Skonfiguruj ustawienia organizacyjne poczty głosowej

Przed zarządzaniem ustawieniami poczty głosowej użytkowników skonfiguruj ustawienia organizacji. Te konfiguracje określają ustawienia poczty głosowej użytkowników, które można ustawić.

Przed rozpoczęciem

Aby funkcja poczty głosowej działała, należy skonfigurować rozszerzenie portalu głosowego dla danej lokalizacji. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Konfigurowanie portali głosowych w usłudze Webex Calling.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Usługi > Połączenia > Ustawienia usługi.

3

Przejdź do sekcji Poczta głosowa i skonfiguruj następujące ustawienia:

  • Przekazywanie poczty głosowej

  • Usunięcie poczty głosowej

  • Kod dostępu do poczty głosowej

Przekazywanie poczty głosowej

Po włączeniu tej opcji ustawienia umożliwiają użytkownikom przekierowywanie poczty głosowej na numer lub numer wewnętrzny innego użytkownika. Jeśli ta opcja jest wyłączona, użytkownik nie może przesyłać dalej poczty głosowej, używać zewnętrznej skrzynki pocztowej lub wysyłać kopii poczty głosowej na określony adres e-mail.

  • Aby włączyć to ustawienie, kliknij przełącznik.

Usunięcie poczty głosowej

Wiadomości głosowe starsze niż 180 dni są archiwizowane automatycznie. Jeśli wymagasz dostępu do zarchiwizowanej poczty głosowej, zostaniesz poproszony o wysłanie wniosku o usługę do firmy Cisco.

Usunięcie poczty głosowej umożliwia ustawienie warunków, które wygasły wiadomości. Po włączeniu tej opcji administratorzy mogą określić ramy czasowe wygasania wiadomości. W podanym polu można wprowadzić dni (1-180). Administratorzy mogą również ustawić warunki usuwania wiadomości.

Aby włączyć to ustawienie, kliknij przełącznik i wybierz jedną z następujących opcji:

  • Usuwanie liberalne — powoduje zachowanie wszystkich nieprzeczytanych wiadomości poczty głosowej oraz usunięcie tych wiadomości, które wygasły, gdy użytkownik uzyska dostęp do swojej skrzynki pocztowej.

  • Usuwanie restrykcyjne — powoduje usunięcie wszystkich przeczytanych i nieprzeczytanych wiadomości poczty głosowej na podstawie ustawionego okresu.

Kod dostępu do poczty głosowej

Aby skonfigurować domyślny kod dostępu dla organizacji:

  1. Włącz przełącznik kodu dostępu do poczty głosowej .
  2. Wprowadź kod dostępu w polu Utwórz domyślny kod dostępu.
  3. Potwierdź kod dostępu w polu Potwierdź domyślny kod dostępu.

Można również utworzyć ramy czasowe, w których osoba musi zmienić swój kod dostępu i jak często może ponownie zmienić swój kod dostępu (po jego zmianie):

  • Możesz ustawić minimalną liczbę dni (1–7), w których użytkownik może zmienić kod dostępu po włączeniu. Gdy przełącznik jest wyłączony, mogą oni zmienić swój kod dostępu wiele razy w tym samym dniu.

    Webex Calling uniemożliwia użytkownikowi ustawienie jednego ze starszych kodów dostępu, dzięki czemu kod dostępu użytkownika jest bardziej bezpieczny.

  • Po włączeniu można ustawić liczbę dni, przez które wygaśnie kod dostępu (od 15 do 180). Gdy przełącznik jest wyłączony, kod dostępu nigdy nie wygasa.

    Ta funkcja rozszerza również historię kodu dostępu w zakresie 10–24. Oznacza to, że może przechowywać ostatnie 24 kody dostępu każdego użytkownika i uniemożliwić mu ponowne użycie jednego z tych przechowywanych kodów dostępu.

Włącz pocztę głosową dla użytkownika

Jeśli przekierowywanie połączeń jest włączone, te ustawienia przekierowywania połączeń zastąpią skonfigurowane ustawienia poczty głosowej.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

4

Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik poczty głosowej i włącz żądane ustawienia.

Niektóre funkcje poczty głosowej mogą być niedostępne z powodu ustawień organizacyjnych.

Chcesz zobaczyć, jak to zrobić? Obejrzyj tę demonstrację wideo na temat zarządzania ustawieniami poczty głosowej dla użytkownika w Control Hub.

Wysyłaj połączenia użytkownika do poczty głosowej

Skonfiguruj te ustawienia poczty głosowej, aby przekierowywać połączenia przychodzące do poczty głosowej użytkowników.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

4

Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik poczty głosowej .

6

Przejdź do sekcji Wysyłaj połączenia do poczty głosowej i wybierz jedną z następujących opcji:

  • Wysyłaj wszystkie połączenia do poczty głosowej — ta opcja przekierowuje wszystkie połączenia do poczty głosowej.
  • Wysyłaj połączenia na pocztę głosową, gdy linia jest zajęta — ta opcja przekierowuje połączenia na pocztę głosową, gdy użytkownik jest już w trakcie połączenia. Zaznacz pole wyboru i wybierz, aby skonfigurować powitanie domyślne lub niestandardowe.

    Aby ustawić powitanie domyślne, wybierz opcję Domyślny komunikat o zajętości .

    Aby ustawić własne niestandardowe spersonalizowane powitania, wybierz opcję Wiadomość niestandardowa i kliknij Prześlij plik , aby przesłać plik audio (WAV), lub kliknij Nagraj wiadomość , aby nagrać wiadomość.

  • Wysyłaj połączenia na pocztę głosową, gdy nie zostają odebrane — ta opcja przekierowuje połączenia przychodzące na pocztę głosową po określonej liczbie dzwonków. Zaznacz pole wyboru i liczbę dzwonków przed odtworzeniem powitań z listy rozwijanej. Istnieje możliwość skonfigurowania powitania domyślnego lub niestandardowego.

    Aby ustawić powitanie domyślne, wybierz opcję Domyślny komunikat o zajętości .

    Aby ustawić własne niestandardowe spersonalizowane powitania, wybierz opcję Wiadomość niestandardowa i kliknij Prześlij plik , aby przesłać plik audio (WAV), lub kliknij Nagraj wiadomość , aby nagrać wiadomość.

Po przesłaniu pliku lub nagraniu powitań można go zaktualizować, wybierając opcję Zastąp plik lub nagrać inną wiadomość. Nagranie nowej wiadomości lub przesłanie nowego pliku zastępuje poprzednie powitania.

Plik audio (WAV) musi mieć format 8 kHz, 8 bitów, mono, CCITT µ-law, rozmiar maks. 2 MB, format pliku WAV.

Jeśli wybierzesz Wysyłaj wszystkie połączenia do poczty głosowej, nie będzie można wybrać dwóch pozostałych opcji. Aby przekierowywać na pocztę głosową, wybrano razem opcje Wysyłaj połączenia na pocztę głosową, gdy linia jest zajęta i Wysyłaj połączenia na pocztę głosową, gdy nie zostały odebrane .

7

Kliknij przycisk Zapisz.

Zresetuj/ustaw tymczasowy kod PIN poczty głosowej dla użytkownika

Jeśli w organizacji włączono domyślny kod PIN poczty głosowej, można zresetować kod PIN poczty głosowej użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania domyślnego kodu PIN poczty głosowej dla organizacji, zobacz Konfigurowanie domyślnego kodu PIN poczty głosowej dla wszystkich nowych użytkowników.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Aby zresetować kod PIN poczty głosowej dla użytkownika:

  1. Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

  2. Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

  3. Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

  4. Włącz przełącznik poczty głosowej .

  5. Przejdź do sekcji Kod PIN poczty głosowej i kliknij opcję Zresetuj kod PIN poczty głosowej.

    Teraz użytkownik może zalogować się do portalu poczty głosowej i wprowadzić domyślny kod PIN skonfigurowany dla Twojej organizacji.

3

Aby ustawić tymczasowe hasło dla użytkownika:

  1. Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

  2. Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

  3. Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

  4. Włącz przełącznik poczty głosowej .

  5. Przejdź do sekcji Kod PIN poczty głosowej i wprowadź tymczasowe hasło dostępu do poczty głosowej w sekcji Utwórz nowy tymczasowe hasło.

  6. Potwierdź kod dostępu w artykule Potwierdź nowe tymczasowe hasło.

  7. Kliknij przycisk Zapisz.

4

Aby ustawić tymczasowy kod dostępu dla linii wirtualnych:

  1. Przejdź do Usługi → Calling > Linie wirtualne.

  2. Wybierz linię wirtualną i kliknij opcję Połączenie.

  3. Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

  4. Włącz przełącznik poczty głosowej .

  5. Przejdź do sekcji Kod PIN poczty głosowej i wprowadź tymczasowe hasło dostępu do poczty głosowej w sekcji Utwórz nowy tymczasowe hasło.

    Kod dostępu powinien spełniać następujące wymagania:

    • Musi mieć od 6 do 30 cyfr.

    • Nie może zawierać co najmniej 5 powtarzających się cyfr.

    • Nie może zawierać powtarzających się wzorców.

    • Nie może zawierać 4 kolejnych cyfr z rzędu.

    • Nie może zawierać żadnej części Twojego numeru telefonu ani numeru wewnętrznego.

  6. Potwierdź kod dostępu w artykule Potwierdź nowe tymczasowe hasło.

  7. Kliknij przycisk Zapisz.

Użytkownicy mogą również zresetować swój kod PIN poczty głosowej w User Hub zgodnie z określonymi kryteriami ustawionymi na poziomie organizacji. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Ustawianie lub resetowanie kodu PIN poczty głosowej.

Włącz powiadomienia poczty głosowej dla użytkownika

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

4

Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik poczty głosowej .

6

Przejdź do sekcji Powiadomienia i włącz przełącznik Otrzymywanie powiadomień o nowych wiadomościach głosowych.

7

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Przez e-mail — wybierz tę opcję i wprowadź adres e-mail, aby wysłać powiadomienie.

Przełącznik Otrzymywanie powiadomień poczty głosowej włączony w polu Poczta e-mail.

  • Przez wiadomość tekstową — wybierz tę opcję, wprowadź numer telefonu, na który ma być wysyłane powiadomienie, a następnie wybierz dostawcę sieci z menu rozwijanego.

    Przełącznik otrzymywania powiadomień poczty głosowej włączony w polu tekstowym.

8

Kliknij przycisk Zapisz.

Zarządzanie przechowywaniem wiadomości poczty głosowej użytkownika

Można określić, gdzie użytkownicy mogą uzyskać dostęp do poczty głosowej — na telefonie, w User Hub lub za pomocą określonego adresu e-mail jako .tiff pliku.

Jeśli lokalizacja przypisana użytkownikowi ma włączoną transkrypcję poczty głosowej i chcesz, aby użytkownik otrzymywał transkrypcje poczty głosowej, wyślij kopię wiadomości pocztą e-mail i wybierz opcję Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej . Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat włączania transkrypcji poczty głosowej dla lokalizacji, zobacz Włączanie lub wyłączanie transkrypcji poczty głosowej dla lokalizacji.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

4

Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik poczty głosowej .

6

Przejdź do sekcji Miejsce do przechowywania wiadomości i wybierz jedną z następujących opcji:

  • Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej — jeśli wybierzesz tę opcję, użytkownicy będą mogli uzyskać dostęp do swoich wiadomości głosowych z telefonu, aplikacji Webex i centrum użytkownika. Wybierz opcję Użyj wskaźnika nowej wiadomości w telefonie , aby włączyć wskaźnik.

    Jeśli lokalizacja przypisana do użytkownika ma transkrypcję poczty głosowej, wybierz opcję Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej , aby ten użytkownik mógł otrzymać włączoną transkrypcję poczty głosowej.

    Miejsce do przechowywania wiadomości: Użyj wybranego przycisku radiowego skrzynki pocztowej.

    Wewnętrzna skrzynka pocztowa ma następujące ograniczenia miejsca do przechowywania:

    • Limit jednej wiadomości to 10 minut

    • Łączny limit skrzynki pocztowej to 100 minut

  • Użyj zewnętrznej skrzynki pocztowej — jeśli wybierzesz tę opcję, wszystkie wiadomości głosowe będą wysyłane na określony adres e-mail. Użytkownicy nie mogą uzyskać dostępu do wiadomości głosowych z telefonu, aplikacji Webex ani centrum użytkownika. Ponadto wiadomości poczty głosowej nie są transkrybowane.

Miejsce do przechowywania wiadomości: Wybrano przycisk radiowy Użyj zewnętrznej skrzynki pocztowej.

Ta opcja może być niedostępna, jeśli przekazywanie poczty głosowej jest wyłączone.

7

Kliknij przycisk Zapisz.

Konfigurowanie dodatkowych ustawień poczty głosowej dla użytkownika

Te dodatkowe ustawienia można skonfigurować wraz z innymi ustawieniami poczty głosowej dla użytkowników w Control Hub.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

4

Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik poczty głosowej .

6

Przejdź do sekcji Ustawienia dodatkowe i wybierz jedną lub obie z następujących opcji:

  • Wybierz opcję Przekaż po wybraniu „0” na inną linię i wprowadź numer telefonu, na który będą przekazywane połączenia od dzwoniących.

    Po wybraniu tej opcji należy się upewnić, że powitanie poczty głosowej poinformuje dzwoniących, że naciśnięcie „0” spowoduje ich przekazanie.

  • Wybierz opcję Wyślij kopię wiadomości poczty głosowej pocztą e-mail i wprowadź adres e-mail, na który zostanie wysłana nagranie wszystkich wiadomości poczty głosowej.

Ta opcja może być niedostępna, jeśli przekazywanie poczty głosowej jest wyłączone.

Jeśli w lokalizacji przypisanej użytkownikowi jest włączona transkrypcja poczty głosowej, wybierz opcję Wyślij kopię wiadomości pocztą e-mail , aby użytkownik mógł otrzymywać transkrypcje poczty głosowej.

7

Kliknij przycisk Zapisz.

Skonfiguruj ustawienia wiadomości faksowych dla użytkownika

Wiadomości faksowe umożliwiają użytkownikowi odbieranie bezpośrednich faksów przychodzących z usługi poczty głosowej.

Przed rozpoczęciem

Przed skonfigurowaniem tej funkcji rozważ użycie następujących wskazówek:

  • Faksy są gromadzone przez platformę Webex Calling i przechowywane w udostępnionym obszarze przechowywania wraz z wiadomościami poczty głosowej. Pojemność miejsca do przechowywania wynosi 100 minut poczty głosowej lub 1000 stron wiadomości faksowych. Upewnij się, że użytkownicy wiedzą o dostępnym obszarze i muszą przeznaczać miejsce na nowe wiadomości faksowe i mądrze zarchiwizować.

  • Wiadomości faksowe są przechowywane przez nieograniczony czas.

1

Zaloguj się w portalu Control Hub.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij opcję Calling.

4

Przejdź do sekcji Język poczty głosowej, faksu, ogłoszeń i strefa czasowa i kliknij opcję Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik poczty głosowej .

6

Przejdź do sekcji Wiadomości faksowe i włącz przełącznik Odbieranie wiadomości faksowych .

7

Wprowadź numer telefonu przypisany do wiadomości faksowych.

8

W razie potrzeby wprowadź numer wewnętrzny.

Włączono przełącznik Odbieraj wiadomości faksowe.

9

Kliknij przycisk Zapisz.

Włącz transkrypcję poczty głosowej dla użytkownika

Dzięki transkrypcji poczty głosowej użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z transkrypcją poczty głosowej w treści wiadomości e-mail i plikiem .WAV jako załącznikiem poczty głosowej.

Aby użytkownik dysponował transkrypcją poczty głosowej, muszą być spełnione następujące warunki:

  • Włącz transkrypcję poczty głosowej dla lokalizacji użytkownika. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Transkrypcja poczty głosowej w usłudze Webex Calling.

  • Wybierz Wyślij kopię wiadomości poczty głosowej pocztą e-mail i Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej w obszarze ustawień poczty głosowej użytkownika w profilu Calling .

Wyślij kopię wybranego przełącznika wiadomości poczty głosowej Miejsce do przechowywania wiadomości: Użyj wybranego przycisku radiowego skrzynki pocztowej.

Użytkownik może również samodzielnie skonfigurować wszystkie ustawienia poczty głosowej w User Hub. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Konfigurowanie ustawień poczty głosowej. Wszelkie zmiany wprowadzone w tych ustawieniach przez użytkownika są uwzględniane zarówno w User Hub, jak i Control Hub.