En automatisk svarer er et automatisert system som lar deg tilby 24/7 samtalehåndtering. Systemet svarer på innkommende anrop og ruter innringere til en telefonsvarer, en levende person eller talepost uten inngripen fra en operatør eller resepsjonist. Med denne funksjonen kan du sikre effektiv samtalehåndtering og at innringernes behov blir ivaretatt.

Her er noen av hovedfunksjonene til en automatisk svarer:

  • Lag åpningstidsplaner der den automatiske assistenten din er i drift.

  • Opprett stengetider etter stengetid, på helligdager eller andre spesielle tidsplaner der den automatiske assistenten din i ferier er i drift.

  • Tilby oppringingsmenyalternativer for å lede kundene dine dit de skal gå når de taster inn et bestemt nummer.

  • Tilpass hilsener for å imøtekomme behovene til den som ringer.

Opprett en ny automatisk assistent

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Legg til ny .

4

På siden Grunnleggende skriver du inn følgende informasjon, og klikker deretter på Neste.

  • Sted– Velg et sted fra rullegardinmenyen.

    Når den automatiske svareren er opprettet, kan du ikke endre plasseringen senere.

    En lokasjon er en beholder med en lokasjonsspesifikk kallkonfigurasjon. Se Konfigurer Cisco Webex Calling for organisasjonen din for mer informasjon.

  • Navn på automatisk svarer– Skriv inn et navn for den automatiske svareren.
  • Telefonnummer og Internnummer– Tilordne et primært telefonnummer og en internnummer til den automatiske svartelefonen.

    Hvis du lar feltet for internnummer stå tomt, tilordner systemet automatisk de fire siste sifrene i telefonnummeret som en internnummer for denne automatiske svartelefonen. Hvis du vil endre det, se delen Rediger telefonnumre for automatisk svarperson.

  • Språk– Velg et språk fra rullegardinmenyen. Det valgte språket brukes for standard talehilsener og andre talemeldinger basert på menyinnstillinger.
  • Fornavn og etternavn for nummerpresentasjon– Skriv inn fornavn og etternavn for nummerpresentasjon. Anrops-ID-en brukes for anrop som videresendes utenfor denne automatiske svartjenesten.

    For kunder i Asia-Stillehavsregionen fylles feltet for anrops-ID automatisk ut med brukernavnet. Du kan ikke endre feltet for navn på anroper-ID.

Vindu for konfigurasjon av grunnleggende detaljer for automatisk svarer. Administrator legger inn detaljer som sted, telefonnummer, nummerpresentasjon og språk.

Når du konfigurerer en automatisk svarer, kan du angi antall automatiske svarere for hvert sted eller hver organisasjon.

5

På siden Åpningstider angir du åpningstidene for den automatiske svartjenesten. Du kan velge en eksisterende timeplan fra rullegardinmenyen, eller opprette en ny timeplan. Klikk på Neste.

Rullegardinmenyen for eksisterende tidsplan viser alle åpningstidsplanene du har opprettet for stedet. For å opprette en ny tidsplan for lokasjon, se Opprett en tidsplan.

6

På siden Ferieplan angir du dagene den automatiske feriesvarslen din skal være i drift. Du kan velge en eksisterende timeplan fra rullegardinmenyen, eller opprette en ny timeplan. Klikk på Neste.

Rullegardinmenyen for eksisterende tidsplan viser alle ferieplanene du har opprettet for stedet. For å opprette en ny tidsplan for lokasjon, se Opprett en tidsplan.

7

På siden Meny angir du menyalternativene for oppringing for å lede kundene dine dit de skal gå når de taster inn et bestemt nummer på telefonen. Under både fanene Åpningstider og Etter stengetid bruker du rullegardinmenyen til å tilordne en funksjon til hvert tastaturnummer. Klikk på Neste.

Hvis du vil tillate at innringere kan ringe en internlinje uten en menymelding, velger du Aktiver oppringing av internlinje uten å kreve et menyelement.

Følgende funksjoner kan tilordnes et tastaturnummer:

  • Ikke i bruk – Dette er standardalternativet som brukes når du ikke velger et alternativ.

  • Spill av kunngjøring – Denne handlingen spiller av en kunngjøring du har valgt, lastet opp eller tatt opp til innringerne.

  • Overfør samtale med forespørsel – Denne handlingen ruter innringere til et telefonnummer eller en internnummer du har angitt. Med dette alternativet vil ikke innringere høre en melding om at de blir overført.

  • Overfør samtale uten forespørsel – Denne handlingen sender innringere til et telefonnummer eller en internnummer du har angitt. Med dette alternativet hører innringere en melding om at de blir overført.

  • Overfør samtale til operatør – Denne handlingen omdirigerer innringere til det konfigurerte nummeret når den tilordnede tasten trykkes, eller hvis ingen taster trykkes innen 10 sekunder. Hvis du velger å aktivere denne handlingen, skriver du inn telefonnummeret som innringere skal dirigeres til.

    Hvis du ikke konfigurerer dette alternativet, og den som ringer ikke trykker på noen taster innen 10 sekunder, hører de meldingen «Samtalen din kan ikke overføres. Prøv igjen senere», og samtalen blir frakoblet.

  • Overfør til talepost – Denne handlingen plasserer innringerne direkte i talepostkassen til telefonnummeret eller internnummeret som er angitt.

  • Ring etter navn – Denne handlingen lar innringere ringe etter mottakernavn.

  • Ring via internnummer – Denne handlingen lar innringere ringe via mottakerens internnummer.

  • Gjenta meny – Denne handlingen gjentar menyalternativene.

  • Avslutt meny – Denne handlingen lar innringere gå ut av menysystemet og avslutter samtalen.

Konfigurasjonsvindu for menydetaljer for automatisk svarer. Administrator konfigurerer oppringingsmenyalternativer for åpningstider og etter stengetid

8

På siden Hilsen angir du hilsenene eller kunngjøringen som skal spilles av både i åpningstiden og etter stengetid. Under både fanene Åpningstider og Etter stengetid kan du velge å spille av standardhilsenen, eller du kan velge en egendefinert hilsen for å laste opp et lydopptak, eller spille inn din egen hilsen. Klikk på Neste.

Konfigurasjonsvindu for detaljer om hilsener for automatiske svarere. Administrator konfigurerer standard eller tilpasset hilsen for automatisk svarer for jobb og etter stengetid.

Du finner mer informasjon om opptak fra telefonen din og eksempler på hilsenskript ved å klikke på Instruksjoner for opptak på telefon og Vis meg et eksempelskript. For å ta opp via telefon må du først konfigurere taleportalnummeret og passordet ditt for stedet denne automatiske svareren er tilknyttet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere taleportaler for Webex Calling.

9

På siden Se gjennom under hver fane, se gjennom de nye innstillingene for automatisk svarer for å sørge for at alt er riktig. Klikk på Opprett for å lagre.

Vil du se hvordan det gjøres? Se denne videodemonstrasjonen om hvordan du oppretter en ny automatisk svarer i Control Hub.

Deaktiver en automatisk assistent

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk assistent du vil deaktivere.

5

Gå til delen Oversikt og slå av Aktiver automatisk svarer -bryteren.

6

Klikk på Lagre.

Rediger generelle innstillinger for automatisk resepsjonist

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer.

5

Gå til Oversikt og klikk på Generelle innstillinger.

6

Vis eller rediger Språk fra rullegardinmenyen Språk.

7

Vis eller rediger Tidssone fra rullegardinmenyen Tidssone.

8

Vis eller rediger Anrops-ID som brukes når samtaler overføres fra denne automatiske svartjenesten.

9

Klikk på Lagre.

Rediger telefonnumre for automatiske svarere

Du kan endre telefonnumrene dine for automatisk svarer og legge til opptil 10 alternative numre.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer.

5

Gå til Oversikt -delen og klikk på Telefonnumre.

6

Rediger Primært telefonnummer og Internnummer.

Hvis du har latt feltet for internnummer stå tomt da du opprettet den automatiske svartelefonen, tilordner systemet automatisk de fire siste sifrene i telefonnummeret som en internnummer for denne automatiske svartelefonen.

7

Søk og legg til alternative tall.

8

Klikk på Lagre.

Vindu for redigering av telefonnummer for automatisk svarer. Administrator oppdaterer telefonnummer, internnummer og legger til alternative numre.

Konfigurer viderekobling av automatiske svarere

Du kan videresende alle innkommende anrop basert på et sett med kriterier du definerer.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer.

5

Gå til Oversikt og klikk på Viderekobling.

6

Slå på Viderekobling -knappen.

7

Velg ett av følgende alternativer:

  • Viderekoble alltid anrop– Viderekobler alltid anrop til et angitt nummer.
  • Viderekoble anrop selektivt– Viderekoble anrop til et angitt nummer avhengig av kriterier.

Hvis du velger Viderekobling av anrop selektivt, må du ha minst én regel for at viderekobling av anrop skal være aktiv.

Vindu for innstillinger for viderekobling av automatisk svarperson. Administrator velger alternativene Videresend alltid anrop eller Videresend anrop selektivt.

8

Hvis du velger Viderekoble alltid anrop, velger du et nummer og klikker på Lagre.

Når du velger Videresend alltid eller Videresend selektivt, velg Send til talepost for å videresende alle anrop til en intern talepost. Alternativet Send til mobilsvar er deaktivert når du taster inn et eksternt nummer.

Et virtuelt linjenummer kan også legges til som et nummer å viderekoble anropene til.

9

Hvis du velger Videresend selektivt, oppretter du en regel ved å klikke på Legg til når det skal videresendes eller Legg til når det ikke skal videresendes.

Ved klargjøring av alternativet Videresend anrop selektivt prioriteres regelen Legg til når anrop ikke skal videresendes over regelen Legg til når anrop skal videresendes.

10

Skriv inn et regelnavn.

11

For Når skal videresendes eller Når ikke skal videresendes, velg en Åpningstider og Helligdagsplan fra rullegardinmenyen.

12

For Videresend tilvelger du et Standard telefonnummer eller Annet telefonnummer å videresende anropene til.

13

For Anrop fravelger du å videresende anrop fra Ethvert nummer eller Valgte numre. Hvis du velger Valgte tall, velg følgende alternativer:

  • Alle private numre– Viderekobler anrop fra private numre.

  • Alle utilgjengelige numre– Viderekobler anrop fra utilgjengelige numre.

  • Legg til spesifikke numre– Viderekobler anrop fra opptil 12 numre du definerer.

14

For Anrop tilvelger du et nummer eller et alternativt nummer fra rullegardinmenyen for å viderekoble et anrop når det mottas på dette nummeret i organisasjonen din.

15

Klikk på Lagre.

Reglene som opprettes for selektiv videresending av anrop behandles basert på følgende kriterier:

  • Reglene er sortert i tabellen etter tegn i regelnavnet. Eksempel: 00_rule, 01_ruleog så videre.

  • Regelen «Ikke videresend» har alltid forrang over regelen «videresend».

  • Reglene behandles basert på rekkefølgen de er oppført i tabellen.

  • Du kan opprette flere regler. Men hvis en regel er oppfylt, sjekker ikke systemet lenger den neste regelen. Hvis du vil at den spesifikke regelen skal sjekkes først, foreslår vi at du oppdaterer regelnavnet med tall. For eksempel: Hvis du vil at ferieregelen skal sjekkes før regelen for stengetid, navngir du regelen som 01-Ferie og 02-Stengt.

Hvis du vil vite mer om den grunnleggende funksjonaliteten og eksempler på selektiv viderekobling av anrop, kan du se Konfigurere selektiv viderekobling av anrop for Webex Calling.

Hva du skal gjøre nå

Når en regel er opprettet, kan du aktivere eller deaktivere regelen ved hjelp av veksleknappen ved siden av regelen i tabellen. Du kan også endre eller slette en regel når som helst ved å klikke på Rediger eller Slett-ikonet.

Innstillinger for viderekobling av anrop for jaktgrupper i Control Hub, regeltabellen «Når skal videresendes» og «Når ikke skal videresendes».

Rediger oppringingsalternativer for automatisk svarperson

Angi oppringingsalternativene slik at de er spesifikke for en kunde eller en location/site.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer.

5

Gå til Oversikt og klikk på Oppringingsalternativer.

6

Velg ett av følgende alternativer:

  • Organisasjon

  • Sted

7

Klikk på Lagre.

Vindu for oppsett av alternativer for automatisk oppringing.

Rediger åpningstider automatisk svarer

Rediger åpningstidsplaner

Du kan tilordne en åpningstidsplan som er opprettet tidligere, eller opprette din egen åpningstidsplan for den automatiske svartjenesten.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer du vil redigere fra listen.

5

Gå til seksjonen Automatisk svarer med åpningstider og klikk på Planlegg.

6

Velg ett av følgende alternativer:

  • Tilordne en eksisterende tidsplan– Velg en tidligere opprettet tidsplan fra rullegardinmenyen.

    Oppdateringsvindu for åpningstider for automatisk resepsjonist. Administrator tildeler en eksisterende tidsplan.

    Hvis du vil redigere en eksisterende tidsplan, kan du se Rediger eller slett en tidsplan.

  • Opprett en ny timeplan– Opprett et nytt navn for timeplanen og velg åpningstidene.

    Oppdateringsvindu for åpningstider for automatisk resepsjonist. Administrator tildeler en ny timeplan.

7

Klikk på Lagre.

Rediger menyalternativer for åpningstider

Tilordne forskjellige funksjoner til hvert tastaturnummer. Disse innstillingene leder kundene dine dit de skal gå når de taster inn et bestemt nummer på telefonen.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer du vil redigere fra listen.

5

Gå til seksjonen Automatisk svarer med åpningstider og klikk på Meny.

6

Velg Aktiver oppringing av internnummer uten å kreve et menyelement for å tillate at innringere når som helst kan ringe et internnummer direkte.

Alternativet Oppringing via internnummer for automatisk svarer gjelder bare for Webex Calling-abonnenter.

7

Velg funksjonen du vil tilordne til hvert tall eller hver funksjonstast på talltastaturet.

Oppdater vinduet for menyalternativer for åpningstider for automatisk svarer med alternativer for å tilordne forskjellige funksjoner til hvert tastaturnummer.

For hver tilordnede funksjon skriver du inn tilleggsinformasjon eller søker og legger til bruker-, arbeidsområde- eller virtuelt linjenummer og internnumre for å overføre samtaler.

  1. Velg funksjonen Spill av kunngjøring fra rullegardinmenyen. Bruk denne funksjonaliteten til å select/upload/record en kunngjøring på lokasjons- eller organisasjonsnivå og spill av det samme.

  2. Klikk på Velg filfor å velge et eksisterende opptak. Velg en fil viser en liste over opptak som er tilgjengelige for plasseringen. Velg fra listen over opptak. Klikk på Velg fil.

    Vindu for opplasting og opptak av kunngjøringsfiler. Admin velger filene som skal brukes til avspillingsfunksjonen for kunngjøringer.

  3. Du kan laste opp eller spille inn en kunngjøring. Se Administrer kunngjøringsarkiv for detaljer.

8

Klikk på Lagre.

Rediger hilsen for åpningstider

Dette er budskapet kundene dine hører når de ringer i åpningstiden. Hilsener har ofte en kort velkomstmelding og en liste over menyalternativene.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer du vil redigere fra listen.

5

Gå til seksjonen Automatisk svarer for åpningstider og klikk på Hilsen.

6

Velg ett av følgende alternativer:

  • Standardhilsen– Spiller av en standardhilsen for innkommende anrop.

    Vindu for oppdatering av hilsen for åpningstider for automatisk svarer med standard hilsen valgt.

  • Tilpasset hilsen– Last opp en lydfil, eller spill inn en hilsen med opptaksfunksjonen.

    Vindu for oppdatering av hilsen for åpningstider for automatisk svarer. Admin velger tilpasset hilsen.

Lydfilen (WAV) må oppfylle følgende krav:

  • 8 eller 16 kHz

  • 8- eller 16-bits mono

  • u-lov, A-lov eller PCM

  • Maksimal filstørrelse på 2 MB (eller omtrent 4 minutters avspilling)

Du finner mer informasjon om opptak fra telefonen din og eksempler på hilsenskript ved å klikke på Instruksjoner for opptak på telefon og Vis meg et eksempelskript. For å ta opp via telefon må du først konfigurere taleportalnummeret og passordet ditt for stedet denne automatiske svareren er tilknyttet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere taleportaler for Webex Calling.

7

Klikk på Lagre.

Rediger automatisk svarer etter stengetid

Rediger menyalternativer etter stengetid

Tilordne forskjellige funksjoner til hvert nummer på tastaturet for å veilede kundene dine dit de skal gå når de taster inn et bestemt nummer på telefonen. Menyen du angir for etter stengetid gjelder også for ferieplanen.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer du vil redigere fra listen.

5

Gå til seksjonen Automatisk svarer etter stengetid og klikk på Meny.

6

Velg Aktiver oppringing av internnummer uten å kreve et menyelement for å tillate at innringere når som helst kan ringe et internnummer direkte.

7

Velg funksjonen du vil tilordne til hvert tall eller hver funksjonstast på talltastaturet.

Oppdater vindu for menyalternativer for automatisk svarer etter stengetid med alternativer for å tilordne forskjellige funksjoner til hvert tastaturnummer.

For hver tilordnede funksjon skriver du inn tilleggsinformasjon eller søker og legger til bruker-, arbeidsområde- eller virtuelt linjenummer og internnumre for å overføre samtaler.

  1. Velg funksjonen Spill av kunngjøring fra rullegardinmenyen. Denne funksjonaliteten lar deg select/upload/record en kunngjøring på lokasjons- eller organisasjonsnivå og spill av det samme.

  2. Klikk på Velg filfor å velge et eksisterende opptak. Velg en fil viser en liste over opptak som er tilgjengelige for plasseringen. Velg fra listen over opptak. Klikk på Velg fil.

    Vindu for opplasting og opptak av kunngjøringsfiler. Admin velger filene som skal brukes til avspillingsfunksjonen for kunngjøringer.

  3. Du kan laste opp eller spille inn en kunngjøring. Se Administrer kunngjøringsarkiv for detaljer.

8

Klikk på Lagre.

Rediger hilsen etter stengetid

Dette er budskapet kundene dine hører når de ringer etter åpningstid. Hilsener har ofte en kort velkomstmelding og en liste over menyalternativene. Menyen du angir for etter stengetid gjelder også for ferieplanen.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer du vil redigere fra listen.

5

Gå til seksjonen Automatisk svarer etter stengetid og klikk på Hilsen.

6

Velg ett av følgende alternativer:

  • Standardhilsen– Spiller av en standardhilsen for innkommende anrop.

    Oppdateringsvindu for automatisk svarer etter stengetid. Administrator velger standard hilsen.

  • Tilpasset hilsen– Last opp en lydfil, eller spill inn en hilsen med opptaksfunksjonen.

    Oppdateringsvindu for automatisk svarer etter stengetid. Admin velger et tilpasset hilsenalternativ.

Lydfilen (WAV) må oppfylle følgende krav:

  • 8 eller 16 kHz

  • 8- eller 16-bits mono

  • u-lov, A-lov eller PCM

  • Maksimal filstørrelse på 2 MB (eller omtrent 4 minutters avspilling)

Du finner mer informasjon om opptak fra telefonen din og eksempler på hilsenskript ved å klikke på Instruksjoner for opptak på telefon og Vis meg et eksempelskript. For å ta opp via telefon må du først konfigurere taleportalnummeret og passordet ditt for stedet denne automatiske svareren er tilknyttet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere taleportaler for Webex Calling.

7

Klikk på Lagre.

Rediger ferieplaner for automatiske svarere

Angi dagene den automatiske assistenten for ferier er i drift. Du kan tilordne en ferieplan som er opprettet tidligere, eller opprette din egen ferieplan for den automatiske svartjenesten.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Velg en automatisk svarer du vil redigere fra listen.

5

Gå til seksjonen Automatisk ferieassistent og klikk på Planlegg.

6

Velg ett av følgende alternativer:

  • Tilordne en eksisterende tidsplan– Velg en tidligere opprettet tidsplan fra rullegardinmenyen.

    Vindu for oppdatering av ferieplan for automatisk resepsjonist. Administrator tildeler en eksisterende tidsplan.

    Hvis du vil redigere en eksisterende tidsplan, kan du se Rediger eller slett en tidsplan.

  • Opprett en ny timeplan– Opprett et nytt navn for timeplanen og velg helligdager for organisasjonen din.

    Vindu for oppdatering av ferieplan for automatisk resepsjonist. Administrator oppretter en ny timeplan.

7

Klikk på Lagre.

Masseadministrering av automatiske svarere

Du kan administrere automatiske svarere med masseadministrering inserts/updates for automatiske svarere. Administratorer kan import/export automatiske svarere med en CSV-fil.

Eksport av CSV-fil til ZIP-filformat: Når du eksporterer data til en CSV-fil, kan antallet poster overstige 1000. I slike tilfeller lastes ZIP-filen ned, der ZIP-filen inneholder hele settet med post(er) i én CSV-fil. En egen mappe som inneholder alle dataene er delt inn i flere CSV-filer med færre enn 1000 poster. Disse filene genereres slik at administratorene raskt kan importere og laste opp oppdateringer.

Hvis du har mange automatiske svarere å legge til, er alternativet for masseadministrering av automatiske svarere praktisk, og CSV-støtten reduserer arbeidet med utrulling og migrering.

Alle automatiske svarere som opprettes i Kontrollhuben krever at en veiviser fylles ut med mange parametere, og CSV-støtten effektiviserer prosessen.

Følgende funksjoner kommer snart:

  • Sletting av hele forekomster av automatiske svarsystemer

  • Create/Modify/Delete Regel for viderekobling av anrop

  • Eksponere masse-CSV-operasjoner som eksterne API-er på Hydra Portal

  • Opprette nye tidsplaner

Klargjør CSV-filen din

Søyle

(Obligatorisk eller valgfritt) Legg til en automatisk svarer

(Obligatorisk eller valgfritt) Rediger en automatisk resepsjonist

Beskrivelse

Støttede verdier

Navn

Påbudt

Påbudt

Skriv inn navnet på den automatiske svareren.

1–30 tegn

Telefonnummer

Obligatorisk hvis utvidelsen står tom

Obligatorisk hvis utvidelsen står tom

Skriv inn telefonnummeret. Du må enten ha et telefonnummer eller en internnummer.

Bare E.164-numre er tillatt for CSV-import.

Eksempel: +12815550100

Telefonnummeret må være i fanen Numre i Kontrollhuben.

Forlengelse

Obligatorisk hvis telefonnummeret står tomt

Obligatorisk hvis telefonnummeret står tomt

Skriv inn utvidelsen. Du må enten ha et telefonnummer eller en internnummer.

To til ti sifret forlengelse.

Eksempel: 00-999999.

Utvidelser som samsvarer med nødnumre i landet det er snakk om er ikke tillatt (for eksempel kan du ikke bruke 911 som en utvidelse i USA)

Sted

Påbudt

Påbudt

Angi stedet for å legge til automatiske svarere.

Eksempel: San José.

Plasseringen må være på fanen Steder i Kontrollhuben.

Tidssone

Valgfri

Valgfri

Skriv inn tidssonenøkkelen for den automatiske svartjenesten. Denne tidssonen gjelder for timeplanene som brukes for de automatiske svarerne.

Eksempel: America/Chicago.

Tegnlengde: 1-127

Språkkode

Valgfri

Valgfri

Angi kunngjøringsspråket for de automatiske svarerne.

Eksempel: en_us

Fornavn for innringer-ID

Påbudt

Påbudt

Skriv inn fornavnet som skal vises for den automatiske svareren. Anrops-ID-en brukes når viderekobling er aktivert og anrop videresendes ut.

Eksempel: San.

Tegnlengde: 1-30

Bare UTF-8-tegn støttes.

Etternavn for innringer-ID

Påbudt

Påbudt

Skriv inn etternavnet som skal vises for den automatiske svareren. Anrops-ID-en brukes når viderekobling er aktivert og anrop videresendes ut.

Eksempel: José.

Tegnlengde: 1-30

Bare UTF-8-tegn støttes.

Forretningsplan

Påbudt

Påbudt

Skriv inn navnet på forretningsplanen.

Eksempel: 00_Stengt

Ferieplan

Påbudt

Påbudt

Skriv inn navnet på ferieplanen.

Eksempel: 01_Ferie

Oppringingstype

Valgfri

Valgfri

Angi oppringingstypen.

BEDRIFTS-, GRUPPE-

Utvidelse av åpningstidsmeny aktivert

Valgfri

Valgfri

Skriv inn SANN for å aktivere utvidelsen av åpningstidsmenyen.

Skriv inn FALSE for å deaktivere menyutvidelsen for åpningstider.

SANT, USANT

Utvidelse av meny etter stengetid aktivert

ValgfriValgfri

Skriv inn SANN for å aktivere menyutvidelsen etter stengetid.

Skriv inn FALSE for å deaktivere menyutvidelsen etter stengetid.

SANT, USANT

Aktivering av automatisk svarer

Valgfri

Valgfri

Skriv inn AKTIVERT for å aktivere alternativet.

Skriv inn DEAKTIVERT for å deaktivere alternativet.

AKTIVERT, DEAKTIVERT

Handling for alternative tall

Valgfri

Valgfri

Skriv inn LEGG TIL for å legge til de alternative tallene du viser i denne raden.

Skriv inn FJERN for å fjerne de alternative tallene du viser i raden.

Skriv inn ERSTATT hvis du vil fjerne alle tidligere angitte alternative tall og erstatte dem med de alternative tallene du legger til i bare denne raden.

LEGG TIL, FJERN, ERSTATT

Åpningstider Hilsentype

Valgfri

Valgfri

Skriv inn hilsenen for åpningstidene som Standard eller Tilpasset. Hvis du skriver inn Tilpasset, skriver du inn navn på kunngjøringen om åpningstidene, medietype og nivådetaljer.

STANDARD, TILPASSET

Navn på kunngjøring om åpningstider

Valgfri

Valgfri

Skriv inn navnet på kunngjøringen om åpningstidene.

Eksempel: Service-outage_loc.wav

Åpningstider Kunngjøring Medietype

Valgfri

Valgfri

Angi medietypen for kunngjøringen av åpningstidene.

WAV

Nivå for kunngjøring av åpningstider

Valgfri

Valgfri

Angi nivået (organisasjon, sted eller automatisk attendant/entity) der den tilpassede kunngjøringen er definert.

STED, ORGANISASJON, ENHET

Hilsen etter stengetid

Valgfri

Valgfri

Skriv inn hilsenen etter stengetid som Standard eller Tilpasset. Hvis du angir Tilpasset, angir du navn på kunngjøring etter stengetid, medietype og nivådetaljer.

STANDARD, TILPASSET

Navn på kunngjøring etter stengetid

Valgfri

Valgfri

Skriv inn navnet på kunngjøringen etter stengetid.

Eksempel: Holiday-announcement-org.wav

Medietype for kunngjøring etter stengetid

Valgfri

Valgfri

Angi medietypen for kunngjøringer etter stengetid.

WAV

Kunngjøringsnivå etter stengetid

Valgfri

Valgfri

Angi nivået (organisasjon, sted eller automatisk attendant/entity) der den tilpassede kunngjøringen er definert.

STED, ORGANISASJON, ENHET

Åpningstider Trykk 0–9, * og # Beskrivelse

Obligatorisk hvis åpningstidene er i gang. Trykk 0–9. * og # Beskrivelsen er tom

Obligatorisk hvis åpningstidene er i gang. Trykk 0–9. * og # Beskrivelsen er tom

Velg type åpningstid.

Eksempel: Beskrivelse

Karakterlengde: 1-20

Åpningstider Trykk 0–9, * og # Handling

Obligatorisk hvis åpningstidene er i gang. Trykk 0–9. * og # Handling står tomt

Obligatorisk hvis åpningstidene er i gang. Trykk 0–9. * og # Handling står tomt

Velg type åpningstid.

SPILL_KUNNGJØRING

OVERFØR SAMTALEN_MED_FORESPØRSEL

OVERFØR SAMTALEN_UTEN_FORESPØRSEL

OVERFØR SAMTALEN_TIL_OPERATØR

OVERFØR_TIL_TALEMELDING

RING_MED_NAVN

RING_MED_INTERNUMMER

GJENTA_MENY

AVSLUTT_MENY

Åpningstider Trykk 0–9, * og # Verdi

Obligatorisk for noen få handlinger som SPILL AV_KUNNGJØRING, OVERFØR_MED_SPØRSMÅL, OVERFØR_UTEN_SPØRSMÅL, OVERFØR_TIL_OPERATØR, OVERFØR_TIL_TALEPOST

Obligatorisk for noen få handlinger som SPILL AV_KUNNGJØRING, OVERFØR_MED_SPØRSMÅL, OVERFØR_UTEN_SPØRSMÅL, OVERFØR_TIL_OPERATØR, OVERFØR_TIL_TALEPOST

Ytterligere verdi er nødvendig for å utføre visse handlinger.

Formatet for Play-kunngjøringsfilen er

Kunngjøringsnavn | Kunngjøringstype | Kunngjøringsnivå

Eks: CycloneAlert.wav | WAV | PLASSERING

Skriv inn med STORE BOKSTAVER

Andre støttede handlinger krever et gyldig telefonnummer eller en internnummer.

Etter stengetid Trykk 0–9, * og # Beskrivelse

Obligatorisk hvis etter stengetid. Trykk 0–9. * og # Beskrivelsen er tom

Obligatorisk hvis etter stengetid. Trykk 0–9. * og # Beskrivelsen er tom

Velg typen etter stengetid.

Eksempel: Beskrivelse

Karakterlengde: 1-20

Etter stengetid, trykk 0–9. * og # Handling

Obligatorisk hvis etter stengetid. Trykk 0–9. * og # Handling står tomt

Obligatorisk hvis etter stengetid. Trykk 0–9. * og # Handling står tomt

Velg typen etter stengetid.

SPILL_KUNNGJØRING

OVERFØR_MED_FORESPØRSEL

OVERFØRING_UTEN_FORESPØRSEL

OVERFØRING_TIL_OPERATØR

OVERFØR_TIL_TALEMELDING

RING_MED_NAVN

RING_MED_INTERNUMMER

GJENTA_MENY

AVSLUTT_MENY

Etter stengetid, trykk 0–9. * og # Verdi

Obligatorisk for noen få handlinger som SPILL AV_KUNNGJØRING, OVERFØR_MED_SPØRSMÅL, OVERFØR_UTEN_SPØRSMÅL, OVERFØR_TIL_OPERATØR, OVERFØR_TIL_TALEPOST

Obligatorisk for noen få handlinger som SPILL AV_KUNNGJØRING, OVERFØR_MED_SPØRSMÅL, OVERFØR_UTEN_SPØRSMÅL, OVERFØR_TIL_OPERATØR, OVERFØR_TIL_TALEPOST

Ytterligere verdi er nødvendig for å utføre visse handlinger

Formatet for Play-kunngjøringsfilen er

Kunngjøringsnavn | Kunngjøringstype | Kunngjøringsnivå

Eksempel: CycloneAlert.wav | WAV | PLASSERING

Skriv inn med STORE BOKSTAVER

Andre støttede handlinger krever et gyldig telefonnummer eller en internnummer.

Alternativt nummer 1,

Alternativt nummer 2…

Alternativt nummer 10

Valgfri

Valgfri

Skriv inn de alternative numrene som skal tilordnes til de automatiske svarerne.

Eksempel: 1112223333. Tegnlengde: 1-23

Telefonnummeret må være på fanen Numre i Kontrollhuben.

Alternativt ringemønster for nummer 1,

Alternativt ringemønster for nummer 2...

Alternativt ringemønster for nummer 10

Valgfri

Valgfri

Hvis særskilt ringing er aktivert for alternative numre, angi ringemønsteret for særskilt ringing.

NORMAL, LANG_LANG, KORT_KORT_LANG, KORT_LANG_KORT

Masseadministrering av automatiske svarere

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

Klikk på Administrer og velg Masseadministrasjon.

5

Velg et sted fra rullegardinlisten for å laste ned data for automatiske svarere på det stedet, eller velg alle steder for å laste ned data for alle automatiske svarere.

6

Klikk på Last ned data eller Last ned .csv-mal for å bekrefte at CSV-filen er riktig formatert, og sørg for å fylle ut den nødvendige informasjonen.

7

Legg til eller rediger for- og etternavn, telefonnummer osv., og last opp den oppdaterte CSV-filen.

8

Klikk på Vis import history/Tasks for å se statusen for CSV-importen din og se om du har støtt på noen feil.

Se analyser av automatiske svarere

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Gå til kortet Automatisk svarer og klikk på Administrer.

4

På siden Automatisk svarer klikker du på Administrer > Vis analyser.

Siden Analyse vises.

5

Klikk på fanen Automatisk svarer for å finne detaljene for samtalen om den automatiske svareren.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Analyse for din skybaserte samarbeidsportefølje.

Generer automatiske svarrapporter

Du kan generere en rapport som viser alle innkommende anrop som har nådd den automatiske svartjenesten.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Overvåking > Rapporter.

3

Under Malerklikker du på Anrop og deretter på følgende rapporter:

  • Sammendrag av statistikk for automatisk svarer

  • Viktige detaljer om åpningstidene for automatisk svarer

  • Viktige detaljer om automatisk svar etter stengetid

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Rapporter for din skybaserte samarbeidsportefølje.

Få tilgang til oppstartssettet for automatisk svarpersonell

Last ned Launch Kit for å se hva en automatisk svarer kan gjøre. Få tilgang til hilseneksemplene og e-postmalene for å komme i gang.