Configurați setările organizaționale pentru mesageria vocală

Configurați setările organizației înainte de a gestiona setările de poștă vocală ale utilizatorilor. Aceste configurații determină setările de poștă vocală ale utilizatorilor pe care le puteți seta.

Înainte de a începe

Pentru ca funcția de mesagerie vocală să funcționeze, trebuie să configurați extensia portalului de voce pentru locație. Pentru detalii, consultați Configurați portaluri vocale pentru Webex Calling.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Servicii > Apelare > Setări serviciu.

3

Accesați secțiunea Mesagerie vocală și configurați următoarele setări:

  • Redirecționare mesagerie vocală

  • Ștergere mesagerie vocală

  • Parolă mesagerie vocală

Redirecționare mesagerie vocală

Atunci când sunt activate, setările permit utilizatorilor să redirecționeze mesageria vocală către numărul sau extensia altui utilizator. Dacă este dezactivată, utilizatorul este împiedicat să redirecționeze mesageria vocală, să utilizeze o căsuță poștală externă sau să trimită o copie a mesageriei vocale la o adresă de e-mail specificată.

  • Pentru a activa această setare, faceți clic pe comutator.

Ștergere mesagerie vocală

Mesajele vocale cu vârsta mai mare de 180 de zile sunt arhivate automat. Dacă aveți nevoie de acces la mesageria vocală arhivată, vi se solicită să trimiteți o solicitare de serviciu la Cisco.

Ștergerea mesageriei vocale vă permite să setați condiții pentru mesajele expirate. Când această funcție este activată, administratorii pot specifica intervalul de timp la care expiră mesajele. Puteți introduce zilele (1-180) în câmpul furnizat. Administratorii pot, de asemenea, seta condiții pentru ștergerea mesajelor.

Pentru a activa această setare, faceți clic pe comutator și alegeți una dintre următoarele opțiuni:

  • Ștergere permisivă—Această acțiune păstrează toate mesajele vocale necitite și șterge mesajele vocale care au expirat atunci când un utilizator accesează căsuța poștală.

  • Ștergere strictă- Această acțiune șterge toate mesajele vocale citite și necitite în funcție de intervalul de timp pe care l-ați setat.

Parolă mesagerie vocală

Pentru a configura parola implicită pentru organizația dvs.:

  1. Activați comutatorul Cod de acces poștă vocală .
  2. Introduceți parola în Creați parola implicită.
  3. Confirmați parola în Confirmați parola implicită.

De asemenea, puteți crea un interval de timp în care o persoană trebuie să își schimbe parola și cât de des își poate schimba parola din nou (după ce este schimbat):

  • Puteți seta numărul minim de zile (1-7) în care un cod de acces poate fi schimbat de utilizator, atunci când acesta este activat. Când comutatorul este dezactivat, aceștia își pot schimba parola de mai multe ori în aceeași zi.

    Webex Calling împiedică utilizatorul să seteze unul dintre codurile de acces mai vechi, astfel încât parola utilizatorului să fie mai sigură.

  • Puteți seta numărul de zile în care un cod de acces expiră (între 15 și 180), atunci când este activat. Când comutatorul este dezactivat, parola nu expiră niciodată.

    Această caracteristică extinde, de asemenea, istoricul codului de acces 10-24. Adică, poate stoca ultimele 24 de coduri de acces ale fiecărui utilizator și poate împiedica utilizatorul să reutilizeze unul dintre acele coduri de acces stocate.

Activați mesageria vocală pentru un utilizator

Dacă este activată redirecționarea apelurilor, aceste setări de redirecționare a apelurilor înlocuiesc setările de mesagerie vocală pe care le-ați configurat.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Administrare > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Poștă vocală și activați setările dorite.

Este posibil ca unele funcții de mesagerie vocală să nu fie disponibile din cauza setării setărilor organizației.

Doriți să vedeți cum se procedează? Urmăriți această demonstrație video despre cum să gestionați setările de poștă vocală pentru un utilizator în Control Hub.

Trimiteți apelurile unui utilizator către mesageria vocală

Configurați aceste setări de poștă vocală pentru a direcționa apelurile de intrare către poșta vocală a utilizatorilor.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Administrare > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Trimiteți apeluri către mesageria vocală și alegeți dintre oricare dintre următoarele opțiuni:

  • Trimiteți toate apelurile către mesageria vocală—Această opțiune redirecționează toate apelurile către mesageria vocală.
  • Trimiteți apelurile către mesageria vocală atunci când linia este ocupată—Această opțiune redirecționează apelurile către mesageria vocală atunci când utilizatorul este deja într-un apel. Bifați caseta de selectare și alegeți să configurați mesajul de întâmpinare implicit sau cel personalizat.

    Pentru a seta mesajele de întâmpinare implicite, selectați opțiunea Mesaj implicit „ocupat” .

    Pentru a vă seta propriile mesaje de întâmpinare personalizate, selectați opțiunea Mesaj personalizat și faceți clic pe Încărcare fișier pentru a încărca fișierul audio (WAV) sau faceți clic pe Înregistrați mesajul pentru a înregistra mesajul.

  • Trimiteți apelurile către mesageria vocală atunci când acestea nu sunt preluate—Această opțiune redirecționează apelurile de intrare către mesageria vocală după un număr specificat de sunete de apel. Bifați caseta de selectare și numărul de sunete de apel înainte de a reda mesajul de întâmpinare din lista derulantă. Puteți alege să configurați fie un mesaj de întâmpinare implicit, fie un mesaj de întâmpinare personalizat.

    Pentru a seta mesajele de întâmpinare implicite, selectați opțiunea Mesaj implicit „ocupat” .

    Pentru a vă seta propriile mesaje de întâmpinare personalizate, selectați opțiunea Mesaj personalizat și faceți clic pe Încărcare fișier pentru a încărca fișierul audio (WAV) sau faceți clic pe Înregistrați mesajul pentru a înregistra mesajul.

După ce ați încărcat fișierul sau ați înregistrat salutările, îl puteți actualiza selectând Înlocuire fișier sau înregistrând un alt mesaj. Înregistrarea unui mesaj nou sau încărcarea unui fișier nou suprascrie mesajele de întâmpinare anterioare.

Fișierul audio (WAV) trebuie să fie în format de 8 Khz, 8 biți mono, CCITT µ-law, max. 2MB, .wav.

Dacă selectați Trimiteți toate apelurile către mesageria vocală, nu puteți selecta celelalte două opțiuni. Puteți alege să direcționați către mesageria vocală cu opțiunile Trimiteți apelurile către mesageria vocală atunci când linia este ocupată și Trimiteți apelurile către mesageria vocală atunci când sunt selectate împreună.

7

Faceți clic pe Salvare.

Resetați/setați un cod PIN temporar de mesagerie vocală pentru un utilizator

Dacă ați activat PIN-ul implicit de poștă vocală pentru organizația dvs., puteți reseta PIN-ul de poștă vocală al unui utilizator. Pentru mai multe informații despre cum să configurați un cod PIN de poștă vocală implicit pentru organizația dvs., consultați Configurați un cod PIN de poștă vocală implicit pentru toți utilizatorii noi.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Pentru a reseta un cod PIN de poștă vocală pentru un utilizator:

  1. Accesați Administrare > Utilizatori.

  2. Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

  3. Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

  4. Activați comutatorul Poștă vocală .

  5. Accesați secțiunea Cod PIN poștă vocală și faceți clic pe Resetare cod PIN poștă vocală.

    Acum, utilizatorul se poate conecta la portalul său de poștă vocală și poate introduce PIN-ul implicit configurat pentru organizația dvs.

3

Pentru a seta un cod de acces temporar pentru un utilizator:

  1. Accesați Administrare > Utilizatori.

  2. Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

  3. Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

  4. Activați comutatorul Poștă vocală .

  5. Accesați secțiunea PIN poștă vocală și introduceți un cod de acces temporar pentru accesul la poșta vocală în Creați un nou cod de acces temporar.

  6. Confirmați parola în Confirmați noul cod de acces temporar.

  7. Faceți clic pe Salvare.

4

Pentru a seta un cod de acces temporar pentru liniile virtuale:

  1. Accesați Servicii → Apelare > Linii virtuale.

  2. Selectați o linie virtuală și faceți clic pe Apelare.

  3. Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

  4. Activați comutatorul Poștă vocală .

  5. Accesați secțiunea Cod PIN poștă vocală și introduceți un cod de acces temporar pentru accesul la poșta vocală în Creați un nou cod de acces temporar.

    Codul de acces trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

    • Trebuie să aibă între 6 și 30 de cifre.

    • Nu trebuie să conțină 5 sau mai multe cifre care se repetă.

    • Nu trebuie să conțină modele repetate.

    • Nu trebuie să conțină 4 cifre consecutive la rând.

    • Nu trebuie să conțină nicio parte a numărului dvs. de telefon sau a extensiei.

  6. Confirmați parola în Confirmați noul cod de acces temporar.

  7. Faceți clic pe Salvare.

De asemenea, utilizatorii își pot reseta PIN-ul de poștă vocală în User Hub , urmând criteriile specificate stabilite la nivel de organizație. Pentru detalii, consultați Setați sau resetați codul PIN al mesageriei vocale.

Activați notificările de mesagerie vocală pentru un utilizator

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Administrare > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Notificări și activați comutatorul Primiți notificări pentru orice mesaje vocale noi .

7

Alegeți una dintre următoarele opțiuni:

  • Prin e-mail—Selectați această opțiune și introduceți adresa de e-mail pentru a trimite notificarea.

Comutatorul de primire a notificărilor de mesagerie vocală este activat cu ajutorul câmpului de e-mail.

  • Prin text — Selectați această opțiune, introduceți numărul de telefon pentru a trimite notificarea, apoi selectați furnizorul de rețea din meniul derulant.

    Comutatorul de primire a notificărilor de mesagerie vocală este activat prin intermediul câmpului de text.

8

Faceți clic pe Salvare.

Gestionați stocarea mesajelor vocale ale unui utilizator

Puteți specifica unde utilizatorii își pot accesa mesageria vocală — pe telefon, în User Hub sau printr-o adresă de e-mail specificată ca .tiff fișier.

Dacă locația atribuită utilizatorului are activată transcrierea mesajului vocal și doriți ca utilizatorul să primească transcrieri ale mesajului vocal, trimiteți prin e-mail o copie a mesajului și selectați opțiunea Utilizați cutia poștală internă . Pentru detalii despre activarea transcrierii mesageriei vocale pentru locația dvs., consultați Activați sau dezactivați transcrierea mesageriei vocale pentru o locație.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Administrare > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Stocare mesaje și alegeți una dintre următoarele opțiuni:

  • Utilizați căsuța poștală internă—Dacă alegeți această opțiune, utilizatorii își pot accesa mesajele vocale de pe telefon, din Aplicația Webex și din User Hub. Selectați Utilizați indicatorul de mesaj nou pe telefon pentru a activa indicatorul.

    Dacă locația atribuită utilizatorului are transcriere a mesageriei vocale, trebuie să selectați Utilizați cutia poștală internă pentru ca acest utilizator să primească transcrierea mesageriei vocale care este activată.

    Stocare mesaje: Utilizați butonul radio al căsuței poștale interne selectat.

    Căsuța poștală internă are următoarele limitări de stocare:

    • - Limita unui mesaj unic este de 10 minute

    • - limita totală a căsuței poștale este de 100 de minute

  • Utilizați cutia poștală externă—Dacă alegeți această opțiune, toate mesajele vocale sunt trimise către un e-mail specificat. Utilizatorii nu pot accesa mesajele vocale de pe telefonul lor, din Aplicația Webex sau din Hubul de utilizatori. De asemenea, mesajele vocale nu sunt transcrise.

Stocare mesaje: Utilizați butonul radio al căsuței poștale externe selectat.

Această opțiune poate fi indisponibilă dacă este dezactivată redirecționarea mesageriei vocale.

7

Faceți clic pe Salvare.

Configurați setări suplimentare de poștă vocală pentru un utilizator

Aceste setări suplimentare pot fi configurate cu alte setări de mesagerie vocală pentru utilizatori în Control Hub.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Administrare > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Setări suplimentare și alegeți una sau ambele dintre următoarele opțiuni:

  • Selectați Transfer la '0' pe o altă linie și introduceți numărul de telefon la care vor fi transferați apelanții.

    Dacă selectați această opțiune, asigurați-vă că mesajul de întâmpinare al mesageriei vocale informează apelanții că vor fi transferați când apasă pe 0.

  • Selectați Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului vocal și introduceți adresa de e-mail la care se va trimite înregistrarea tuturor mesajelor vocale.

Această opțiune poate fi indisponibilă dacă este dezactivată redirecționarea mesageriei vocale.

Dacă locația atribuită utilizatorului are activată transcrierea mesajului vocal, selectați opțiunea Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului pentru ca utilizatorul să primească transcrieri de mesagerie vocală.

7

Faceți clic pe Salvare.

Configurați setările mesageriei fax pentru un utilizator

Mesageria fax permite unui utilizator să primească faxuri de intrare directe de la serviciul său de mesagerie vocală.

Înainte de a începe

Luați în considerare următoarele indicatoare înainte de a configura această caracteristică:

  • Faxurile sunt colectate de platforma Webex Calling și stocate într-o zonă de stocare partajată, împreună cu mesajele vocale. Capacitatea de stocare este de 100 de minute de mesagerie vocală sau de 1000 de pagini de mesaje fax. Asigurați-vă că utilizatorii cunosc spațiul disponibil și că trebuie să aloce cu înțelepciune spațiu pentru mesajele fax noi și pentru arhivare.

  • Mesajele fax sunt stocate pe o perioadă nelimitată de timp.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Administrare > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Mesagerie fax și activați comutatorul Primiți mesaje fax .

7

Introduceți numărul de telefon alocat pentru mesageria prin fax.

8

Introduceți o extensie, dacă este necesar.

Comutatorul de recepție a mesajelor fax este activat.

9

Faceți clic pe Salvare.

Activați transcrierea mesageriei vocale pentru un utilizator

Cu transcrierea mesajului vocal, utilizatorul primește un e-mail cu transcrierea mesajului vocal în corpul e-mailului și fișierul .WAV ca atașare de mesagerie vocală.

Pentru ca un utilizator să aibă transcriere a mesageriei vocale, se aplică următoarele condiții:

  • Activați transcrierea mesageriei vocale pentru locația utilizatorului. Pentru detalii, consultați Transcrierea mesajelor vocale pentru Webex Calling.

  • Selectați Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului vocal și Utilizați cutia poștală internă în zona de setări a mesageriei vocale a utilizatorului din profilul Apelare .

Trimiteți prin e-mail o copie a comutatorului de mesaj vocal selectat Stocare mesaje: Utilizați butonul radio al căsuței poștale interne selectat.

Un utilizator poate, de asemenea, să își configureze toate setările de poștă vocală pe cont propriu în User Hub. Pentru detalii, consultați Configurați setările mesageriei vocale. Orice modificări aduse acestor setări de către utilizator se reflectă atât în User Hub, cât și în Control Hub.