Definir e gerenciar configurações de correio de voz para um usuário do Webex Calling

Definir configurações organizacionais do correio de voz

Defina suas configurações organizacionais antes de gerenciar as configurações do correio de voz dos usuários. Essas configurações determinam as configurações de correio de voz dos usuários que você pode definir.

Antes de você começar

Para que o recurso de correio de voz funcione, você deve configurar o ramal do portal de voz no local. Para obter detalhes, consulte Configurar portais de voz no Webex Calling.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Serviços > Chamadas > Configurações do serviço.
3	Vá para a seção de Correio de voz e defina as seguintes configurações: Encaminhamento de correio de voz Exclusão do correio de voz Senha do correio de voz

Encaminhamento de correio de voz

Quando ativadas, as configurações permitem que os usuários encaminhem um correio de voz para o número ou ramal de outros usuários. Se desativado, isso proíbe o usuário de encaminhar o correio de voz usando uma caixa de correio externa ou enviar uma cópia do correio de voz para um endereço de e-mail especificado.

Para habilitar essa configuração, clique no botão de alternância.

Exclusão do correio de voz

Os correios de voz com mais de 180 dias são arquivados automaticamente. Se você precisar de acesso aos correios de voz arquivados, será solicitado a fazer uma solicitação de serviço com a Cisco.

A exclusão do correio de voz permite definir condições para mensagens expiradas. Quando ativado, os administradores podem especificar o período em que as mensagens expirarão. Você pode inserir os dias (1-180) no campo fornecido. Os administradores também podem definir condições para exclusão de mensagens.

Para ativar essa configuração, clique no botão de alternância e escolha uma das seguintes opções:

Exclusão permissiva—Isso mantém todos os correios de voz não lidos e exclui os correios de voz que expiraram quando um usuário acessa sua caixa de correio.
Exclusão estrita—Isso exclui todos os correios de voz lidos e não lidos com base no período definido.

Senha do correio de voz

Para configurar a senha padrão para sua organização:

Ative a alternância de Senha do correio de voz .
Insira a senha em Criar senha padrão.
Confirme a senha em Confirmar a senha padrão.

Você também pode criar um período de tempo no qual uma pessoa precisa alterar a senha e com que frequência ela pode alterar a senha novamente (depois de alterada):

Você pode definir o número mínimo de dias (1 a 7) em que uma senha pode ser alterada pelo usuário quando ativada. Quando a alternância estiver desativada, eles poderão alterar a senha várias vezes no mesmo dia.

O Webex Calling impede que o usuário defina uma das senhas mais antigas, tornando a senha dos usuários mais segura.
Você pode definir o número de dias nos quais uma senha expirará (entre 15 e 180) quando ativada. Quando a alternância está desativada, a senha nunca expira.

Esse recurso também estende o histórico de senhas de 10 a 24. Ou seja, ele pode armazenar as últimas 24 senhas de cada usuário e impedir que o usuário reutilize uma dessas senhas armazenadas.

Habilitar correio de voz para um usuário

Se você tiver o encaminhamento de chamadas ativado, essas configurações de encaminhamento de chamadas substituem as configurações do correio de voz definidas.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamadas.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de alternância de Correio de voz e ative as configurações que você deseja. Alguns recursos de correio de voz podem não estar disponíveis devido às configurações organizacionais definidas.

Quer ver como é feito? Assista a esta demonstração em vídeo sobre como gerenciar as configurações de correio de voz para um usuário no Control Hub.

Enviar chamadas de um usuário para o correio de voz

Defina essas configurações de correio de voz para direcionar as chamadas recebidas ao correio de voz dos usuários.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamadas.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de alternância de Correio de voz .
6	Vá para a seção Enviar chamadas para correio de voz e escolha uma das seguintes opções: Enviar todas as chamadas para o correio de voz—Esta opção encaminha todas as chamadas para o correio de voz. Enviar chamadas para o correio de voz durante uma linha ocupada—Esta opção encaminha as chamadas para o correio de voz quando o usuário já está em uma chamada. Marque a caixa de seleção e escolha configurar uma saudação padrão ou personalizada. Para definir as saudações padrão, selecione a opção Mensagem "ocupada" padrão . Para definir suas próprias saudações personalizadas, selecione a opção Mensagem personalizada e clique em Carregar arquivo para carregar seu arquivo de áudio (WAV) ou clique em Gravar mensagem para gravar a mensagem. Enviar chamadas para o correio de voz quando não atendidas—Esta opção encaminha as chamadas recebidas para o correio de voz após um número especificado de toques. Marque a caixa de seleção e o número de toques antes de reproduzir as saudações na lista suspensa. Você pode optar por configurar uma saudação padrão ou personalizada. Para definir as saudações padrão, selecione a opção Mensagem "ocupada" padrão . Para definir suas próprias saudações personalizadas, selecione a opção Mensagem personalizada e clique em Carregar arquivo para carregar seu arquivo de áudio (WAV) ou clique em Gravar mensagem para gravar a mensagem. Depois de carregar o arquivo ou gravar as saudações, você pode atualizá-lo selecionando Substituir arquivo ou gravando outra mensagem. Gravar uma nova mensagem ou carregar um novo arquivo substitui as saudações anteriores. O arquivo de áudio (WAV) deve ter 8Khz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 MB no máximo, formato de arquivo .wav. Se você selecionar Enviar todas as chamadas para o correio de voz, não poderá selecionar as outras duas opções. Você pode optar por direcionar para o correio de voz com as opções Enviar chamadas para o correio de voz durante uma linha ocupada e Enviar chamadas para o correio de voz quando não respondidas são selecionadas juntas.
7	Clique em Salvar.

Redefinir/definir um PIN de correio de voz temporário para um usuário

Se você ativou o PIN do correio de voz padrão para sua organização, poderá redefinir o PIN do correio de voz de um usuário. Para obter mais informações sobre como configurar um PIN de correio de voz padrão para sua organização, consulte Configurar um PIN de correio de voz padrão para todos os novos usuários.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Para redefinir um PIN de correio de voz para um usuário: Vá para Gerenciamento > Usuários. Selecione um usuário e clique em Chamadas. Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz. Ative o botão de alternância de Correio de voz . Vá para a seção PIN do correio de voz e clique em Redefinir PIN do correio de voz. Agora o usuário pode iniciar sessão no portal de correio de voz e inserir o PIN padrão configurado para sua organização.
3	Para definir uma senha temporária para um usuário: Vá para Gerenciamento > Usuários. Selecione um usuário e clique em Chamadas. Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz. Ative o botão de alternância de Correio de voz . Vá para a seção PIN do correio de voz e insira uma senha temporária para acesso ao correio de voz em Criar nova senha temporária. Confirme a senha em Confirmar nova senha temporária. Clique em Salvar.
4	Para definir uma senha temporária para linhas virtuais: Vá para Serviços → Chamadas > Linhas virtuais. Selecione uma linha virtual e clique em Chamadas. Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz. Ative o botão de alternância de Correio de voz . Vá para a seção PIN do correio de voz e insira uma senha temporária para acesso ao correio de voz em Criar nova senha temporária. A senha deve atender aos seguintes requisitos: Deve ter entre 6 e 30 dígitos. Não deve conter 5 ou mais dígitos repetidos. Não deve conter padrões repetidos. Não deve conter 4 dígitos consecutivos em uma linha. Não deve conter nenhuma parte do seu número de telefone ou ramal. Confirme a senha em Confirmar nova senha temporária. Clique em Salvar. Os usuários também podem redefinir o PIN do correio de voz no User Hub seguindo os critérios especificados definidos no nível da organização. Para obter detalhes, consulte Definir ou redefinir seu PIN do correio de voz.

Habilitar notificações de correio de voz para um usuário

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamadas.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de alternância de Correio de voz .
6	Vá para a seção Notificações e ative o botão Receber notificação de novas mensagens de voz .
7	Escolha uma das seguintes opções: Via e-mail—Selecione esta opção e insira o endereço de e-mail para enviar a notificação. Via texto—Selecione esta opção, insira o número de telefone para enviar a notificação e, em seguida, selecione o provedor de rede no menu suspenso.
8	Clique em Salvar.

Gerenciar o armazenamento de mensagens do correio de voz de um usuário

Você pode especificar onde os usuários podem acessar o correio de voz—no telefone, no User Hub ou através de um endereço de e-mail especificado como um .tiff arquivo.

Se o local atribuído ao usuário tiver a transcrição do correio de voz ativada e você quiser que o usuário receba transcrições do correio de voz, envie uma cópia da mensagem por e-mail e selecione a opção Usar a caixa de correio interna . Para obter detalhes sobre como ativar a transcrição do correio de voz do seu local, consulte Ativar ou desativar a transcrição do correio de voz em um local.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamadas.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de alternância de Correio de voz .
6	Vá para a seção Armazenamento de mensagens e escolha uma das seguintes opções: Usar caixa de correio interna—Se você escolher esta opção, os usuários poderão acessar suas mensagens de voz do telefone, Aplicativo Webex e User Hub. Selecione Usar novo indicador de mensagem no telefone para ativar o indicador. Se o local atribuído ao usuário tiver transcrição do correio de voz, você deverá selecionar Usar caixa de correio interna para que esse usuário receba a transcrição do correio de voz ativada. A caixa de correio interna tem as seguintes limitações de armazenamento: Limite de 10 minutos para mensagem única Limite total de 100 minutos para caixa de correio Usar caixa de correio externa—Se você escolher esta opção, todas as mensagens de voz serão enviadas para um e-mail especificado. Os usuários não podem acessar mensagens de voz do telefone, aplicativo Webex ou hub de usuários. Além disso, os correios de voz não são transcritos. Essa opção pode não estar disponível se o encaminhamento de correio de voz estiver desativado.
7	Clique em Salvar.

Definir configurações adicionais de correio de voz para um usuário

Essas configurações adicionais podem ser definidas com outras configurações de correio de voz para usuários no Control Hub.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamadas.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de alternância de Correio de voz .
6	Vá para a seção Configurações adicionais e escolha uma ou ambas as opções a seguir: Selecione Transferir em "0" para outra linha e insira o número de telefone para o qual os chamadores serão transferidos. Se você selecionar essa opção, certifique-se de que a saudação do correio de voz informe aos chamadores que pressionar "0" os transferirá. Selecione Enviar por e-mail uma cópia da mensagem de correio de voz e insira o endereço de e-mail para o qual a gravação de todos os correios de voz será enviada. Essa opção pode não estar disponível se o encaminhamento de correio de voz estiver desativado. Se o local atribuído ao usuário tiver a transcrição do correio de voz ativada, selecione a opção Enviar por e-mail uma cópia da mensagem para que o usuário receba transcrições do correio de voz.
7	Clique em Salvar.

Definir as configurações de mensagens de fax para um usuário

As mensagens de fax permitem que um usuário receba faxes de entrada direta do serviço de correio de voz.

Antes de você começar

Considere os seguintes ponteiros antes de configurar esse recurso:

Os faxes são coletados pela plataforma do Webex Calling e armazenados em uma área de armazenamento compartilhada juntamente com as mensagens do correio de voz. A capacidade de armazenamento é de 100 minutos de correio de voz ou 1000 páginas de mensagens de fax. Certifique-se de que os usuários estejam cientes do espaço disponível e devem alocar espaço para novas mensagens de fax e arquivar com sabedoria.
As mensagens de fax são armazenadas por um período de tempo ilimitado.

1	Inicie sessão no Control Hub.
2	Vá para Gerenciamento > Usuários.
3	Selecione um usuário e clique em Chamadas.
4	Vá para a seção Correio de voz, fax, idioma do anúncio e fuso horário e clique em Correio de voz.
5	Ative o botão de alternância de Correio de voz .
6	Vá para a seção Mensagens de fax e ative o botão Receber mensagens de fax .
7	Insira o número de telefone atribuído para mensagens por fax.
8	Insira um ramal, se necessário.
9	Clique em Salvar.

Habilitar a transcrição do correio de voz para um usuário

Com a transcrição do correio de voz, o usuário recebe um e-mail com a transcrição do correio de voz no corpo do e-mail e o arquivo .WAV como um anexo do correio de voz.

Para que um usuário tenha uma transcrição de correio de voz, as seguintes condições se aplicam:

Ative a transcrição do correio de voz para o local do usuário. Para obter detalhes, consulte Transcrição do correio de voz do Webex Calling.
Selecione Enviar por e-mail uma cópia da mensagem de correio de voz e Usar caixa de correio interna na área de configurações do correio de voz do usuário do perfil de Chamadas .

Enviar por e-mail uma cópia da alternância de mensagem de correio de voz selecionada Armazenamento de mensagens: Botão de opção Usar caixa de correio interna selecionado.

Um usuário também pode definir todas as configurações de correio de voz por conta própria no User Hub. Para obter detalhes, consulte Definir suas configurações de correio de voz. Quaisquer alterações feitas nessas configurações pelo usuário serão refletidas no User Hub e no Control Hub.