Configurer les paramètres organisationnels pour la messagerie vocale

Configurez les paramètres de votre entreprise avant de gérer les paramètres de la messagerie vocale des utilisateurs. Ces configurations déterminent les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs que vous pouvez configurer.

Avant de commencer

Pour que la fonction de messagerie vocale fonctionne, vous devez configurer le numéro de poste du portail vocal pour l’emplacement. Pour des détails, voir Configurer les portails vocaux pour Webex Calling.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Services > Appel > Paramètres du service.

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Allez à la section Messagerie vocale et configurez les paramètres suivants :

  • Transfert des messages vocaux

  • Suppression de la messagerie vocale

  • Code d’accès de la messagerie vocale

Transfert de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres permettent aux utilisateurs de transférer une messagerie vocale vers le numéro ou le poste d’un autre utilisateur. S’il est désactivé, il est interdit à l’utilisateur de transférer la messagerie vocale, d’utiliser une boîte aux lettres externe, ou d’envoyer une copie de la messagerie vocale à une adresse électronique spécifiée.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton à bascule.

Suppression de la messagerie vocale

Les messages vocaux de plus de 180 jours sont archivés automatiquement. Si vous avez besoin d'accéder aux messages vocaux archivés, il vous est demandé de créer une demande de service auprès de Cisco.

La suppression de la messagerie vocale vous permet de définir les conditions pour les messages qui ont expiré. Lorsque cette option est activée, les administrateurs peuvent spécifier la période d’expiration des messages. Vous pouvez saisir les jours (1 à 180) dans le champ fourni. Les administrateurs peuvent également définir les conditions de suppression des messages.

Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton à bascule et choisissez l'une des options suivantes :

  • Suppression autorisée–Cette action conserve tous les messages vocaux non lus et supprime les messages vocaux qui ont expiré lorsqu'un utilisateur accède à sa boîte aux lettres.

  • Suppression stricte–Cela supprime tous les messages vocaux lus et non lus en fonction de la période que vous avez définie.

Code d’accès de la messagerie vocale

Pour configurer le code d’accès par défaut pour votre organisation :

  1. Activez le bouton à cliquer Code d’accès de la messagerie vocale .
  2. Saisissez le code d’accès dans Créer un code d’accès par défaut.
  3. Confirmez le code d’accès dans Confirmer le code d’accès par défaut.

Vous pouvez également créer un délai dans lequel une personne doit modifier son code d’accès et à quelle fréquence elle peut à nouveau modifier son code d’accès (une fois qu’il a été modifié) :

  • Vous pouvez configurer le nombre minimum de jours (1 à 7) pendant lesquels un code d’accès peut être modifié par l’utilisateur lorsqu’il est activé. Lorsque le commutateur est désactivé, ils peuvent modifier leur code d’accès plusieurs fois le même jour.

    Webex Calling empêche l’utilisateur de configurer l’un des anciens codes d’accès, ce qui rend le code d’accès des utilisateurs plus sécurisé.

  • Vous pouvez configurer le nombre de jours pendant lesquels un code d’accès expire (entre 15 et 180) lorsque cette option est activée. Lorsque le commutateur est désactivé, le code d’accès n’expire jamais.

    Cette fonctionnalité étend également l’historique des codes d’accès 10 à 24. Autrement dit, il peut stocker les 24 derniers codes d’accès de chaque utilisateur et empêcher l’utilisateur de réutiliser l’un de ces codes d’accès stockés.

Activer la messagerie vocale pour un utilisateur

Si le renvoi d’appel est activé, ces paramètres de renvoi d’appel remplacent les paramètres de messagerie vocale que vous avez configurés.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton Messagerie vocale et activez les paramètres que vous souhaitez.

Certaines fonctions de messagerie vocale peuvent être indisponibles en raison des paramètres configurés par l’entreprise.

Vous souhaitez voir comment procéder ? Regardez cette vidéo de démonstration sur la gestion des paramètres de messagerie vocale d’un utilisateur dans Control Hub.

Envoyer les appels d’un utilisateur vers la messagerie vocale

Configurez ces paramètres de messagerie vocale pour diriger les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

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Allez à la section Envoyer les appels vers la messagerie vocale et choisissez l’une des options suivantes :

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale–Cette option transfère tous les appels vers la messagerie vocale.
  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée–Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque l'utilisateur est déjà en communication. Cochez la case et choisissez de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour configurer les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut .

    Pour configurer vos propres messages d’accueil personnalisés, sélectionnez l’option Message personnalisé et cliquez sur Charger le fichier pour charger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale en l'absence de réponse–Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries. Cochez la case et le nombre de sonneries avant de lire les messages d'accueil dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour configurer les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut .

    Pour configurer vos propres messages d’accueil personnalisés, sélectionnez l’option Message personnalisé et cliquez sur Charger le fichier pour charger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

Une fois que vous avez téléchargé le fichier ou enregistré les messages d’accueil, vous pouvez le mettre à jour en sélectionnant Remplacer le fichier ou en enregistrant un autre message. L'enregistrement d'un nouveau message ou le chargement d'un nouveau fichier remplace les messages d'accueil précédents.

Le fichier audio (WAV) doit être 8Khz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 Mo max, au format de fichier .wav.

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger les appels vers la messagerie vocale avec les options Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque les options non répondues sont sélectionnées ensemble.

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Cliquez sur Enregistrer.

Réinitialiser/configurer un code PIN temporaire de la messagerie vocale pour un utilisateur

Si vous avez activé le code PIN par défaut de la messagerie vocale pour votre entreprise, vous pouvez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur. Pour plus d’informations sur la façon de configurer un code PIN par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Pour réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur :

  1. Allez dans Gestion > Utilisateurs.

  2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

  3. Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

  5. Allez dans la section PIN de la messagerie vocale et cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

    L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre organisation.

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Pour configurer un code temporaire pour un utilisateur :

  1. Allez dans Gestion > Utilisateurs.

  2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

  3. Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

  5. Allez à la section PIN de la messagerie vocale et saisissez un code d’accès temporaire pour la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d’accès temporaire.

  6. Confirmez le code d’accès dans Confirmer le nouveau code temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

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Pour configurer un code temporaire pour les lignes virtuelles :

  1. Allez dans Services → Appel > Lignes virtuelles.

  2. Sélectionnez une ligne virtuelle et cliquez sur Appeler.

  3. Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

  5. Allez à la section PIN de la messagerie vocale et saisissez un code temporaire pour l’accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code temporaire.

    Le code d’accès doit répondre aux exigences suivantes :

    • doit contenir entre 6 et 30 chiffres.

    • Ne doit pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.

    • Ne doit pas contenir de modèles répétés.

    • ne doit pas contenir de 4 chiffres consécutifs de suite.

    • Ne doit contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre numéro de poste.

  6. Confirmez le code d’accès dans Confirmer le nouveau code temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs peuvent également réinitialiser le code PIN de leur messagerie vocale dans User Hub en suivant les critères spécifiés configurés au niveau de l’organisation. Pour des détails, voir Configurer ou réinitialiser votre code PIN de messagerie vocale.

Activer les notifications de la messagerie vocale pour un utilisateur

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

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Allez à la section Notifications et activez le bouton à bascule Recevoir une notification de tous les nouveaux messages vocaux .

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Choisissez l'une des options suivantes :

  • Par courrier électronique–Sélectionnez cette option et saisissez l'adresse électronique pour envoyer la notification.

Le bouton Recevoir des notifications de messagerie vocale est activé avec le champ Messagerie électronique.

  • Par texte–Sélectionnez cette option, saisissez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez le fournisseur de réseau dans le menu déroulant.

    Le bouton Recevoir des notifications de messagerie vocale est activé avec via le champ de texte.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer le stockage des messages vocaux d’un utilisateur

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale—sur leur téléphone, dans le User Hub ou via une adresse électronique spécifiée sous forme de .tiff fichier.

Si la transcription des messages vocaux est activée pour l’emplacement attribué à l’utilisateur et que vous souhaitez que l’utilisateur reçoive des transcriptions des messages vocaux, envoyez une copie du message par courrier électronique et sélectionnez l’option Utiliser la boîte aux lettres interne . Pour des détails sur l’activation de la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement, voir Activer ou désactiver la transcription de la messagerie vocale pour un emplacement.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

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Allez à la section Stockage des messages et choisissez l’une des options suivantes :

  • Utiliser la boîte aux lettres interne–Si vous choisissez cette option, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages vocaux à partir du téléphone, de Webex App et de User Hub. Sélectionnez Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.

    Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a la transcription des messages vocaux, vous devez sélectionner Utiliser la boîte aux lettres interne pour que cet utilisateur reçoive la transcription des messages vocaux qui est activée.

    Stockage des messages : Utiliser le bouton radio de la boîte aux lettres interne sélectionné.

    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser la boîte aux lettres externe–Si vous choisissez cette option, tous les messages vocaux sont envoyés à une adresse électronique spécifiée. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages vocaux depuis leur téléphone, Webex App ou User Hub. De plus, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

Stockage des messages : Utiliser le bouton radio de la boîte aux lettres externe sélectionné.

Cette option peut être indisponible si le transfert de la messagerie vocale est désactivé.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer des paramètres supplémentaires de messagerie vocale pour un utilisateur

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans le Control Hub.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

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Allez à la section Paramètres supplémentaires et choisissez l'une ou les deux options suivantes :

  • Sélectionnez Transférer sur le « 0 » vers une autre ligne et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre message d’accueil de messagerie vocale informe les appelants qu’en appuyant sur « 0 », ils seront transférés.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et saisissez l'adresse électronique à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

Cette option peut être indisponible si le transfert de la messagerie vocale est désactivé.

Si la transcription des messages vocaux est activée pour l'emplacement attribué à l'utilisateur, sélectionnez l'option Envoyer une copie du message par courrier électronique pour que l'utilisateur reçoive les transcriptions des messages vocaux.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie par télécopie pour un utilisateur

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir des télécopies entrantes directes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Tenez compte des pointeurs suivants avant de configurer cette fonctionnalité :

  • Les télécopies sont collectées par la plateforme Webex Calling et stockées dans une zone de stockage partagée avec les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale ou de 1 000 pages de télécopies. Assurez-vous que les utilisateurs connaissent l’espace disponible et doivent allouer de l’espace pour les nouveaux messages par télécopie et archiver judicieusement.

  • Les messages par télécopie sont stockés pendant une durée illimitée.

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Connectez-vous à Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie, langue d’annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale .

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Allez à la section Messagerie par télécopie et activez le bouton Recevoir des messages par télécopie .

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Saisissez le numéro de téléphone attribué à la messagerie par télécopie.

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Saisissez un numéro de poste, si nécessaire.

Option de réception de messages par télécopie activée.

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Cliquez sur Enregistrer.

Activer la transcription de la messagerie vocale pour un utilisateur

Avec la transcription de la messagerie vocale, l’utilisateur reçoit un courrier électronique contenant la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et le fichier .WAV en pièce jointe de la messagerie vocale.

Pour qu'un utilisateur dispose d'une transcription de la messagerie vocale, les conditions suivantes s'appliquent :

  • Activer la transcription de la messagerie vocale pour l’emplacement de l’utilisateur. Pour des détails, voir Transcription de la messagerie vocale pour Webex Calling.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et Utiliser la boîte aux lettres interne dans la zone des paramètres de messagerie vocale de l’utilisateur du profil Appel .

Envoyer une copie du message vocal sélectionné par courrier électronique Stockage des messages : Utiliser le bouton radio de la boîte aux lettres interne sélectionné.

Un utilisateur peut également configurer lui-même tous les paramètres de messagerie vocale dans le User Hub. Pour des détails, voir Configurer vos paramètres de messagerie vocale. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur se reflète à la fois dans le User Hub et le Control Hub.