado configurado para su organización.

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Para establecer una contraseña temporal para un usuario:

  1. Vaya a Administración > Usuarios.

  2. Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

  3. Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

  4. Active el conmutador Correo de voz .

  5. Vaya a la sección PIN de correo de voz e introduzca una contraseña temporal para acceder al correo de voz en Crear nueva contraseña temporal.

  6. Confirme la contraseña en Confirmar nueva contraseña temporal.

  7. Haga clic en Guardar.

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Para establecer un código de acceso temporal para líneas virtuales:

  1. Diríjase a Servicios → Llamadas > Líneas virtuales.

  2. Seleccione una línea virtual y haga clic en Llamadas.

  3. Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

  4. Active el conmutador Correo de voz .

  5. Vaya a la sección PIN de correo de voz e introduzca una contraseña temporal para acceder al correo de voz en Crear nueva contraseña temporal.

    La contraseña debe cumplir con los siguientes requisitos:

    • Debe tener entre 6 y 30 dígitos.

    • No debe contener 5 o más dígitos repetidos.

    • No debe contener patrones repetidos.

    • No debe contener 4 dígitos consecutivos en una fila.

    • No debe contener ninguna parte de su número telefónico o extensión.

  6. Confirme la contraseña en Confirmar nueva contraseña temporal.

  7. Haga clic en Guardar.

Los usuarios también pueden restablecer su PIN de correo de voz en Concentrador de usuarios siguiendo los criterios especificados establecidos a nivel de la organización. Para obtener detalles, consulte Establecer o restablecer su PIN de correo de voz.

Habilitar notificaciones de correo de voz para un usuario

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Inicie sesión en Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador Correo de voz .

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Vaya a la sección Notificaciones y active el conmutador Recibir notificación de cualquier mensaje de voz nuevo .

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Elija una de las siguientes opciones:

  • Por correo electrónico: seleccione esta opción e introduzca la dirección de correo electrónico para enviar la notificación.

La opción Recibir notificaciones de correo de voz está habilitada con el campo Via email.

  • Por mensaje de texto: seleccione esta opción, introduzca el número de teléfono para enviar la notificación y, a continuación, seleccione el proveedor de red en el menú desplegable.

    La opción Recibir notificaciones de correo de voz está habilitada con el campo de texto Via.

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Haga clic en Guardar.

Administrar el almacenamiento de mensajes de correo de voz de un usuario

Puede especificar dónde pueden acceder los usuarios a su correo de voz: en el teléfono, en el concentrador de usuarios o a través de una dirección de correo electrónico especificada como .tiff archivo.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz y usted desea que el usuario reciba transcripciones del correo de voz, envíe por correo electrónico una copia del mensaje y seleccione la opción Utilizar el buzón interno . Para obtener detalles sobre cómo activar la transcripción del correo de voz para su ubicación, consulte Habilitar o deshabilitar la transcripción del correo de voz para una ubicación.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador Correo de voz .

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Vaya a la sección Almacenamiento de mensajes y elija una de las siguientes opciones:

  • Utilizar buzón interno: si elige esta opción, los usuarios pueden acceder a sus mensajes de voz desde el teléfono, la aplicación Webex y User Hub. Seleccione Utilizar el indicador de mensajes nuevos en el teléfono para habilitar el indicador.

    Si la ubicación asignada al usuario tiene transcripción del correo de voz, debe seleccionar Utilizar buzón interno para que este usuario reciba una transcripción del correo de voz que esté habilitada.

    Almacenamiento de mensajes: Utilice el botón de opciones del buzón interno seleccionado.

    El buzón interno tiene las siguientes limitaciones de almacenamiento:

    • Límite de un solo mensaje de 10 minutos

    • Límite total del buzón de 100 minutos

  • Utilizar buzón externo: si elige esta opción, todos los mensajes de voz se envían a un correo electrónico especificado. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes de voz desde su teléfono, la aplicación de Webex o el concentrador de usuarios. Además, los correos de voz no se transcriben.

Almacenamiento de mensajes: Utilizar el botón de opciones del buzón externo seleccionado.

Es posible que esta opción no esté disponible si el reenvío de correo de voz está deshabilitado.

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Haga clic en Guardar.

Configurar ajustes adicionales del correo de voz para un usuario

Estos ajustes adicionales se pueden configurar con otros ajustes del correo de voz para los usuarios en Control Hub.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador Correo de voz .

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Vaya a la sección Configuración adicional y elija una de las siguientes opciones o ambas:

  • Seleccione Transferir en '0' a otra línea e introduzca el número de teléfono al que se transferirán las personas que llaman.

    Si selecciona esta opción, asegúrese de que su saludo de correo de voz les informe a las personas que llaman que, si presionan “0”, se las transferirá.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz e introduzca la dirección de correo electrónico a la que se enviará la grabación de todos los correos de voz.

Es posible que esta opción no esté disponible si el reenvío de correo de voz está deshabilitado.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz, seleccione la opción Enviar por correo electrónico una copia del mensaje para que el usuario reciba transcripciones del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de mensajería de fax para un usuario

La mensajería de fax permite que un usuario reciba faxes entrantes directos desde su servicio de correo de voz.

Antes de comenzar

Tenga en cuenta los siguientes punteros antes de configurar esta función:

  • La plataforma de Webex Calling recopila los faxes y los almacena en un área de almacenamiento compartida junto con los mensajes de correo de voz. La capacidad de almacenamiento es de 100 minutos de correo de voz o 1000 páginas de mensajes de fax. Asegúrese de que los usuarios estén al tanto del espacio disponible y deben asignar espacio para nuevos mensajes de fax y archivar de manera inteligente.

  • Los mensajes de fax se almacenan durante un período de tiempo ilimitado.

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Inicie sesión en Control Hub.

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Vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamadas.

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Vaya a la sección Correo de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Correo de voz.

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Active el conmutador Correo de voz .

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Vaya a la sección Mensajería de fax y active el conmutador Recibir mensajes de fax .

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Introduzca el número de teléfono asignado para la mensajería de fax.

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Introduzca una extensión, de ser necesario.

Opción Recibir mensajes de fax activada.

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Haga clic en Guardar.

Habilitar la transcripción del correo de voz para un usuario

Con la transcripción del correo de voz, el usuario recibe un correo electrónico con la transcripción del correo de voz en el cuerpo del correo electrónico y el archivo .WAV como adjunto del correo de voz.

Para que un usuario tenga transcripción del correo de voz, se aplican las siguientes condiciones:

  • Habilite la transcripción del correo de voz para la ubicación del usuario. Para obtener detalles, consulte Transcripción del correo de voz para Webex Calling.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz y Utilizar buzón interno en el área de configuración del correo de voz del usuario del perfil de Llamadas .

Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz seleccionado Almacenamiento de mensajes: Utilice el botón de opciones del buzón interno seleccionado.

Un usuario también puede configurar todos los ajustes del correo de voz por su cuenta en el Concentrador de usuarios. Para obtener detalles, consulte Configurar los ajustes del correo de voz. Los cambios realizados por el usuario a esta configuración se reflejan tanto en User Hub como en Control Hub.