Organisatie-instellingen configureren voor voicemail

Configureer uw organisatie-instellingen voordat u de voicemailinstellingen van de gebruikers beheert. Deze configuraties bepalen welke voicemailinstellingen u voor de gebruikers kunt instellen.

Voordat u begint

Om de voicemailfunctie te laten werken, moet u de voicemailportal-extensie voor de locatie instellen. Zie Spraakportals configureren voor Webex Callingvoor meer informatie.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Service-instellingen.

3

Ga naar het gedeelte Voicemail en configureer de volgende instellingen:

  • Voicemails doorschakelen

  • Verwijdering van voicemails

  • Toegangscode voor voicemail

Voicemails doorsturen

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers voicemailberichten doorsturen naar het nummer of toestelnummer van een andere gebruiker. Als deze optie is uitgeschakeld, kan de gebruiker geen voicemail doorsturen, geen externe mailbox gebruiken en geen kopie van de voicemail niet naar een opgegeven e-mailadres sturen.

  • Klik op de schakelaar om deze instelling in te schakelen.

Voicemail verwijderen

Voicemailberichten die ouder zijn dan 180 dagen, worden automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde voicemailberichten, wordt u verzocht een serviceaanvraag in te dienen bij Cisco.

Met voicemail verwijderen kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten. Als deze optie is ingeschakeld, kunnen beheerders het tijdsbestek opgeven waarbinnen berichten verlopen. U kunt de dagen (1-180) invoeren in het daarvoor bestemde veld. Beheerders kunnen ook voorwaarden instellen voor het verwijderen van berichten.

Om deze instelling in te schakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u een van de volgende opties:

  • Toegestane verwijdering— Hiermee worden alle ongelezen voicemailberichten bewaard en worden de voicemailberichten verwijderd die zijn verlopen wanneer een gebruiker zijn mailbox opent.

  • Strikt verwijderen—Hiermee worden alle gelezen en ongelezen voicemailberichten verwijderd op basis van het door u ingestelde tijdsbestek.

Toegangscode voicemail

Voordat u de standaardtoegangscode voor de organisatie instelt om toegang te krijgen tot de voicemail, moet u rekening houden met de volgende beveiligingsmaatregelen: risks/concerns voor eindgebruikers:

  • Als u een standaardtoegangscode voor de organisatie instelt, heeft elke gebruiker toegang tot de mailbox en services.

  • Met de standaardtoegangscode krijgt u toegang tot de diensten van een andere gebruiker, zoals:

    • Voicemail, inclusief het afspelen van berichten, personalisatie van namen en begroetingen

    • Portaal met één nummerbereik

    • Hoteling

  • Met de standaardtoegangscode is aanmelden bij een hotdesk via de optie voor spraakportal uitgeschakeld.

Het is belangrijk dat gebruikers hun toegangscode bijwerken om de veiligheid te waarborgen. Gebruikers kunnen hun persoonlijke voicemail-PIN instellen via User Hub, of u kunt een tijdelijke toegangscode toewijzen. Zie de sectie Reset/Set de voicemail-PIN van een tijdelijke gebruiker in dit artikel om de tijdelijke toegangscode voor gebruikers in te stellen. Gebruikers kunnen Uw voicemail-PIN instellen of opnieuw instellen raadplegen voor het instellen van hun toegangscode.

Zo stelt u de standaardtoegangscode voor uw organisatie in:

  1. Schakel de schakelaar Voicemail-toegangscode in.
  2. Voer de toegangscode in bij Standaardtoegangscode maken.
  3. Bevestig de toegangscode in Bevestig de standaardtoegangscode.

U kunt ook een tijdsbestek instellen waarbinnen iemand zijn of haar toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij of zij de toegangscode opnieuw kan wijzigen (nadat deze is gewijzigd):

  • U kunt het minimale aantal dagen (1-7) instellen waarin een toegangscode door de gebruiker kan worden gewijzigd (indien ingeschakeld). Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren wijzigen op dezelfde dag.

    Met Webex Calling kan de gebruiker geen oudere toegangscodes instellen, waardoor de toegangscode van de gebruiker veiliger is.

  • U kunt het aantal dagen instellen dat een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180) indien ingeschakeld. Als de schakelaar uit staat, verloopt de toegangscode nooit.

    Met deze functie kunt u de toegangscodegeschiedenis uitbreiden met 10-24. Dat wil zeggen dat deze de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker kan opslaan en kan voorkomen dat de gebruiker een van deze opgeslagen toegangscodes opnieuw gebruikt.

Voicemail voor een gebruiker inschakelen

Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Zet de schakelaar Voicemail aan en schakel de gewenste instellingen in.

Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar omdat de organisatie-instellingen zijn ingesteld.

Wil je zien hoe het moet? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Gesprekken van een gebruiker doorsturen naar voicemail

Configureer deze voicemailinstellingen om inkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Gesprekken doorsturen naar voicemail en kies uit een van de volgende opties:

  • Stuur alle oproepen naar voicemail:Met deze optie worden alle oproepen doorgestuurd naar voicemail.
  • Gesprekken doorsturen naar voicemail tijdens een bezette lijn:Met deze optie worden gesprekken doorgestuurd naar voicemail wanneer de gebruiker al in gesprek is. Selecteer het selectievakje en kies of u een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting wilt instellen.

    Om de standaardbegroetingen in te stellen, selecteert u de optie Standaardbezetbericht.

    Om uw eigen persoonlijke begroetingen in te stellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Stuur oproepen door naar voicemail bij onbeantwoorde oproepen.Met deze optie worden inkomende oproepen na een bepaald aantal keren overgaan doorgestuurd naar voicemail. Selecteer het selectievakje en het aantal keren dat de beltoon moet overgaan voordat de begroetingen worden afgespeeld in de vervolgkeuzelijst. U kunt ervoor kiezen om een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting in te stellen.

    Om de standaardbegroetingen in te stellen, selecteert u de optie Standaardbezetbericht.

    Om uw eigen persoonlijke begroetingen in te stellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Wanneer u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de voorgaande begroetingen overschreven.

Het audiobestand (WAV) moet 8 kHz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB en het bestandsformaat .wav hebben.

Als u Alle oproepen naar voicemail sturenselecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om naar voicemail te worden doorgeschakeld door zowel de opties Oproepen naar voicemail doorsturen als de lijn bezet is als Oproepen naar voicemail doorsturen als er niet wordt opgenomen tegelijk te selecteren.

7

Klik op Opslaan.

Reset/Set een tijdelijke voicemail-PIN voor een gebruiker

Als u de standaard voicemail-pincode voor uw organisatie hebt ingeschakeld, kunt u de voicemail-pincode van een gebruiker opnieuw instellen. Voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemailpincode voor uw organisatie, zie Een standaard voicemailpincode voor alle nieuwe gebruikers configureren.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga als volgt te werk om een voicemail-PIN voor een gebruiker opnieuw in te stellen:

  1. Ga naar Management > Gebruikers.

  2. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

  4. Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemail-PIN en klik op Voicemail-PIN opnieuw instellen.

    De gebruiker kan zich nu aanmelden bij de voicemailportal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.

3

Om een tijdelijke toegangscode voor een gebruiker in te stellen:

  1. Ga naar Management > Gebruikers.

  2. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

  4. Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemail-PIN en voer een tijdelijke toegangscode voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode makenin.

    De pincode moet aan de volgende vereisten voldoen:

    • Moet tussen de 6 en 30 cijfers lang zijn.

    • Mag geen herhaalde patronen bevatten. Bijvoorbeeld, 121212, 123123 of 13571357 zijn ongeldig. Maar als u 1235123 invoert, is het wel geldig.

    • Mag uw telefoonnummer of toestelnummer niet in voor- of omgekeerde volgorde bevatten. Uw toestelnummer is bijvoorbeeld 147869. De pincodes 9147869 en 9968741 zijn ongeldig, omdat de extensie in voorwaartse of achterwaartse richting staat.

    • Mag niet in uw telefoonnummer of toestelnummer voorkomen, in voorwaartse of omgekeerde volgorde. Als uw telefoonnummer bijvoorbeeld +13015551212, dan is de pincode 5551212 ongeldig omdat deze in het telefoonnummer in doorschakeling voorkomt, en de pincode 2121555 is ongeldig omdat deze in het telefoonnummer in omgekeerde volgorde voorkomt.

    • Mag niet vier of meer keer achter elkaar dezelfde cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 222211, 888888 of 9099991.

    • Mag niet vier of meer oplopende of aflopende cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 123456 of 987654.

    • Dit mag niet uw huidige pincode zijn, maar dan in omgekeerde volgorde. Als uw huidige pincode bijvoorbeeld 226897 is, mag u niet 798622 als nieuwe pincode invoeren.

    • Mag geen van uw laatste 10 pincodes bevatten. Dit is een standaardregel die is ingesteld door Webex Calling en die alleen door een beheerder kan worden geconfigureerd via de Webex Calling API.

  6. Voer de toegangscode opnieuw in Bevestig de nieuwe tijdelijke toegangscode.

  7. Klik op Opslaan.

4

Om een tijdelijke toegangscode voor virtuele lijnen in te stellen:

  1. Ga naar Diensten > Bellen > Virtuele lijnen.

  2. Selecteer een virtuele lijn en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

  4. Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemail-PIN en voer een tijdelijke toegangscode voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode makenin.

    De pincode moet aan de volgende vereisten voldoen:

    • Moet tussen de 6 en 30 cijfers lang zijn.

    • Mag geen herhaalde patronen bevatten. Bijvoorbeeld, 121212, 123123 of 13571357 zijn ongeldig. Maar als u 1235123 invoert, is het wel geldig.

    • Mag uw telefoonnummer of toestelnummer niet in voor- of omgekeerde volgorde bevatten. Uw toestelnummer is bijvoorbeeld 147869. De pincodes 9147869 en 9968741 zijn ongeldig, omdat de extensie in voorwaartse of achterwaartse richting staat.

    • Mag niet in uw telefoonnummer of toestelnummer voorkomen, in voorwaartse of omgekeerde volgorde. Als uw telefoonnummer bijvoorbeeld +13015551212, dan is de pincode 5551212 ongeldig omdat deze in het telefoonnummer in doorschakeling voorkomt, en de pincode 2121555 is ongeldig omdat deze in het telefoonnummer in omgekeerde volgorde voorkomt.

    • Mag niet vier of meer keer achter elkaar dezelfde cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 222211, 888888 of 9099991.

    • Mag niet vier of meer oplopende of aflopende cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 123456 of 987654.

    • Dit mag niet uw huidige pincode zijn, maar dan in omgekeerde volgorde. Als uw huidige pincode bijvoorbeeld 226897 is, mag u niet 798622 als nieuwe pincode invoeren.

    • Mag geen van uw laatste 10 pincodes bevatten. Dit is een standaardregel die is ingesteld door Webex Calling en die alleen door een beheerder kan worden geconfigureerd via de Webex Calling API.

  6. Bevestig de toegangscode in Bevestig de nieuwe tijdelijke toegangscode.

  7. Klik op Opslaan.

Gebruikers kunnen hun voicemail-PIN ook opnieuw instellen in Gebruikershub volgens de opgegeven criteria die op organisatieniveau zijn ingesteld. Voor meer informatie, zie Uw voicemail-PIN instellen of resetten.

Voicemailmeldingen voor een gebruiker inschakelen

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Meldingen en schakel de schakelaar Melding ontvangen van nieuwe spraakberichten in.

7

Kies een van de volgende opties:

  • Via e-mail:Selecteer deze optie en voer het e-mailadres in waarnaar de melding moet worden verzonden.

Ontvang voicemailmeldingen door de schakelaar 'via e-mail' in te schakelen.

  • Via tekst—Selecteer deze optie, voer het telefoonnummer in waarnaar de melding moet worden verzonden en selecteer vervolgens de netwerkaanbieder in het vervolgkeuzemenu.

    Ontvang voicemailmeldingen door de schakelaar in te schakelen met het tekstveld Via.

8

Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt opgeven waar gebruikers toegang hebben tot hun voicemail: op hun telefoon, in de gebruikershub of via een opgegeven e-mailadres als een .tiff -bestand.

Als voor de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie is ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, stuurt u een kopie van het bericht per e-mail en selecteert u de optie Interne mailbox gebruiken. Zie Voicemailtranscriptie in- of uitschakelen voor een locatie voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Berichtenopslag en kies een van de volgende opties:

  • Interne mailbox gebruiken— Als u deze optie kiest, hebben gebruikers toegang tot hun voicemailberichten via de telefoon, de Webex-app en de gebruikershub. Selecteer De indicator voor een nieuw bericht gebruiken op de telefoon om de indicator in te schakelen.

    Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie heeft, moet u Interne mailbox gebruiken selecteren zodat deze gebruiker voicemailtranscriptie kan ontvangen die is ingeschakeld.

    Berichtenopslag: Keuzerondje Interne mailbox gebruiken is geselecteerd.

    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Externe mailbox gebruiken—Als u deze optie kiest, worden alle voicemailberichten naar een opgegeven e-mailadres verzonden. Gebruikers hebben geen toegang tot spraakberichten via hun telefoon, de Webex-app of de User Hub. Bovendien worden voicemailberichten niet getranscribeerd.

Berichtenopslag: Keuzerondje 'Externe mailbox gebruiken' geselecteerd.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

7

Klik op Opslaan.

Aanvullende voicemailinstellingen configureren voor een gebruiker

Deze extra instellingen kunnen samen met andere voicemailinstellingen voor gebruikers worden geconfigureerd in de Control Hub.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Extra instellingen en kies een of beide van de volgende opties:

  • Selecteer Doorverbinden bij '0' naar een andere lijn en voer het telefoonnummer in waarnaar de bellers worden doorverbonden.

    Als u deze optie selecteert, zorgt u ervoor dat uw voicemail begroeting oproepers informeert die op '0' drukken.

  • Selecteer Een kopie van het voicemailbericht e-mailen en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemailberichten moet worden verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

Als voor de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie is ingeschakeld, selecteert u de optie Een kopie van het bericht e-mailen zodat de gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen.

7

Klik op Opslaan.

Instellingen voor faxberichten configureren voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker directe inkomende faxen ontvangen via de voicemailservice.

Voordat u begint

Houd rekening met de volgende aandachtspunten voordat u deze functie configureert:

  • Faxs worden verzameld door het Webex Calling en opgeslagen in een gedeeld opslagruimte naast voicemailberichten. Opslagcapaciteit is 100 minuten aan voicemailberichten of 1000 pagina's met faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte en dat ze ruimte moeten toewijzen aan nieuwe faxberichten en voldoende ruimte moeten archiveren.

  • Faxberichten worden voor onbeperkte tijd opgeslagen.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Faxberichten en zet de schakelaar Faxberichten ontvangen aan.

7

Voer het telefoonnummer in dat is toegewezen voor faxberichten.

8

Voer indien nodig een extensie in.

Faxberichten ontvangen is ingeschakeld.

9

Klik op Opslaan.

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Bij voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de tekst van de e-mail en . WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor gebruikers die voicemailtranscripties gebruiken, gelden de volgende voorwaarden:

  • Voicemailtranscriptie inschakelen voor de locatie van de gebruiker. Zie Voicemailtranscriptie voor Webex Callingvoor meer informatie.

  • Selecteer Kopie van voicemailbericht e-mailen en Interne mailbox gebruiken in het voicemailinstellingengebied van de gebruiker van het profiel Bellen.

E-mail een kopie van het voicemailbericht geselecteerd Berichtenopslag: Keuzerondje Interne mailbox gebruiken is geselecteerd.

Een gebruiker kan ook zelf alle voicemailinstellingen configureren in de Gebruikershub. Voor meer informatie, zie Uw voicemailinstellingen configureren. Wijzigingen die de gebruiker aan deze instellingen aanbrengt, worden weergegeven in zowel de User Hub als de Control Hub.