Konfigurera och hantera röstbrevlådeinställningar för en Webex Calling-användare

Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Konfigurera dina organisationsinställningar innan du hanterar användarnas röstbrevlådeinställningar. Dessa konfigurationer avgör användarnas röstbrevlådeinställningar som du kan ställa in.

Innan du börjar

För att röstbrevlådefunktionen ska fungera måste du konfigurera röstbrevlådeanknytningen för platsen. Mer information finns i Konfigurera röstportaler för Webex Calling.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Samtal > Tjänstinställningar.
3	Gå till avsnittet Röstbrevlåda och konfigurera följande inställningar: Vidarebefordra röstbrevlåda Borttagning av röstbrevlåda Lösenkod för röstbrevlåda

Vidarebefordra röstbrevlåda

När detta är aktiverat kan användarna vidarebefordra en röstbrevlåda till en annan användares nummer eller anknytning. Om detta är inaktiverat innebär det att användaren inte kan vidarebefordra röstbrevlådan, använda en extern postlåda eller skicka en kopia av röstbrevlådan till en angiven e-postadress.

Klicka på växlingsknappen för att aktivera den här inställningen.

Borttagning av röstbrevlåda

Röstmeddelanden som är över 180 dagar arkiveras automatiskt. Om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden uppmanas du att göra en tjänstebegäran hos Cisco.

Genom att ta bort röstbrevlådan kan du ställa in villkor för utgångna meddelanden. När detta är aktiverat kan administratörer ange tidsramen när meddelanden upphör att gälla. Du kan ange dagarna (1–180) i det angivna fältet. Administratörer kan även ange villkor för borttagning av meddelanden.

Om du vill aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och väljer ett av följande alternativ:

Tillåtande borttagning – detta sparar alla olästa röstmeddelanden och tar bort de röstmeddelanden som har upphört när en användare öppnar sin brevlåda.
Strikt borttagning – detta raderar alla lästa och olästa röstmeddelanden baserat på den tidsram som du har ställt in.

Lösenkod för röstbrevlåda

Så här ställer du in standardlösenkoden för din organisation:

Aktivera knappen Lösenkod för röstbrevlåda .
Ange lösenkoden i Skapa standardlösenkod.
Bekräfta lösenkoden i Bekräfta standardlösenkod.

Du kan också skapa en tidsram där en person måste ändra sin lösenkod och hur ofta han eller hon kan ändra sin lösenkod igen (när den har ändrats):

Du kan ställa in det minsta antalet dagar (1–7) då en lösenkod kan ändras av användaren när den är aktiverad. När växlingsknappen är inaktiverad kan de ändra sin lösenkod flera gånger på samma dag.

Webex Calling förhindrar användaren från att ange en av de äldre lösenkoderna som gör användarnas lösenkod säkrare.
Du kan ange antal dagar då en lösenkod upphör att gälla (mellan 15 och 180) när den är aktiverad. När växlingsknappen är inaktiverad upphör lösenkoden aldrig att gälla.

Den här funktionen förlänger även lösenkodshistoriken 10–24. Det vill säga, det kan lagra varje användares senaste 24 lösenkoder och förhindra användaren från att återanvända någon av dessa lagrade lösenkoder.

Aktivera röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat vidarebefordran av samtal åsidosätter dessa inställningar för vidarebefordran av samtal de inställningar för röstbrevlåda som du har konfigurerat.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda och aktivera inställningarna du vill ha. Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av inställda organisationsinställningar.

Vill du se hur det går till? Titta på den här videodemonstrationen om hur du hanterar röstbrevlådeinställningar för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlåda

Konfigurera dessa röstbrevlådeinställningar för att dirigera inkommande samtal till användarnas röstbrevlåda.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Skicka samtal till röstbrevlåda och välj något av följande alternativ: Skicka alla samtal till röstbrevlåda – Med det här alternativet vidarebefordras alla samtal till röstbrevlåda. Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – Med det här alternativet vidarebefordras samtal till röstbrevlådan när användaren redan är i ett samtal. Markera kryssrutan och välj att ställa in antingen standardhälsning eller anpassad hälsning. För att ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande för ”upptaget” . Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningar väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klickar på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. Skicka samtal till röstbrevlådan när de inte besvaras – Med det här alternativet vidarebefordras inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett angivet antal ringningar. Markera kryssrutan och antalet ringsignaler innan du spelar upp hälsningsfraserna i den nedrullningsbara listan. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning. För att ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande för ”upptaget” . Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningar väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klickar på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. När du har överfört filen eller spelat in hälsningsfraserna kan du uppdatera den genom att välja Ersätt fil eller spela in ett annat meddelande. Om du spelar in ett nytt meddelande eller laddar upp en ny fil åsidosätts de tidigare hälsningsfraserna. Ljudfilen (WAV) måste vara 8 kHz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat. Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlåda kan du inte välja de två andra alternativen. Du kan välja att dirigera till röstbrevlåda med alternativen Skicka samtal till röstbrevlåda när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlåda när de inte besvaras tillsammans.
7	Klicka på Spara.

Återställ/ställ in en tillfällig PIN-kod till röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat standard-PIN-koden till röstbrevlådan för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod till röstbrevlåda. Mer information om hur du konfigurerar en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation finns i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1	Logga in på Control Hub.
2	Så här återställer du en PIN-kod till röstbrevlådan för en användare: Gå till Hantering > Användare. Välj en användare och klicka på Samtal. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda . Gå till avsnittet PIN-kod till röstbrevlåda och klicka på Återställ PIN-kod till röstbrevlåda. Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.
3	Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för en användare: Gå till Hantering > Användare. Välj en användare och klicka på Samtal. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda . Gå till avsnittet PIN-kod till röstbrevlåda och ange ett tillfälligt lösenord för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa nytt tillfälligt lösenord. Bekräfta lösenkoden i Bekräfta ny tillfällig lösenkod. Klicka på Spara.
4	Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för virtuella linjer: Gå till Tjänster → Samtal > Virtuella linjer. Välj en virtuell linje och klicka på Samtal. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda . Gå till avsnittet PIN-kod till röstbrevlåda och ange ett tillfälligt lösenord för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa nytt tillfälligt lösenord. Lösenkoden måste uppfylla följande krav: Måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla 5 eller fler upprepade siffror. Får inte innehålla upprepade mönster. Får inte innehålla fyra på varandra följande siffror i rad. Får inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning. Bekräfta lösenkoden i Bekräfta ny tillfällig lösenkod. Klicka på Spara. Användare kan även återställa PIN-koden till röstbrevlådan i User Hub enligt de angivna kriterier som har ställts in på organisationsnivå. Mer information finns i Ställ in eller återställ PIN-koden till röstbrevlådan.

Aktivera röstbrevlådeaviseringar för en användare

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Aviseringar och aktivera knappen Få aviseringar om nya röstmeddelanden .
7	Välj ett av följande alternativ: Via e-post – Välj det här alternativet och ange e-postadressen för att skicka meddelandet. Via text – Välj det här alternativet, ange telefonnumret som aviseringen ska skickas till och välj sedan nätverksleverantören i den nedrullningsbara menyn.
8	Klicka på Spara.

Hantera en användares lagringsutrymme för röstmeddelanden

Du kan ange var användare kan komma åt röstbrevlådan – på sin telefon, i User Hub eller via en angiven e-postadress som en .tiff fil.

Om platsen som tilldelats användaren har avskrift av röstbrevlåda aktiverad och du vill att användaren ska få avskrifter av röstbrevlådan ska du skicka en kopia av meddelandet via e-post och välja alternativet Använd den interna postlådan . Mer information om hur du aktiverar röstbrevlådeavskrift för din plats finns i Aktivera eller inaktivera röstbrevlådeavskrift för en plats.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Meddelandelagring och välj ett av följande alternativ: Använd intern postlåda – om du väljer det här alternativet kan användare komma åt sina röstmeddelanden från telefonen, Webex-appen och User Hub. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn. Om platsen som tilldelats användaren har avskrift av röstbrevlåda måste du välja Använd intern postlåda för att användaren ska få avskrift av röstbrevlåda aktiverad. Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar: Gräns på 10 minuter för ett meddelande Total gräns för inkorgen på 100 minuter Använd extern postlåda – om du väljer det här alternativet skickas alla röstmeddelanden till ett angivet e-postmeddelande. Användare kan inte komma åt röstmeddelanden från sin telefon, Webex-appen eller User Hub. Röstmeddelanden transkriberas inte heller. Det här alternativet kanske inte är tillgängligt om vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverat.
7	Klicka på Spara.

Konfigurera ytterligare röstbrevlådeinställningar för en användare

Dessa ytterligare inställningar kan konfigureras med andra röstbrevlådeinställningar för användare i Control Hub.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Ytterligare inställningar och välj ett eller båda av följande alternativ: Välj Överför på ”0” till en annan linje och ange telefonnumret som uppringarna ska överföras till. Om du väljer det här alternativet ska du se till att din hälsningsfras informerar de som ringer om att de överförs genom att trycka på ”0”. Välj E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet och ange e-postadressen som inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas till. Det här alternativet kanske inte är tillgängligt om vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverat. Om platsen som tilldelats användaren har avskrift av röstbrevlåda aktiverad väljer du alternativet E-posta en kopia av meddelandet så att användaren kan ta emot avskrifter av röstbrevlådan.
7	Klicka på Spara.

Konfigurera faxmeddelandeinställningar för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Tänk på följande pekare innan du konfigurerar den här funktionen:

Fax samlas in av Webex Calling-plattformen och lagras i ett delat lagringsutrymme tillsammans med röstbrevlådemeddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet och måste fördela utrymmet för nya faxmeddelanden och arkivera på ett klokt sätt.
Faxmeddelanden lagras under obegränsad tid.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Hantering > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Samtal.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingsknappen Röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Faxmeddelanden och aktivera knappen Ta emot faxmeddelanden .
7	Ange det telefonnummer som har tilldelats för faxmeddelanden.
8	Ange en anknytning om det behövs.
9	Klicka på Spara.

Aktivera avskrift av röstbrevlåda för en användare

Med röstbrevlådeavskrift får användaren ett e-postmeddelande med röstbrevlådeavskriften i brödtexten i e-postmeddelandet och .WAV-filen som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska kunna transkribera röstbrevlådan gäller följande villkor:

Aktivera avskrift av röstbrevlåda för användarens plats. Mer information finns i Avskrift av röstbrevlåda för Webex Calling.
Välj E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet och Använd intern postlåda i användarens inställningar för röstbrevlåda i samtalsprofilen .

Skicka en kopia av den markerade röstbrevlådemeddelandeväxlingen via e-post Meddelandelagring: Använd radioknappen för intern inkorg vald.

En användare kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar på egen hand i User Hub. Mer information finns i Konfigurera dina röstbrevlådeinställningar. Ändringar som görs av användaren av dessa inställningar återspeglas i både User Hub och Control Hub.