Organisatie-instellingen configureren voor voicemail

Configureer uw organisatie-instellingen voordat u de voicemailinstellingen van de gebruikers beheert. Deze configuraties bepalen de voicemailinstellingen van gebruikers die u kunt instellen.

Voordat u begint

Om de voicemailfunctie te laten werken, moet u het toestel van de spraakportal voor de locatie instellen. Zie Spraakportals configureren voor Webex Calling voor meer informatie.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Service-instellingen.

3

Ga naar het gedeelte Voicemail en configureer de volgende instellingen:

  • Voicemails doorschakelen

  • Verwijdering van voicemails

  • Toegangscode voor voicemail

Voicemails doorschakelen

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers met de instellingen een voicemail doorsturen naar het nummer of het toestel van een andere gebruiker. Indien uitgeschakeld, kan de gebruiker hiermee geen voicemail doorsturen, een extern postvak gebruiken of een kopie van de voicemail naar een opgegeven e-mailadres sturen.

  • Klik op de schakelaar om deze instelling in te schakelen.

Verwijdering van voicemails

Voicemails ouder dan 180 dagen worden automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde voicemails, wordt u gevraagd een serviceaanvraag in te dienen bij Cisco.

Bij het verwijderen van voicemails kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten. Indien ingeschakeld, kunnen beheerders een tijdsbestek opgeven waarin berichten verlopen. U kunt de dagen (1-180) in het daarvoor bestemde veld invoeren. Beheerders kunnen ook voorwaarden instellen voor het verwijderen van berichten.

Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u een van de volgende opties:

  • Verwijdering met toestemming: hiermee blijven alle ongelezen voicemails behouden en worden de voicemails verwijderd die zijn verlopen wanneer een gebruiker zijn of haar postvak opent.

  • Strikte verwijdering: hiermee worden alle gelezen en ongelezen voicemails verwijderd op basis van het ingestelde tijdsbestek.

Toegangscode voor voicemail

De standaardtoegangscode voor uw organisatie instellen:

  1. Schakel de schakelaar Toegangscode voor voicemail in.
  2. Voer de toegangscode in bij Standaardtoegangscode maken.
  3. Bevestig de toegangscode in Standaardtoegangscode bevestigen.

U kunt ook een tijdsbestek maken waarin een persoon zijn of haar toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij of zij zijn of haar toegangscode opnieuw kan wijzigen (als deze eenmaal is gewijzigd):

  • U kunt het minimumaantal dagen (1-7) instellen waarop een toegangscode indien ingeschakeld door de gebruiker kan worden gewijzigd. Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren op dezelfde dag wijzigen.

    Webex Calling voorkomt dat de gebruiker een van de oudere toegangscodes instelt, waardoor de toegangscode van de gebruiker veiliger wordt.

  • U kunt instellen hoeveel dagen een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180) indien ingeschakeld. Als de schakelaar is uitgeschakeld, verloopt de toegangscode nooit.

    Met deze functie wordt ook de geschiedenis van de toegangscode met 10-24 verlengd. Dat wil zeggen dat de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker kunnen worden opgeslagen en dat de gebruiker een van die opgeslagen toegangscodes opnieuw kan gebruiken.

Voicemail voor een gebruiker inschakelen

Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprekken doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de schakelaar Voicemail in en schakel de gewenste instellingen in.

Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar vanwege organisatie-instellingen.

Wilt u zien hoe het werkt? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Gesprekken van een gebruiker doorsturen naar voicemail

Configureer deze voicemailinstellingen om binnenkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de schakelaar Voicemail in.

6

Ga naar het gedeelte Gesprekken naar voicemail doorsturen en kies uit een van de volgende opties:

  • Alle gesprekken naar de voicemail doorsturen: met deze optie worden alle gesprekken naar de voicemail doorgeschakeld.
  • Gesprekken naar voicemail doorsturen tijdens een bezette lijn: deze optie stuurt gesprekken door naar voicemail wanneer de gebruiker al in gesprek is. Schakel het selectievakje in en kies of u de standaardbegroeting of de aangepaste begroeting wilt instellen.

    Als u de standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht 'bezet' .

    Als u uw eigen aangepaste persoonlijke begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Gesprekken naar voicemail doorsturen bij geen antwoord: deze optie stuurt binnenkomende gesprekken door naar voicemail na een opgegeven aantal keer overgaan. Schakel het selectievakje in en het aantal keren overgaan voordat de begroetingen in de vervolgkeuzelijst worden afgespeeld. U kunt kiezen tussen een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting.

    Als u de standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht 'bezet' .

    Als u uw eigen aangepaste persoonlijke begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Zodra u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Als u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de vorige begroetingen genegeerd.

Het audiobestand (WAV) moet 8 Khz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav-bestandsindeling zijn.

Als u Alle gesprekken naar voicemail doorsturen selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om door te sturen naar voicemail met zowel Gesprekken naar voicemail doorsturen tijdens een bezette lijn als Gesprekken naar voicemail doorsturen wanneer er niet-beantwoorde opties zijn geselecteerd.

7

Klik op Opslaan.

Een tijdelijke voicemailpincode voor een gebruiker herstellen/instellen

Als u de standaard voicemailpincode voor uw organisatie hebt ingeschakeld, kunt u de voicemailpincode van een gebruiker herstellen. Zie Een standaard voicemailpincode voor alle nieuwe gebruikers configureren voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemailpincode voor uw organisatie.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Een voicemailpincode voor een gebruiker herstellen:

  1. Ga naar Beheer > Gebruikers.

  2. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

  4. Schakel de schakelaar Voicemail in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemailpincode en klik op Voicemailpincode herstellen.

    De gebruiker kan zich nu aanmelden bij de voicemailportal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.

3

Een tijdelijke toegangscode voor een gebruiker instellen:

  1. Ga naar Beheer > Gebruikers.

  2. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

  4. Schakel de schakelaar Voicemail in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemailpincode en voer een tijdelijke toegangscode voor voicemailtoegang in bij Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.

  6. Bevestig de toegangscode in Nieuwe tijdelijke toegangscode bevestigen.

  7. Klik op Opslaan.

4

Een tijdelijke toegangscode voor virtuele lijnen instellen:

  1. Ga naar Services → Bellen > Virtuele lijnen.

  2. Selecteer een virtuele lijn en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

  4. Schakel de schakelaar Voicemail in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemailpincode en voer een tijdelijke toegangscode voor voicemailtoegang in bij Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.

    De toegangscode moet aan de volgende vereisten voldoen:

    • Moet tussen 6 en 30 cijfers lang zijn.

    • Mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.

    • Mag geen herhaalde patronen bevatten.

    • Mag geen opeenvolgende 4 cijfers bevatten.

    • Mag geen deel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.

  6. Bevestig de toegangscode in Nieuwe tijdelijke toegangscode bevestigen.

  7. Klik op Opslaan.

Gebruikers kunnen ook hun voicemailpincode herstellen in User Hub aan de hand van de opgegeven criteria die zijn ingesteld op organisatieniveau. Zie Uw voicemailpincode instellen of opnieuw instellen voor meer informatie.

Voicemailmeldingen voor een gebruiker inschakelen

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de schakelaar Voicemail in.

6

Ga naar het gedeelte Meldingen en schakel de schakelaar Melding ontvangen van nieuwe spraakberichten in.

7

Kies een van de volgende opties:

  • Via e-mail: selecteer deze optie en voer het e-mailadres in om de melding te verzenden.

Voicemailmeldingen ontvangen is ingeschakeld met via e-mailveld.

  • Via tekst: selecteer deze optie, voer het telefoonnummer in om de melding te verzenden en selecteer vervolgens de netwerkprovider in het vervolgkeuzemenu.

    Voicemailmeldingen ontvangen is ingeschakeld met via tekstveld.

8

Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt opgeven waar gebruikers toegang hebben tot hun voicemail: op hun telefoon, in de gebruikershub of via een opgegeven e-mailadres als een .tiff bestand.

Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscripties heeft ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, e-mailt u een kopie van het bericht en selecteert u de optie Het interne postvak gebruiken . Zie Voicemailtranscriptie voor een locatie in- of uitschakelen voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de schakelaar Voicemail in.

6

Ga naar het gedeelte Berichtenopslag en kies een van de volgende opties:

  • Intern postvak gebruiken: als u deze optie kiest, kunnen gebruikers hun spraakberichten openen via de telefoon, de Webex-app en User Hub. Selecteer De indicator voor een nieuw bericht gebruiken op de telefoon om de indicator in te schakelen.

    Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscripties heeft, moet u Intern postvak gebruiken selecteren zodat deze gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen die zijn ingeschakeld.

    Berichtenopslag: Keuzerondje voor intern postvak gebruiken geselecteerd.

    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvak gebruiken: als u deze optie kiest, worden alle spraakberichten naar een opgegeven e-mailadres verzonden. Gebruikers hebben geen toegang tot spraakberichten vanaf hun telefoon, Webex-app of User Hub. Voicemails worden ook niet getranscribeerd.

Berichtenopslag: Keuzerondje voor extern postvak gebruiken geselecteerd.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als het doorschakelen van voicemails is uitgeschakeld.

7

Klik op Opslaan.

Aanvullende voicemailinstellingen configureren voor een gebruiker

Deze aanvullende instellingen kunnen worden geconfigureerd met andere voicemailinstellingen voor gebruikers in Control Hub.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de schakelaar Voicemail in.

6

Ga naar het gedeelte Aanvullende instellingen en kies een of beide van de volgende opties:

  • Selecteer '0' doorverbinden met een andere lijn en voer het telefoonnummer in waarnaar de bellers worden doorverbonden.

    Als u deze optie selecteert, moet u ervoor zorgen dat uw voicemailbegroeting bellers informeert dat ze door op '0' te drukken worden doorverbonden.

  • Selecteer Een kopie van het voicemailbericht e-mailen en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemails wordt verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als het doorschakelen van voicemails is uitgeschakeld.

Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscripties heeft ingeschakeld, selecteert u de optie Een kopie van het bericht e-mailen zodat de gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen.

7

Klik op Opslaan.

Instellingen voor faxberichten configureren voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker directe inkomende faxen ontvangen via de voicemailservice.

Voordat u begint

Houd rekening met de volgende aanwijzers voordat u deze functie configureert:

  • Faxen worden door het Webex Calling-platform verzameld en samen met voicemailberichten opgeslagen in een gedeelde opslagruimte. De opslagcapaciteit is 100 minuten voicemail of 1000 pagina's aan faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte. Wijs ruimte toe voor nieuwe faxberichten en archiveer ze verstandig.

  • Faxberichten worden voor onbeperkte tijd opgeslagen.

1

Meld u aan bij Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.

5

Schakel de schakelaar Voicemail in.

6

Ga naar het gedeelte Faxberichten en schakel de schakelaar Faxberichten ontvangen in.

7

Voer het telefoonnummer in dat is toegewezen voor het versturen van faxberichten.

8

Voer indien nodig een toestel in.

Schakelaar Faxberichten ontvangen ingeschakeld.

9

Klik op Opslaan.

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Met voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de tekst van de e-mail en het .WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor een gebruiker zijn de volgende voorwaarden van toepassing op voicemailtranscripties:

  • Schakel voicemailtranscriptie in voor de locatie van de gebruiker. Zie Voicemailtranscriptie voor Webex Calling voor meer informatie.

  • Selecteer Een kopie van voicemailbericht e-mailen en Intern postvak gebruiken in het voicemailinstellingengebied van de gebruiker van het Calling -profiel.

Een kopie van de geselecteerde schakelaar voor voicemailberichten versturen per e-mail Berichtenopslag: Keuzerondje voor intern postvak gebruiken geselecteerd.

Een gebruiker kan ook alle voicemailinstellingen zelf configureren in de User Hub. Zie Uw voicemailinstellingen configureren voor meer informatie. Alle wijzigingen die de gebruiker heeft aangebracht in deze instellingen, worden weergegeven in zowel de User Hub als Control Hub.