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管理自動語音應答
設定自動話務員來接聽來電,並提供選單選項,以便將來電者引導至正確的人員、搜尋群組或語音信箱,而無需接待員的協助。
自動客服是一種自動化系統,可讓您提供 24/7 呼叫處理。此系統可接聽來電並將來電者轉接至應答服務、人工服務或語音信箱,無需接線生或接待員的介入。透過此功能,您可以確保高效處理呼叫並滿足呼叫者的需求。
以下是自動話務員的一些主要功能:
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建立自動話務員運作的營業時間表。
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建立下班後、假日或任何特殊關閉時間表,在此期間您的假日自動話務員將運行。
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提供撥號選單選項,以便在客戶輸入特定號碼時引導他們前往需要去的地方。
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客製化問候語以滿足來電者的需求。
建立新的自動語音應答
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前往 。 |
3 |
前往 自動話務員 卡片並點擊 新增 。 |
4 |
在基本功能頁面輸入下列資訊,然後按一下下一步。
在配置自動出席者時,您可以為每個位置或組織提供自動出席者的數量。 |
5 |
在 營業時間表 頁面上,設定營業時間自動話務員運作的時間。您可以從下拉式選單中選擇一個現有計劃,或建立一個新計劃。按一下下一步。 現有時間表下拉式選單顯示您為該位置建立的所有營業時間表。若要為位置建立新的時間表,請參閱 建立時間表。 |
6 |
在 假期安排 頁面上,設定假期自動話務員運作的日期。您可以從下拉式選單中選擇一個現有計劃,或建立一個新計劃。按一下下一步。 現有時間表下拉式選單顯示您為該位置建立的所有假期時間表。若要為位置建立新的時間表,請參閱 建立時間表。 |
7 |
在 選單 頁面上,設定撥號選單選項,以便在客戶在電話上輸入特定號碼時引導他們去往需要去的地方。在 營業時間 和 下班後 標籤下,使用下拉式選單為每個鍵盤號碼分配功能。按一下下一步。 若要允許呼叫者無需選單提示即可撥打分機,請選擇 啟用分機撥號而無需選單項目。 下列功能可指派給鍵盤編號:
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8 |
在 問候語 頁面上,設定在工作時間和下班時間播放的問候語或公告。在 營業時間 和 下班後 標籤下,您可以選擇播放預設問候語,也可以選擇自訂問候語來上傳錄音,或錄製您自己的問候語。按一下下一步。 您可以按一下電話錄音指示和顯示範例腳本來找更多有關電話錄音的資訊和範例問候語。若要透過電話錄音,首先您需要為該自動話務員關聯的位置設定語音入口網站號碼和密碼。有關詳細信息,請參閱 為 Webex Calling 配置語音入口網站。 |
9 |
在檢閱頁面的每一個標籤下,查看新的自動語音應答設定確認一切項目正確。點選 建立 儲存。 |
停用自動語音應答
編輯自動語音應答的一般設定
編輯自動語音應答的電話號碼
配置自動語音應答呼叫轉移
您可以根據您定義的一組標準轉接所有來電。
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前往 。 |
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前往 自動話務員 卡並點選 管理。 |
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選擇自動話務員。 |
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轉到 概述 部分並點擊 呼叫轉移。 |
6 |
開啟 呼叫轉移 切換開關。 |
7 |
選取下列其中一個選項:
如果您選擇“選擇性轉接呼叫”,則需要至少有一個呼叫轉接規則才能生效。 |
8 |
如果您選擇 始終轉接呼叫,請選擇一個號碼並點選 儲存。 當選擇 始終轉接 或 選擇性轉接時,選擇 傳送至語音信箱 可將所有通話轉接至內部語音信箱。輸入外部號碼時, 傳送至語音信箱 選項將會停用。 也可以新增虛擬線路號碼作為轉接通話的號碼。 |
9 |
如果您選擇選擇性 轉轉 ,可按一下新增轉轉時間或新增未轉時來建立規則。 在配置 選擇性轉接呼叫 選項時, 新增何時不轉接 規則優先於 新增何時轉接 規則。 |
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輸入 規則名稱。 |
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對於 何時轉送 或 何時不轉送,從下拉式選單中選擇 營業時間排程 和 假日安排 。 |
12 |
對於 轉接至,選擇 預設電話號碼 或 其他電話號碼 將通話轉接至。 |
13 |
對於 來自的呼叫,選擇轉接來自 任意號碼 或 選定號碼的呼叫。如果您選擇 選定號碼,請選擇下列選項:
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14 |
對於 呼叫至 ,從下拉清單中選取號碼或替代號碼以在組織中收到此號碼時轉送呼叫。 |
15 |
按一下儲存。 |
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規則在表中按規則名稱字元排序。範例:00_rule、01_rule等等。
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「不轉發」規則總是優先於「轉發」規則。
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規則將按照表中列出的順序進行處理。
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您可以建立多個規則。但是,如果滿足一條規則,系統就不再檢查下一條規則。如果您希望先檢查特定規則,我們建議您使用數字更新規則名稱。譬如:如果您希望假期規則在營業時間結束規則之前檢查,則將規則命名為 01-Holiday 和 02-Closed。
要了解有關選擇性轉接呼叫的基本功能和範例的更多信息,請參閱 為 Webex Calling 配置選擇性呼叫轉接。
後續動作

編輯自動語音應答撥號選項
編輯營業時間自動助理
編輯營業時間安排
您可以指定先前所建立的營業時間排程,或為自動語音應答建立您自己的營業時間排程。
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前往 。 |
3 |
前往 自動話務員 卡並點選 管理。 |
4 |
從清單中選擇要編輯的自動話務員。 |
5 |
前往 營業時間自動話務員 部分並點擊 時間表。 |
6 |
選取下列其中一個選項:
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7 |
按一下儲存。 |
編輯營業時間選單選項
編輯營業時間問候語
這是您的客戶在營業時間來電時會聽到的訊息。問候語通常有簡短的歡迎訊息,並列出功能表選項。
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2 |
前往 。 |
3 |
前往 自動話務員 卡並點選 管理。 |
4 |
從清單中選擇要編輯的自動話務員。 |
5 |
前往 營業時間自動話務員 部分並點擊 問候語。 |
6 |
選取下列其中一個選項:
音訊 (WAV) 檔必須符合下列需求:
您可以按一下電話錄音指示和顯示範例腳本來找更多有關電話錄音的資訊和範例問候語。若要透過電話錄音,首先您需要為該自動話務員關聯的位置設定語音入口網站號碼和密碼。有關詳細信息,請參閱 為 Webex Calling 配置語音入口網站。 |
7 |
按一下儲存。 |
編輯下班後自動語音應答
編輯下班後菜單選項
編輯下班後問候語
這是您的客戶在休息時間來電時會聽到的訊息。問候語通常有簡短的歡迎訊息,並列出功能表選項。您在功能表設定的休息時間也會套用至假日排程。
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2 |
前往 。 |
3 |
前往 自動話務員 卡並點選 管理。 |
4 |
從清單中選擇要編輯的自動話務員。 |
5 |
前往 下班後自動話務員 部分並點擊 問候語。 |
6 |
選取下列其中一個選項:
音訊 (WAV) 檔必須符合下列需求:
您可以按一下電話錄音指示和顯示範例腳本來找更多有關電話錄音的資訊和範例問候語。若要透過電話錄音,首先您需要為該自動話務員關聯的位置設定語音入口網站號碼和密碼。有關詳細信息,請參閱 為 Webex Calling 配置語音入口網站。 |
7 |
按一下儲存。 |
編輯自動語音應答假期安排
設定假日期間自動語音應答運作的時間。您可以指定先前所建立的假日排程,或為自動語音應答建立您自己的假日排程。
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前往 。 |
3 |
前往 自動話務員 卡並點選 管理。 |
4 |
從清單中選擇要編輯的自動話務員。 |
5 |
前往 假日自動話務員 部分並點擊 安排。 |
6 |
選取下列其中一個選項:
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7 |
按一下儲存。 |
大量管理自動話務員
您可以使用批量插入/更新來批量管理自動出席者。管理員可以 import/export 自動話務員使用 CSV 檔案。
將 CSV 檔案匯出為 ZIP 檔案格式: 將資料匯出成 CSV 檔案時,記錄筆數可能會超過 1000。在這種情況下,將下載 ZIP 文件,其中 ZIP 文件在單個 CSV 文件中包含全套記錄。包含所有資料的單獨資料夾被分解為多個包含少於 1000 筆記錄的 CSV 檔案。這些檔案由管理員產生,以快速匯入所有更新資料並上傳。
如果您要新增許多自動話務員,大量管理自動話務員選項非常方便,且 CSV 支援可以減少部署和遷移的工作量。
在控制中心建立的每個自動話務員都需要用許多參數填充嚮導,而 CSV 支援簡化了這個過程。
以下功能即將推出:
-
刪除整個自動出席者實例
-
建立/修改/刪除來電轉叫規則
-
在 Hydra 入口網站中將批量 CSV 作業公開為外部 API
-
建立新排程
準備 CSV
欄 |
(強製或可選)新增自動語音應答 |
(強製或可選)編輯自動語音應答 |
說明 |
支援的值 |
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會議名稱 |
必填 |
必填 |
輸入自動話務員的姓名。 |
1-30 個字元 |
電話號碼 |
若副檔名留空,則為必填項 |
若副檔名留空,則為必填項 |
輸入電話號碼。您必須有電話號碼或分機號。 |
僅允許 E.164 號碼用於 CSV 匯入。 例子: +12815550100 電話號碼必須位於控制中心的 號碼 標籤上。 |
分机 |
若電話號碼為空,則為必填項 |
若電話號碼為空,則為必填項 |
輸入分機。您必須有電話號碼或分機號。 |
二至十位分機號。 範例:00-999999. 不允許使用與所在國家/地區緊急號碼相符的分機號碼(例如,在美國,您不能使用 911 作為分機號碼) |
位置 |
必填 |
必填 |
輸入新增自動出席者的位置。 | 範例:聖約瑟。 該位置必須位於控制中心的 位置 選項卡上。 |
時區 |
選用 |
選用 |
輸入自動出席者時區鍵。此時區適用于自動出席者適用的排程。 |
範例:美洲/芝加哥。 字元長度:1-127 |
語言代碼 |
選用 |
選用 |
輸入自動趕講員的公告語言。 |
範例: en_us |
呼叫者 ID 名字 |
必填 |
必填 |
輸入自動出席者要顯示的名字。當啟用呼叫轉接且轉接出呼叫時,將使用呼叫者 ID。 |
範例:三。 字元長度:1-30 僅支援 UTF-8 字元。 |
呼叫者 ID 姓氏 |
必填 |
必填 |
輸入自動話務員顯示的姓氏。當啟用呼叫轉接且轉接出呼叫時,將使用呼叫者 ID。 |
範例:何塞。 字元長度:1-30 僅支援 UTF-8 字元。 |
業務排程 |
必填 |
必填 |
輸入業務排程名稱。 |
範例:00_關閉 |
假日排定 |
必填 |
必填 |
輸入公休日排程名稱。 |
範例:01_假期 |
撥號類型 |
選用 |
選用 |
輸入撥號類型。 |
企業、集團 |
營業時間選單擴充已啟用 |
選用 |
選用 |
輸入 TRUE 以啟用營業時間選單擴充。 輸入 FALSE 以停用營業時間選單擴充。 |
TRUE、FALSE |
已啟用下班後菜單擴展 | 選用 | 選用 |
輸入 TRUE 以啟用下班後選單擴充。 輸入 FALSE 以停用下班後選單擴充。 |
TRUE、FALSE |
自動話務員啟用 |
選用 |
選用 |
輸入 ENABLED 以啟用該選項。 輸入 DISABLED 以停用該選項。 |
已啟用、已停用 |
備用號碼動作 |
選用 |
選用 |
輸入 ADD 以新增您在此列中列出的備用號碼。 輸入 REMOVE 以移除您在列中列出的備用號碼。 如果您要刪除所有先前輸入的備用號碼並將其替換為您僅在此行新增的備用號碼,請輸入 REPLACE。 |
ADD、REMOVE、REPLACE |
營業時間問候語類型 |
選用 |
選用 |
輸入營業時間問候語類型為預設或自訂。如果輸入自訂,則輸入營業時間公告名稱、媒體類型和等級詳細資料。 |
預設、自訂 |
營業時間 公告名稱 |
選用 |
選用 |
輸入營業時間公告名稱。 |
範例:Service-outage_loc.wav |
營業時間公告媒體類型 |
選用 |
選用 |
輸入營業時間公告媒體類型。 |
WAV |
營業時間公告級別 |
選用 |
選用 |
輸入等級(組織、位置或自動 attendant/entity) 自訂公告的定義。 |
地點、組織、實體 |
下班後問候類型 |
選用 |
選用 |
輸入下班後問候語類型為預設或自訂。如果輸入“自訂”,則輸入下班後公告名稱、媒體類型和等級詳細資訊。 |
預設、自訂 |
盤後公告名稱 |
選用 |
選用 |
輸入下班後公告名稱。 |
範例:Holiday-announcement-org.wav |
盤後公告媒體類型 |
選用 |
選用 |
輸入下班後公告媒體類型。 |
WAV |
盤後公告級別 |
選用 |
選用 |
輸入等級(組織、位置或自動 attendant/entity) 自訂公告的定義。 |
地點、組織、實體 |
營業時間請按 0–9, * 和 # 描述 |
營業時間須依 0–9, * 和 # 描述留空 |
營業時間須依 0–9, * 和 # 描述留空 |
選取工作時間類型。 |
範例:說明 字元長度:1-20 |
營業時間請按 0–9, * 和 # 行動 |
營業時間須依 0–9, * 和 # 操作留空 |
營業時間須依 0–9, * 和 # 操作留空 |
選取工作時間類型。 |
播放 _ 公告 轉接呼叫_並提示_ 轉接呼叫_無需_提示 將通話_轉接至_接線員 轉接_至_語音信箱 按_姓名撥打 [_ 透過_分機號撥打_ 重複 _ 功能表 退出_選單 |
營業時間請按 0–9, * 和 # 價值 |
對於某些操作是必要的,例如播放_公告、轉接_並提示_、轉接_而不提示_、轉接_至_操作員、轉接_至_語音信箱 |
對於某些操作是必要的,例如播放_公告、轉接_並提示_、轉接_而不提示_、轉接_至_操作員、轉接_至_語音信箱 |
執行某些操作需要額外的價值。 |
Play 公告檔的格式為 公告名稱 | 公告類型 | 公告級別 例如:CycloneAlert.wav | WAV | 位置 全部大寫輸入 其他支援的操作需要有效的電話號碼或分機號碼。 |
下班後請按 0–9, * 和 # 描述 |
下班後必須按 0–9, * 和 # 描述留空 |
下班後必須按 0–9, * 和 # 描述留空 |
選取工作時間類型。 |
範例:說明 字元長度:1-20 |
下班後請按 0-9, * 和 # 行動 |
下班後必須按 0–9, * 和 # 操作留空 |
下班後必須按 0–9, * 和 # 操作留空 |
選取工作時間類型。 |
播放 _ 公告 傳送 _ 時提示 _ 轉接( _ 無 _ 提示) 轉接 _ 至接線 _ 員 轉接_至_語音信箱 按_姓名撥打 [_ 透過_分機號撥打_ 重複 _ 功能表 退出_選單 |
下班後請按 0-9, * 和 # 價值 |
對於某些操作是必要的,例如播放_公告、轉接_並提示_、轉接_而不提示_、轉接_至_操作員、轉接_至_語音信箱 |
對於某些操作是必要的,例如播放_公告、轉接_並提示_、轉接_而不提示_、轉接_至_操作員、轉接_至_語音信箱 |
執行某些操作需要額外的價值 |
Play 公告檔的格式為 公告名稱 | 公告類型 | 公告級別 範例:CycloneAlert.wav | WAV | 位置 全部大寫輸入 其他支援的操作需要有效的電話號碼或分機號碼。 |
備用號碼 1, 備用號碼 2… 備用號碼 10 |
選用 |
選用 |
輸入分配給自動話務員的備用號碼。 |
範例:1112223333. 字元長度:1-23 電話號碼必須位於控制中心的 號碼 標籤上。 |
備用 1 號鈴聲模式, 備用 2 號鈴聲模式... 備用 10 號鈴聲模式 |
選用 |
選用 |
如果為備用號碼啟用了獨特鈴聲,請輸入獨特鈴聲鈴聲模式。 |
正常、長_長、短_短_長、短_長_短 |
查看自動話務員分析
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2 |
前往 。 |
3 |
前往 自動話務員 卡並點選 管理。 |
4 |
在 自動話務員 頁面上,點選 。 隨即顯示 Analytics 頁面。 |
5 |
點選 自動話務員 選項卡,尋找自動話務員呼叫詳細資料。 如需相關資訊,請參閱 Cloud Collaboration Portfolio 的分析。
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產生自動語音應答報告
您可以產生報告,其中列出到達自動語音應答服務的所有撥入呼叫。
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前往 。 |
3 |
在 模板下,按一下 呼叫 ,然後按一下以下報告:
有關更多信息,請參閱 您的雲端協作產品組合報告。
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訪問自動話務員啟動工具包
下載 啟動套件 來了解自動話務員的功能。造訪問候範例和電子郵件範本來幫助您入門。