Äänipostin organisaation asetusten määrittäminen

Määritä organisaation asetukset ennen käyttäjien vastaaja-asetusten hallintaa. Nämä määritykset määrittävät käyttäjien puhepostiasetukset, jotka voit määrittää.

Ennen kuin aloitat

Jotta puhepostitoiminto toimisi, sinun on määritettävä sijaintipaikan ääniportaalin lisälaite. Lisätietoja on osoitteessa Configure voice portals for Webex Calling.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soittaminen > Palveluasetukset.

3

Siirry kohtaan Voicemail ja määritä seuraavat asetukset:

  • Äänipuhelimen edelleenlähetys

  • Ääniviestin poisto

  • Äänipuhelimen salasana

Äänipostin edelleenlähetys

Kun nämä asetukset on otettu käyttöön, käyttäjät voivat ohjata ääniviestin toisen käyttäjän numeroon tai numeron jatkeeseen. Jos toiminto on poistettu käytöstä, tämä estää käyttäjää lähettämästä ääniviestiä eteenpäin, käyttämästä ulkoista postilaatikkoa tai lähettämästä kopiota ääniviestistä määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Ota tämä asetus käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä.

Ääniviestin poistaminen

Yli 180 päivää vanhat vastaajaviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos haluat käyttää arkistoituja vastaajapostiviestejä, sinun on tehtävä palvelupyyntö Ciscolle.

Ääniviestien poisto mahdollistaa ehtojen asettamisen vanhentuneille viesteille. Kun tämä on käytössä, ylläpitäjät voivat määrittää viestien vanhentumisajan. Voit syöttää päivät (1-180) sille varattuun kenttään. Ylläpitäjät voivat myös asettaa ehtoja viestien poistamiselle.

Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä ja valitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Sallittu poisto- Tämä säilyttää kaikki lukemattomat vastaukset ja poistaa vanhentuneet vastaukset, kun käyttäjä käyttää postilaatikkoaan.

  • Tiukka poisto- Tämä poistaa kaikki luetut ja lukemattomat vastaajaviestit asettamasi aikavälin perusteella.

Äänipuhelimen salasana

Voit määrittää organisaatiosi oletussalasanan:

  1. Ota käyttöön Voicemail Passcode -vaihtoehto.
  2. Syötä salasana kenttään Luo oletussalasana.
  3. Vahvista salasana osoitteessa Vahvista oletussalasana.

Voit myös määritellä ajan, jonka kuluessa henkilön on vaihdettava salasanansa, ja kuinka usein hän voi vaihtaa salasanansa uudelleen (kun se on vaihdettu):

  • Voit määrittää päivien vähimmäismäärän (1-7), jolloin käyttäjä voi vaihtaa salasanan, kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, he voivat vaihtaa salasanansa useita kertoja saman päivän aikana.

    Webex Calling estää käyttäjää asettamasta vanhempia salasanoja, joten käyttäjän salasana on turvallisempi.

  • Voit määrittää, kuinka monen päivän kuluttua salasana vanhenee (15-180 päivää), kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, salasana ei vanhene koskaan.

    Tämä toiminto pidentää myös salasanahistoriaa 10-24. Toisin sanoen se voi tallentaa kunkin käyttäjän 24 viimeisintä salasanaa ja estää käyttäjää käyttämästä yhtä näistä tallennetuista salasanoista uudelleen.

Käyttäjän ääniviestin ottaminen käyttöön

Jos sinulla on käytössäsi soitonsiirto, nämä soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi puhepostiasetukset.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Management > Users.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

4

Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

5

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto ja ota haluamasi asetukset käyttöön.

Jotkin äänipostitoiminnot eivät ehkä ole käytettävissä organisaation asetusten vuoksi.

Haluatko nähdä, miten se tehdään? Katso tämä -esittelyvideo , jossa kerrotaan, miten Control Hubissa hallitaan käyttäjän vastaajan asetuksia.

Käyttäjän puheluiden lähettäminen vastaajaan

Määritä nämä vastaaja-asetukset, jotta voit ohjata saapuvat puhelut käyttäjien vastaajaan.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Management > Users.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

4

Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

5

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

6

Siirry kohtaan Lähetä puhelut vastaajaan ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan-Tämä vaihtoehto ohjaa kaikki puhelut vastaajaan.
  • Send calls to voicemail during a busy line-Tämä vaihtoehto ohjaa puhelut vastaajaan, kun käyttäjä on jo puhelussa. Valitse valintaruutu ja määritä joko oletustervehdys tai mukautettu tervehdys.

    Voit asettaa oletustervehdykset valitsemalla vaihtoehdon Default "busy" message .

    Jos haluat asettaa omat mukautetut henkilökohtaiset tervehdykset, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai nauhoita viesti napsauttamalla Äänitä viesti .

  • Send calls to voicemail when unanswered-Tämä vaihtoehto ohjaa saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta valintaruutu ja soittojen määrä ennen tervehdysten toistamista. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen.

    Voit asettaa oletustervehdykset valitsemalla vaihtoehdon Default "busy" message .

    Jos haluat asettaa omat mukautetut henkilökohtaiset tervehdykset, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai nauhoita viesti napsauttamalla Äänitä viesti .

Kun olet ladannut tiedoston tai nauhoittanut tervehdyksen, voit päivittää sen valitsemalla Korvaa tiedosto tai nauhoittamalla uuden viestin. Uuden viestin nauhoittaminen tai uuden tiedoston lataaminen kumoaa edelliset tervehdykset.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz, 8-bittinen mono, CCITT µ-law, enintään 2 Mt, .wav-tiedostomuoto.

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit ohjata vastaajapalveluun, kun molemmat vaihtoehdot Lähetä puhelut vastaajapalveluun varattuina ja Lähetä puhelut vastaajapalveluun, kun vastausta ei vastata on valittu yhdessä.

7

Napsauta Tallenna.

Nollaa/asettaa käyttäjälle tilapäisen vastaajan PIN-koodin.

Jos olet ottanut käyttöön organisaatiosi oletusarvoisen vastaajan PIN-koodin, voit nollata käyttäjän vastaajan PIN-koodin. Lisätietoja siitä, miten organisaatiosi oletusarvoinen vastaajan PIN-koodi määritetään, on osoitteessa Määritä oletusarvoinen vastaajan PIN-koodi kaikille uusille käyttäjille.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Käyttäjän vastaajan PIN-koodin nollaaminen:

  1. Siirry osoitteeseen Management > Users.

  2. Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

  3. Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

  4. Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

  5. Siirry Äänipuhelimen PIN-koodi -osioon ja napsauta Nollaa äänipuhelimen PIN-koodi.

    Nyt käyttäjä voi kirjautua sisään vastaaja-portaaliinsa ja syöttää organisaatiollesi määritetyn oletusarvoisen PIN-koodin.

3

Väliaikaisen salasanan asettaminen käyttäjälle:

  1. Siirry osoitteeseen Management > Users.

  2. Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

  3. Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

  4. Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

  5. Siirry Äänipuhelimen PIN-koodi -osioon ja syötä väliaikainen salasana äänipuhelimeen pääsyä varten kohtaan Luo uusi väliaikainen salasana.

  6. Vahvista salasana osoitteessa Vahvista uusi väliaikainen salasana.

  7. Napsauta Tallenna.

4

Väliaikaisen salasanan asettaminen virtuaalilinjoille:

  1. Siirry osoitteeseen Palvelut → Soittaminen > Virtuaalilinjat.

  2. Valitse virtuaalilinja ja napsauta Calling.

  3. Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

  4. Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

  5. Siirry Äänipuhelimen PIN-koodi -osioon ja syötä tilapäinen salasana äänipuhelimeen pääsyä varten osoitteessa Luo uusi tilapäinen salasana.

    Salakoodin on täytettävä seuraavat vaatimukset:

    • Sen on oltava 6-30 numeroa.

    • Ei saa sisältää 5 tai useampia toistuvia numeroita.

    • Ei saa sisältää toistuvia kuvioita.

    • Ei saa sisältää peräkkäisiä 4 numeroa peräkkäin.

    • Ei saa sisältää mitään osaa puhelinnumerostasi tai puhelinnumeron lisäosasta.

  6. Vahvista salasana osoitteessa Vahvista uusi väliaikainen salasana.

  7. Napsauta Tallenna.

Käyttäjät voivat myös nollata vastaajan PIN-koodinsa osoitteessa User Hub organisaatiotasolla määritettyjen kriteerien mukaisesti. Lisätietoja on kohdassa Äänipostin PIN-koodin asettaminen tai nollaaminen.

Käyttäjän ääniviesti-ilmoitusten ottaminen käyttöön

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Management > Users.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

4

Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

5

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

6

Siirry kohtaan Ilmoitukset ja kytke päälle Vastaanota ilmoitus uusista ääniviesteistä -vaihtoehto.

7

Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Sähköpostitse-Valitse tämä vaihtoehto ja anna sähköpostiosoite ilmoituksen lähettämistä varten.

Vastaanota ääniviesti-ilmoituksia -vaihtoehto on käytössä sähköpostikentässä.

  • Tekstiviestillä-Valitse tämä vaihtoehto, syötä puhelinnumero, johon ilmoitus lähetetään, ja valitse verkko-operaattori avattavasta valikosta.

    Vastaanota ääniviesti-ilmoitukset -vaihtoehto käytössä tekstikentän kautta.

8

Napsauta Tallenna.

Käyttäjän vastaajaviestien tallennuksen hallinta

Voit määrittää, mistä käyttäjät voivat käyttää vastaustaan - puhelimessa, User Hubissa tai määritetyn sähköpostiosoitteen kautta .tiff -tiedostona.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on ääniviestien transkriptio käytössä ja haluat, että käyttäjä saa ääniviestien transkription, lähetä sähköpostitse kopio viestistä ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa -vaihtoehto. Lisätietoja sijaintisi ääniviestien transkription ottamisesta käyttöön on kohdassa Enable or Disable Voicemail Transcription for a Location.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Management > Users.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

4

Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

5

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

6

Siirry kohtaan Viestien tallennus ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa- Jos valitset tämän vaihtoehdon, käyttäjät voivat käyttää ääniviestejään puhelimesta, Webex App -sovelluksesta ja User Hubista. Valitse Käytä uuden viestin ilmaisinta puhelimessa ottaaksesi ilmaisimen käyttöön.

    Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on ääniviestien transkriptio, sinun on valittava Käytä sisäistä postilaatikkoa , jotta tämä käyttäjä voi vastaanottaa käytössä olevan ääniviestien transkription.

    Viestien varastointi: Käytä sisäistä postilaatikkoa -valintapainike valittuna.

    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin 10 minuutin rajoitus

    • Postilaatikon kokonaisraja 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa- Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki ääniviestit lähetetään määritettyyn sähköpostiin. Käyttäjät eivät voi käyttää ääniviestejä puhelimestaan, Webex App -sovelluksesta tai User Hubista. Myöskään ääniviestejä ei kirjoiteta puhtaaksi.

Viestien varastointi: Käytä ulkoista postilaatikkoa -valintaikkuna valittuna.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos äänipostin edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

7

Napsauta Tallenna.

Käyttäjän ääniviestin lisäasetusten määrittäminen

Nämä lisäasetukset voidaan määrittää yhdessä muiden käyttäjien äänipostiasetusten kanssa Control Hubissa.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Management > Users.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

4

Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

5

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

6

Siirry osoitteeseen Lisäasetukset ja valitse toinen tai molemmat seuraavista vaihtoehdoista:

  • Valitse Transfer on '0' to another line ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmista, että vastaajan tervehdyksessä ilmoitetaan soittajille, että soittajan siirtyminen tapahtuu painamalla "0".

  • Valitse Email a copy of the voicemail message ja anna sähköpostiosoite, johon kaikkien ääniviestien tallenteet lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos äänipostin edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on ääniviestien transkriptio käytössä, valitse Email a copy of the message -vaihtoehto, jotta käyttäjä voi vastaanottaa ääniviestien transkriptioita.

7

Napsauta Tallenna.

Määritä faksiviestiasetukset käyttäjälle

Faksiviestien avulla käyttäjä voi vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja vastaajapalvelustaan.

Ennen kuin aloitat

Ota huomioon seuraavat ohjeet ennen tämän ominaisuuden määrittämistä:

  • Webex Calling -alusta kerää faksit ja tallentaa ne jaettuun tallennustilaan yhdessä ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia ääniviestejä tai 1000 sivua faksiviestejä. Varmista, että käyttäjät ovat tietoisia käytettävissä olevasta tilasta ja että heidän on varattava tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoinnille viisaasti.

  • Faksiviestejä säilytetään rajoittamattoman ajan.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Management > Users.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Calling.

4

Siirry Ääniposti, faksi, ilmoituskieli ja aikavyöhyke -osioon ja valitse Ääniposti.

5

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

6

Siirry kohtaan Faksiviestit ja kytke päälle Vastaanota faksiviestejä -vaihtoehto.

7

Syötä faksiviestejä varten määritetty puhelinnumero.

8

Syötä tarvittaessa lisäaika.

Vastaanottaa faksiviestejä -vaihtoehto käytössä.

9

Napsauta Tallenna.

Ottaa käyttöön ääniviestin transkription käyttäjälle.

Ääniviestin transkription avulla käyttäjä saa sähköpostin, jossa ääniviestin transkriptio on sähköpostin rungossa ja .WAV-tiedosto ääniviestin liitteenä.

Käyttäjällä on seuraavat ehdot, jotta hän voi käyttää ääniviestien transkriptiota:

  • Ota käyttöön ääniviestin transkriptio käyttäjän sijainnin osalta. Lisätietoja on osoitteessa Äänipostin transkriptio Webex-puheluita varten.

  • Valitse Lähetä sähköpostitse kopio vastaajaviestistä ja Käytä sisäistä postilaatikkoa käyttäjän vastaajan asetukset -alueella profiilissa Soittaminen .

Sähköpostitse kopio ääniviestistä vaihtaa valittua vaihtoehtoa. Viestien varastointi: Käytä sisäistä postilaatikkoa -valintapainike valittuna.

Käyttäjä voi myös määrittää kaikki vastaajan asetukset itse User Hubissa. Lisätietoja on osoitteessa Äänipostiasetusten määrittäminen. Kaikki käyttäjän näihin asetuksiin tekemät muutokset näkyvät sekä User Hubissa että Control Hubissa.